Solicitudes

Toda inscripción llega al centro como una solicitud de matrícula. Desde Solicitudes secretaría las revisa una a una: comprueba los datos del alumno y de su familia, le asigna un plan de estudios y una especialidad (o asignaturas sueltas) y la acepta o la deniega. Después la familia o el alumno completa la segunda fase y la matrícula queda activa.

Dónde está y quién la ve

Menú lateral → Alumnado → Solicitudes.

• La ven y la gestionan dirección, jefatura de estudios, secretaría, jefe administrativo y administrativo académico. El profesorado y el resto del personal no tienen acceso.
• Quien puede gestionar solicitudes recibe un aviso en Amadeus cada vez que llega una nueva: «Nueva solicitud de matrícula de [nombre del alumno]».
• La pantalla trabaja sobre el curso seleccionado en la cabecera. En un curso ya pasado las solicitudes son de solo consulta.
• A una solicitud también se llega desde el perfil del alumno: mientras su matrícula no está activa, la pestaña Académico muestra el aviso Matrícula Pendiente y, a quien puede gestionar las solicitudes, el botón Ver solicitud, que abre su ficha (ver Académico).

De dónde vienen las solicitudes

Todas empiezan en estado Pendiente:

• Inscripción online de una familia o de un alumno adulto, y nueva matrícula de alguien que ya tiene cuenta. Consulta Inscripción online y nueva matrícula.
• Rematrícula de un alumno que continúa el curso siguiente (ver Re-matriculación).
• Importación de alumnos y altas por la API del centro.

Estados de una solicitud

El recorrido normal es:

Pendiente → (secretaría asigna plan y confirma) → Aprobado → (la familia o el alumno completa la segunda fase y, si la hay, paga la tasa) → matrícula activa.

Cuando la matrícula pasa a estar activa, la solicitud desaparece de esta pantalla y el alumno aparece en la Lista de Alumnos. Una matrícula activa se modifica desde el perfil del alumno (ver Editar una matrícula activa).

Lista de solicitudes

La pantalla se titula Solicitudes de Alumnos e indica el número de resultados. Debajo está el panel Filtros y, después, la lista.

El panel Filtros

El panel Filtros está plegado al entrar: pulsa sobre Filtros para abrirlo o cerrarlo. Si llegas a la lista con algún filtro aplicado (por ejemplo, al volver de una solicitud), se abre solo para que veas cuáles son.

Arriba del todo, a todo el ancho, está el buscador Alumno («Nombre, apellidos o correo del alumno»). Busca al momento, mientras escribes y sin pulsar ningún botón, entre las solicitudes de los filtros que ya estén aplicados, como indica el texto de debajo: «Busca al momento entre las solicitudes de los filtros aplicados.». Muestra hasta 15 resultados, por orden alfabético y sin páginas. Al borrar la búsqueda vuelve la lista.

Debajo, los filtros que se aplican con el botón:

Rellena lo que necesites y pulsa Mostrar solicitudes. Limpiar filtros quita todos los filtros y vuelve a la lista completa. Puedes combinar varios: por ejemplo, Estado «Pendiente» e Instrumento preferido «Violín».

• Los cuatro filtros del plan se comprueban en una misma asignatura de la solicitud, como en la Lista de Alumnos. Las asignaturas dadas de baja no cuentan.
• Las sugerencias de cada campo son los grados, cursos, especialidades y asignaturas del curso seleccionado. Los filtros buscan por el texto que escribes: elige el valor de la lista de sugerencias para no llevarte sorpresas.
• Para encontrar una solicitud pendiente por instrumento, usa Instrumento preferido: las pendientes todavía no tienen plan asignado.

Orden y tarjetas

Las solicitudes se muestran de la más antigua a la más reciente (por fecha de solicitud), 10 por página, para que las primeras en llegar sean las primeras en atenderse. Cada tarjeta muestra la foto o las iniciales del alumno, su nombre, sus instrumentos preferidos por orden de preferencia (con un icono de música; en pantallas estrechas no se muestran), la fecha de la solicitud y su estado. Si la solicitud tiene notas internas, la tarjeta muestra también cuántas tiene, con un icono de nota. Pulsa una tarjeta para abrir la ficha.

Los filtros se mantienen al cambiar de página y al volver de una solicitud: la flecha de la ficha te devuelve a la lista tal como la dejaste, en la misma página y con los mismos filtros, aunque entretanto hayas pasado por la selección avanzada o la disponibilidad horaria (sus flechas vuelven a la ficha). Al activar una matrícula a mano vuelves a la lista con los mismos filtros, en la primera página.

En esta lista solo hay solicitudes: las matrículas activas y las dadas de baja no aparecen, tampoco al buscar por nombre. Esos alumnos están en la Lista de Alumnos.

Si no hay ninguna solicitud, o ninguna con los filtros aplicados, verás «No se encontraron solicitudes de alumnos.».

Ficha de la solicitud

La cabecera

• A la izquierda, la flecha para volver a la lista tal como la dejaste (misma página y mismos filtros), el título Matrícula - [nombre del alumno] y la fecha y hora de la solicitud.
• A la derecha, el Estado actual en una etiqueta de color y el botón Acciones (ver Acciones). En un curso ya pasado no se puede hacer ninguna acción, así que el botón Acciones no aparece.

Debajo, la ficha se reparte en dos columnas: a la derecha, el panel Notas internas del equipo (ver Notas internas), que te acompaña mientras bajas por la página; a la izquierda, la solicitud, en tarjetas. En pantallas pequeñas (tabletas o un portátil pequeño) va todo en una sola columna, con las notas internas encima.

Las tarjetas de la solicitud, por orden:

Alumno y responsable legal

Una tarjeta Alumno y, si lo tiene, otra Responsable Legal, una al lado de la otra si caben. Cada una muestra:

• La foto del alumno (o sus iniciales, si no tiene foto); en la del responsable legal, sus iniciales.
• El nombre y, a la derecha, un icono de perfil («Ver el perfil de [nombre]») que abre el perfil de esa persona. Desde ese perfil puedes volver a la solicitud.
• En la tarjeta de quien completará y firmará la matrícula, la etiqueta Completa y firma la matrícula.
• Correo electrónico, Teléfono, Documento de identidad y Fecha de nacimiento. Si falta alguno verás «Sin especificar».

La tarjeta Responsable Legal aparece si el alumno tiene un responsable legal vinculado en el curso de la solicitud, sea cual sea la edad del alumno. Si tiene varios, se muestra el primero (el que actúa por él mientras es menor). Un responsable legal que todavía es menor de edad no aparece: no puede actuar por el alumno.

La tarjeta Alumno añade:

• Edad hoy.

• Edad al empezar el curso: la edad que tendrá (o tenía) el primer día del curso de la solicitud. Es la que conviene mirar para elegir un plan por edad.

• Mayoría de edad en este curso: quién completará y firmará la matrícula. Muestra uno de estos tres mensajes:

  • «Mayor de edad: completa y firma la matrícula el propio alumno.»
  • «Menor de edad: completa y firma la matrícula su responsable legal.»
  • En ámbar: «Menor sin tutor legal en este curso: añade uno para que pueda completar la matrícula. El alumno no puede completarla ni firmarla él solo.», con el enlace Añadir Tutor Legal, que abre la pestaña Información de su perfil para invitar a su responsable legal (ver Añadir Tutor Legal). Mientras no tenga uno, nadie puede completar su matrícula: ver Un menor sin responsable legal.

  Debajo se recuerda la regla: «Es mayor de edad quien tiene [edad] años el primer día del curso. Mientras el curso no ha empezado, cuenta la edad de hoy.» La edad la fija el centro. Más en Mayoría de edad y responsables legales.

Resumen académico

Si el alumno ya estudió en el centro, verás un resumen de sus cursos anteriores (si hay varios, elige el curso con los botones junto al título): Asistencia media del curso, los planes de estudios y Especialidad/es que tuvo, y una tabla con cada Asignatura, su Media Cuaderno del Prof., su Promedio Eval. y su Asistencia.

Preferencia de matrícula o Matriculado en

Mientras la solicitud no está aprobada, la tarjeta Preferencia de matrícula, con lo que pidió el alumno y lo necesario para aceptarla (ver Asignar plan de estudios y aceptar). Una vez aprobada, la tarjeta Matriculado en, con lo que se le ha asignado (ver Después de aceptar).

Tutor académico y tasa de matrícula

Solo en solicitudes Aprobado: las tarjetas Tutor Académico (ver Asignar el tutor académico) y Tasa de matrícula (ver La tasa de matrícula).

Detalles de la solicitud

Aparece si el alumno indicó alguno de estos datos:

• Experiencia previa: el Instrumento y la Experiencia (años), si indicó estudios musicales previos.
• Disponibilidad horaria: si el centro la pide, el enlace Ver Disponibilidad abre un calendario semanal con la actividad principal del alumno (colegio, trabajo…) y sus actividades adicionales, para tenerlo en cuenta al organizar los horarios. Su flecha vuelve a la ficha.
• Observaciones del solicitante: lo que escribió la familia o el alumno al enviar la solicitud (o al confirmar la rematrícula), con sus saltos de línea. No son las notas internas del equipo: esas están en el panel Notas internas.

Información adicional del centro

Las respuestas al formulario de admisión propio del centro, si lo tiene activado; las preguntas de varias opciones muestran cada respuesta en una etiqueta. Se muestran tal como se contestaron, aunque después el centro haya cambiado o quitado alguna pregunta. Consulta Formulario de admisión. Las respuestas también se ven después en el perfil del alumno, pestaña Información.

Notas internas

Las notas internas son anotaciones del equipo del centro sobre cada solicitud: por ejemplo, que ya has hablado con la familia, que falta un documento o cualquier cosa que el resto del equipo deba saber antes de tocarla. Son solo para el equipo: el alumno y su familia nunca las ven.

Dónde aparecen

En el panel Notas internas (con un candado y, al lado, cuántas notas hay), en una columna a la derecha de:

• la ficha de la solicitud;
• la pantalla Selección Avanzada;
• el calendario de Ver Disponibilidad;
• y, cuando la solicitud ya es una matrícula, la ficha Editar Matrícula (ver Las notas en la ficha de la matrícula).

La columna te acompaña mientras bajas por la página; si hay muchas notas, el panel se desplaza por dentro. En pantallas pequeñas (tabletas o un portátil pequeño) el panel va encima de todo, justo debajo del título.

Si la solicitud todavía no tiene notas, el panel lo dice en un recuadro gris: «Todavía no hay notas internas en esta solicitud.».

En la lista de solicitudes, la tarjeta de cada solicitud con notas indica cuántas tiene.

Quién las ve y quién las escribe

• Las ven y las escriben quienes gestionan las solicitudes: por defecto, dirección, jefatura de estudios, secretaría, jefe administrativo y administrativo académico.
• No las ven el profesorado, el resto del personal, el alumno ni su familia.
• Tampoco las ve un miembro del equipo cuando la solicitud es la suya o la de un alumno del que es responsable legal (o al que le han invitado a serlo): para esa persona el panel no aparece.
• Cada persona solo puede corregir o borrar sus propias notas. Las de los demás se leen, pero no se cambian (tampoco desde dirección).

Añadir, corregir y borrar

1. En el cuadro del panel, escribe la nota (hasta 5.000 caracteres; el contador te lo indica) y pulsa Añadir nota. Verás «Se ha añadido la nota interna.».
2. Cada nota muestra quién la escribió y cuándo, de la más reciente a la más antigua, y «(editada el …)» si se ha corregido. Se ven las tres más recientes: Ver todas las notas (N) despliega el resto y Ver menos las vuelve a plegar.
3. Para corregir una nota tuya, pulsa el lápiz, cambia el texto y pulsa Guardar (o Cancelar).
4. Para borrarla, pulsa la papelera y confirma («¿Seguro que quieres eliminar esta nota? No se puede deshacer.»).

Las notas son texto sin formato: se respetan los saltos de línea.

A tener en cuenta

• No avisan a nadie. Añadir, corregir o borrar una nota no envía ningún aviso ni correo, ni al equipo ni a la familia. Si otra persona tiene la solicitud abierta a la vez, verá tu nota al recargar la página.
• No aparecen en correos, informes ni exportaciones.
• No dependen del estado. Se conservan al aceptar, denegar, devolver a pendiente o activar la matrícula.
• En un curso ya pasado son de solo consulta: se leen, pero nadie puede añadir, corregir ni borrar notas, y el panel lo indica.
• Son de cada solicitud. La solicitud de rematrícula del curso siguiente es otra solicitud y empieza sin notas.
• Si se elimina la cuenta de quien escribió una nota, la nota se conserva con el autor «Usuario eliminado» y ya nadie puede cambiarla.
• No las confundas con las Observaciones del solicitante (lo que escribió la familia), con la Nota de baja de la matrícula ni con las Notas Internas del perfil, que son sobre una persona y no sobre una solicitud.

Las notas en la ficha de la matrícula

Cuando la solicitud se convierte en matrícula activa (o se da de baja), deja de abrirse desde Solicitudes, pero sus notas no se pierden: aparecen en la columna de la derecha de la ficha Editar Matrícula (perfil del alumno → Académico → Acciones → Editar Matrícula; en pantallas pequeñas, encima de todo), con las mismas reglas, y desde ahí se pueden añadir más. Si la matrícula no tiene notas, el panel dice «Todavía no hay notas internas en esta matrícula.» y puedes empezar a añadirlas desde ahí.

Asignar plan de estudios y aceptar

Mientras la solicitud no esté aprobada, la ficha muestra la tarjeta Preferencia de matrícula:

• Instrumentos preferidos: hasta tres especialidades, por orden de preferencia, si el alumno las indicó.
• Plan de estudios preferido, si lo indicó.
• Un aviso: «Estas son las preferencias indicadas por el alumno. Asígnale el plan de estudios y la especialidad para confirmar la matrícula; lo que prefirió aparece marcado. También puedes asignarle cualquier otro, o usar la selección avanzada.» Si no indicó nada, el aviso lo dice.
• Los campos Plan de estudios y Especialidad y, al pie de la tarjeta, los botones Selección avanzada de matrícula y Confirmar matrícula.

Aceptar con un plan de estudios

1. En Plan de estudios, elige el plan. Los planes aparecen como «Curso Grado (Nombre) - Edad», y los que prefirió el alumno van marcados como «(Preferido)». Amadeus puede proponerte ya un plan según sus preferencias: compruébalo.
2. Si el plan tiene especialidades, elige la Especialidad (obligatoria en ese caso). La que prefirió el alumno aparece como «(Preferida)».
3. Pulsa Confirmar matrícula y confirma en el cuadro de diálogo.

Al confirmar:

• Se asignan al alumno las asignaturas obligatorias del plan y las de la especialidad elegida. Las optativas las elegirá la familia o el alumno en la segunda fase.
• La solicitud pasa a Aprobado.
• Se añade la tasa de matrícula del plan, si la tiene (ver La tasa de matrícula).
• Quien tiene que completar la matrícula (el alumno si es mayor de edad en ese curso; si no, su primer responsable legal) recibe el correo «Solicitud de inscripción aceptada en [centro]» con el botón para hacer la segunda fase. Verás «Se ha aceptado la solicitud de inscripción correctamente.».

Confirmar matrícula está disponible en las solicitudes Pendiente, Denegada y Prueba de acceso, así que puedes aceptar una solicitud que habías denegado.

Un menor sin responsable legal

Un menor de edad nunca completa ni firma su matrícula él solo. Si en el curso de la solicitud el alumno es menor y no tiene ningún responsable legal vinculado, la tarjeta Alumno lo avisa en ámbar (ver Alumno y responsable legal) y:

• Puedes aceptar la solicitud igual, pero no se envía el correo de aceptación a nadie. En lugar del mensaje de siempre verás: «Matrícula aceptada. El alumno es menor y no tiene tutor legal: añade uno para que pueda completarla.»
• Añádele un responsable legal con Añadir Tutor Legal (el enlace de su tarjeta, o su perfil → Información). Cuando esa persona acepte la invitación, recibe el correo «Matrícula aprobada» para entrar en su Panel de Usuario y completar la segunda fase.
• Si la deniegas, el correo de denegación le llega al propio alumno.

Selección avanzada de matrícula

Usa Selección avanzada de matrícula cuando el alumno necesita una matrícula a medida: asignaturas de varios planes, solo algunas asignaturas, etc. Se abre la pantalla Selección Avanzada, con todos los planes de estudios del curso.

Filtros (pulsa Aplicar filtros, o Limpiar filtros para quitarlos):

Cada plan se despliega con sus asignaturas obligatorias, de especialidad y optativas, y puedes marcar o desmarcar cada una. Al marcar un plan entero no se marcan solas las asignaturas de especialidad ni las optativas. Cuando termines, pulsa Confirmar selección y confirma.

El resultado es el mismo que al confirmar con un plan: la solicitud pasa a Aprobado, se añade la tasa (la suma de las tasas de los planes usados) y se envía el correo de aceptación (salvo a un menor sin responsable legal). Después vuelves a la ficha de la solicitud.

Después de aceptar: solicitud aprobada

En una solicitud Aprobado la ficha muestra:

• La tarjeta Matriculado en: cada plan con su curso y grado, sus Especialidad/es y sus Asignaturas, en etiquetas.
• El botón Editar matrícula, que abre otra vez la selección avanzada para añadir o quitar asignaturas mientras la familia no haya terminado. Si cambias algo, quien completa la matrícula recibe el correo «Solicitud de inscripción actualizada en [centro]» con las asignaturas añadidas o quitadas.
• Si el centro ha fijado una Fecha de caducidad de aceptación de matrícula (Configuración → Personalizar → Académico), el aviso «Si el alumno no confirma la matrícula, esta se cancelará automáticamente el [fecha].» Pasada esa fecha hay que hacer una nueva solicitud. Con 0 días no caduca nunca.
• Las tarjetas Tutor Académico y Tasa de matrícula, una al lado de la otra si caben.

Asignar el tutor académico

La tarjeta Tutor Académico muestra:

• Con tutor: su foto (o sus iniciales), su nombre y, en etiquetas, las especialidades que tiene asignadas como docente en ese curso (las de su ficha de RR.HH., ver Docentes; no las de los grupos a los que da clase). Si no tiene ninguna, «Sin especialidades asignadas».
• Sin tutor: «Sin asignar» y «Esta matrícula aún no tiene tutor académico.».

Debajo está el botón Cambiar tutor (o Asignar tutor, si todavía no tiene). Púlsalo, elige el profesor en Asignación de Tutor («Selecciona el profesor que deseas asignar como tutor al alumno.») y confirma. El botón solo lo ve quien puede gestionar las solicitudes; los demás ven la tarjeta sin él.

El tutor académico es un profesor del centro responsable del seguimiento del alumno, no su responsable legal. Sirve, entre otras cosas, para el filtro Tutor Académico de la Lista. No se envía ningún aviso. Una vez activa la matrícula, el tutor se cambia desde Editar una matrícula activa, con la misma tarjeta.

La tasa de matrícula

Solo aparece en solicitudes Aprobado.

• Al aceptar, Amadeus pone como tasa la tasa de matrícula del plan de estudios (se configura en cada plan, ver Planes de estudios). Si el plan no tiene tasa, verás «Sin Tasa de Matrícula».
• La tarjeta muestra el importe y su estado: Pagada o Pendiente.
• Gestionar abre Gestionar tasa de matrícula, donde puedes cambiar el importe, Cambiar estado del cobro (por ejemplo, marcarlo como pagado si la familia pagó en secretaría) o Ver en Ingresos.
• Si no hay tasa, Añadir tasa de matrícula permite crear una.
• Una vez pagada o facturada, la tasa ya no se cambia aquí: «La tasa ya está pagada o facturada. Si necesitas modificarla, puedes hacerlo desde Finanzas.»
• Si el alumno es menor y no tiene ningún responsable mayor de edad que pueda pagar, la tasa no se puede marcar como pagada: verás «No hay ningún responsable mayor de edad que pueda pagar: añade antes un tutor legal mayor de edad.». Un menor nunca paga.

Cuándo se le pide a la familia: «No se le pedirá al alumno el pago de la tasa hasta que complete su matrícula.» Es decir, la familia paga después de terminar la segunda fase, desde su Panel de Usuario. Si la marcas como pagada y la familia ya había terminado la segunda fase, la matrícula se activa sola.

Más sobre cobros en Cobros puntuales y tasa de matrícula.

Acciones

El botón Acciones, arriba a la derecha de la ficha, muestra solo lo que se puede hacer en el estado actual. Todas sus opciones necesitan que el curso de la solicitud se pueda editar: en un curso ya pasado el botón no aparece. Marcar como pendiente, Cancelar matriculación y Activar matrícula solo las ve quien puede gestionar las solicitudes.

El perfil del alumno y el de su responsable legal no están en este menú: se abren con el icono de perfil de su tarjeta (ver Alumno y responsable legal).

Activar la matrícula a mano

Úsalo cuando el alumno lo resolvió todo en secretaría y no hace falta que complete la segunda fase en Amadeus.

• Solo funciona si no queda ninguna tasa de matrícula pendiente de pago. Si la hay, márcala como pagada desde la tarjeta Tasa de matrícula (Gestionar) o elimínala en Finanzas → Ingresos; si ya es una factura, márcala como pagada o anúlala allí. Después, vuelve a intentarlo.
• Verás «La solicitud de inscripción se ha activado correctamente.» y vuelves a la lista de solicitudes, con los filtros que tenías.
• El alumno recibe el correo «Matrícula activada en [centro]»; si la matrícula la completa su responsable legal, él también.
• Si nadie paga todavía las cuotas del alumno, pasa a pagarlas quien actúa por él (el alumno si es mayor de edad; si no, su responsable legal). Si ya había un pagador, no cambia.
• La de un menor sin responsable legal también se puede activar, pero nadie puede firmar sus documentos y, si nadie pagaba ya sus cuotas, se queda sin pagador. En lugar del mensaje de siempre verás: «Matrícula activada. El alumno es menor y no tiene tutor legal: añade uno para que pueda firmar sus documentos y dar sus datos de pago.» El responsable legal que le añadas pasa a pagar sus cuotas.
• Al saltarse la segunda fase, la familia no elige optativas ni indica su forma de pago desde Amadeus. Si hace falta, añade tú las optativas desde Editar una matrícula activa.

Para cancelar una matrícula que ya está activa no se usa esta pantalla, sino Editar una matrícula activa → Cancelar matrícula.

La segunda fase: qué hace la familia

Tras la aceptación, quien actúa por el alumno entra en Amadeus y, desde su Panel de Usuario, completa la Segunda Fase de Matriculación:

1. Revisa el plan de estudios y las asignaturas.
2. Elige las optativas, si el plan las tiene.
3. Indica el método de pago (y el IBAN si es domiciliación), si el centro ofrece alguno y salvo que las cuotas ya las pague otra persona con un método de pago.
4. Firma los documentos legales del centro y el anexo de matrícula.
5. Confirma.

La matrícula pasa a estar activa:

• en cuanto confirma, si no hay tasa de matrícula;
• cuando se paga la tasa (online desde su panel, o cuando secretaría la marca como pagada), si la hay;
• o cuando secretaría la activa a mano.

Quién hace la segunda fase: el alumno si es mayor de edad en el curso de la matrícula; si es menor, su primer responsable legal. Un menor sin responsable legal no puede hacerla él solo: nadie puede completar su matrícula hasta que el centro le añada un responsable legal y este acepte la invitación (ver Un menor sin responsable legal). El paso a paso para las familias está en Completar la matrícula.

Avisos y correos

Editar una matrícula activa

Una matrícula activa (o dada de baja) se gestiona desde el perfil del alumno, no desde Solicitudes:

• Perfil → pestaña Académico → Acciones → Editar Matrícula.
• Para dar de baja directamente: Perfil → Información → Cancelar matrícula («Gestiona la baja académica del alumno sin eliminar su historial académico.»). Abre la misma pantalla con el cuadro de baja ya abierto.

Pueden hacerlo dirección, jefatura de estudios, secretaría, jefe administrativo y administrativo académico, y solo en el curso actual o en uno futuro. Se edita la matrícula del curso seleccionado en la cabecera. Esta pantalla está pensada para usarse desde un ordenador.

Datos de la matrícula

La pantalla se titula Editar Matrícula - [nombre]; su flecha vuelve a la pestaña Académico del perfil. A la derecha, en una columna, quien gestiona las solicitudes ve el panel Notas internas, con las notas que el equipo dejó en su solicitud y las que se añadan aquí (ver Las notas en la ficha de la matrícula); en pantallas pequeñas va encima de todo. A la izquierda, arriba, dos tarjetas (una al lado de la otra si caben):

• Tutor Académico: la misma tarjeta que en la solicitud. Muestra la foto (o las iniciales) y el nombre del tutor con las especialidades que tiene asignadas en el curso, o «Sin especialidades asignadas»; sin tutor, «Sin asignar» y «Esta matrícula aún no tiene tutor académico.». Debajo, Cambiar tutor (o Asignar tutor) abre Asignación de Tutor. Este botón solo lo ve quien puede gestionar las solicitudes.
• Los datos de la matrícula:
  • Fecha y hora de matriculación.
  • Identificador: el número de expediente del alumno, o «Sin asignar».
  • Estado: Activa o Cancelada.
  • Si está cancelada: Fecha y hora de baja y Nota de baja. La nota de baja es interna: ver Dar de baja al alumno.

Asignaturas

La tabla Asignaturas lista todas las asignaturas de la matrícula:

Menú Acciones

• Selección avanzada: añade asignaturas nuevas, con los mismos filtros que en la solicitud. En una matrícula activa solo se pueden añadir asignaturas, no quitarlas; para retirar una, usa Cancelar en la tabla. Si añades una asignatura de clase individual, Amadeus le crea su grupo individual; después hay que asignarle profesor. Al guardar, el alumno recibe el aviso y el correo «Tu matrícula ha sido actualizada» y, mientras sea menor de edad en ese curso, su primer responsable legal recibe «Actualización en la matrícula de [alumno]». Si la matrícula estaba cancelada, añadir asignaturas la vuelve a activar.
• Editar identificador: cambia el identificador del alumno (su número de expediente). No puede repetirse entre alumnos.
• Regenerar anexo de matrícula: crea un nuevo PDF del anexo con los datos actuales de la matrícula. La próxima vez que el alumno o su responsable legal inicie sesión, se le pedirá que firme el nuevo anexo. Úsalo después de cambiar asignaturas o de corregir datos personales.
• Cancelar matrícula (en rojo, solo si la matrícula está activa): da de baja al alumno. Ver abajo.

Dar de baja al alumno

1. Acciones → Cancelar matrícula.
2. Lee el aviso: el alumno sale de todos sus grupos y deja de cursar todas las asignaturas.
3. Aparece la casilla Eliminar tasas y descuentos asociados a la cuota. Viene marcada o no según el ajuste Eliminar tasas y descuentos al cancelar matrícula (Configuración → Personalizar → Finanzas); con ese ajuste activado, las tasas y descuentos de la cuota se eliminan siempre al dar de baja.
4. Escribe, si quieres, el motivo en Observaciones (opcional). Se mostrará como Nota de baja. Es una nota interna, para el equipo del centro (ver abajo).
5. Confirma.

Qué pasa después:

• La matrícula queda Cancelada, con fecha y hora de baja. El historial académico se conserva y el alumno sigue en la Lista de Alumnos de ese curso, aunque solo aparece si marcas Incluir bajas en los filtros.
• No se envía ningún correo al alumno ni a su familia: si quieres avisarles, hazlo tú.
• La nota de baja solo la ve el equipo del centro: en esta ficha y en el informe de Alumnado de Centro → Informes. Nunca se envía al alumno ni a su familia, ni aparece en las pantallas que ellos abren. Tampoco la ve en esta ficha un miembro del equipo que sea el propio alumno o su responsable legal.
• Las cuotas mensuales que ya se habían generado no se borran; revísalas en Cuotas si hace falta.
• Una baja se puede deshacer reactivando una asignatura o añadiendo asignaturas.

Re-matriculación

Los alumnos que continúan el curso siguiente no rellenan otra vez el formulario de inscripción. Hay dos formas de generar sus solicitudes:

1. La familia confirma desde su Panel de Usuario

El centro fija la fecha de rematrícula al preparar el curso siguiente (ver Fechas académicas y Nuevo Curso Escolar). Ese día, quien decide por cada alumno (el alumno si será mayor de edad en el curso siguiente; si no, su responsable legal) recibe el aviso «El periodo de reinscripción ya está abierto» y el correo «La re-matriculación para el próximo curso escolar ya está abierta».

Desde su Panel de Usuario pulsa Solicitar (con observaciones opcionales) o Rechazar. Al solicitar, llega a esta pantalla una solicitud Pendiente para el curso siguiente, que se gestiona como cualquier otra. Al rechazar, queda registrada como Denegada.

2. Secretaría genera las solicitudes de golpe

En Configuración, la tarjeta Re-matriculación («Duplica las matrículas del curso anterior.») aparece cuando quedan alumnos con matrícula activa en el curso anterior que todavía no tienen matrícula en el curso nuevo. Muestra cuántos son y el botón Generar solicitudes automáticamente, que crea una solicitud Pendiente para cada uno sin que la familia tenga que confirmar nada y sin enviar ningún aviso.

En los dos casos, después tienes que revisar cada solicitud, asignarle el plan del nuevo curso y confirmarla. A partir de ahí la familia completa la segunda fase como la primera vez.

Preguntas frecuentes

¿En qué orden aparecen las solicitudes?

De la más antigua a la más reciente, 10 por página. Para encontrar una concreta, abre el panel Filtros: escribe el nombre, los apellidos o el correo del alumno en Alumno (busca al momento) o filtra por estado, fecha, instrumento preferido o plan asignado y pulsa Mostrar solicitudes. Ver El panel Filtros.

¿Dónde está el buscador?

Dentro del panel Filtros, arriba del todo, con el nombre Alumno. Si el panel está plegado, pulsa Filtros para abrirlo.

Busco a un alumno por su nombre y no aparece

El buscador solo busca entre las solicitudes de los filtros que tengas aplicados: si, por ejemplo, tienes el Estado «Pendiente», no encontrará una solicitud aprobada. Pulsa Limpiar filtros y vuelve a buscar. Comprueba también el curso seleccionado en la cabecera. Si su matrícula ya está activa o dada de baja, ya no es una solicitud y no sale aquí: búscalo en la Lista de Alumnos (para ver las bajas, marca Incluir bajas).

Los filtros de grado, curso, especialidad o asignatura no encuentran solicitudes pendientes

Es lo esperado: esos filtros miran el plan de estudios que secretaría ya ha asignado, y una solicitud pendiente aún no lo tiene. Para buscar las pendientes por instrumento, usa Instrumento preferido.

¿Por qué ya no veo una solicitud que acepté?

Porque la familia completó la segunda fase (o secretaría la activó) y la matrícula está activa. El alumno está ahora en la Lista de Alumnos.

El correo de aceptación le ha llegado al padre y no al alumno

El correo va a quien tiene que completar la matrícula: si el alumno es menor de edad en ese curso, su primer responsable legal. Lo indica el apartado Mayoría de edad en este curso de la ficha y la etiqueta Completa y firma la matrícula de su tarjeta. Consulta Mayoría de edad y responsables legales.

He aceptado la solicitud de un menor y no le ha llegado ningún correo a nadie

Seguramente no tiene responsable legal en ese curso: al aceptar habrás visto «Matrícula aceptada. El alumno es menor y no tiene tutor legal: añade uno para que pueda completarla.». Un menor no puede completar su matrícula él solo. Añádele un responsable legal con Añadir Tutor Legal (en la tarjeta del alumno o en su perfil → Información); cuando acepte la invitación, recibirá el correo «Matrícula aprobada» para completarla. Ver Un menor sin responsable legal.

¿Cómo abro el perfil del alumno desde su solicitud?

Pulsa el icono de perfil que hay junto a su nombre, en la tarjeta Alumno. La tarjeta Responsable Legal tiene el suyo para abrir el perfil del responsable. La opción Perfil ya no está en el menú Acciones.

¿Puedo cambiar las asignaturas después de aceptar?

Sí. Mientras la solicitud esté Aprobado, Editar matrícula permite añadir y quitar asignaturas, y se avisa a la familia. Cuando la matrícula ya está activa, desde Editar una matrícula activa solo se añaden asignaturas; para retirar una, se cancela.

¿Qué pasa al denegar una solicitud?

Pasa a Denegada, se quitan las asignaturas asignadas y quien actúa por el alumno recibe el correo de denegación (si es un menor sin responsable legal, el propio alumno). La solicitud se conserva y puedes volver a aceptarla más tarde con Confirmar matrícula.

No me deja activar la matrícula

Seguramente tiene una tasa de matrícula pendiente de pago. Márcala como pagada desde la tarjeta Tasa de matrícula (Gestionar, si la familia pagó en el centro) o elimínala en Finanzas → Ingresos; si ya es una factura, márcala como pagada o anúlala allí.

¿El alumno o su familia ven las notas internas o la nota de baja?

No. Las notas internas de la solicitud y la nota de baja son solo para el equipo del centro: no aparecen en ninguna pantalla que abran el alumno o su familia, ni en ningún correo.

Ya no encuentro las notas internas de una solicitud

Si la matrícula ya está activa o dada de baja, la solicitud no se abre desde aquí. Sus notas están en la columna de la derecha de la ficha de la matrícula (encima de todo en pantallas pequeñas): perfil del alumno → Académico → Acciones → Editar Matrícula. Comprueba también que el curso seleccionado en la cabecera es el de la solicitud.

¿Se puede deshacer una baja?

Sí: en Editar Matrícula, reactiva alguna asignatura o añade asignaturas con la selección avanzada, y la matrícula vuelve a estar activa.

No veo los botones de la ficha

Comprueba el curso seleccionado en la cabecera: en un curso ya pasado las solicitudes son de solo consulta y el botón Acciones no aparece. Fíjate también en el estado: el menú Acciones solo muestra lo que se puede hacer en el estado actual de la solicitud, y las tarjetas Tutor Académico y Tasa de matrícula solo salen en solicitudes Aprobado. Marcar como pendiente, Cancelar matriculación, Activar matrícula, Cambiar tutor y Gestionar (la tasa) solo los ve quien puede gestionar las solicitudes.

No puedo cambiar el tutor académico

El botón Cambiar tutor (o Asignar tutor) solo aparece a quien puede gestionar las solicitudes, en la ficha de una solicitud Aprobado o en Editar Matrícula, y solo en el curso actual o en uno futuro. Si no lo ves, pide a dirección o a secretaría que lo cambien.