Nuevo Curso Escolar

Cada curso escolar de Amadeus tiene sus propias matrículas, grupos, planes de estudio, evaluaciones y documentos legales. Para pasar al curso siguiente hay dos pasos que hace dirección o secretaría desde Configuración:

1. Crear el curso siguiente, con antelación, para preparar planes, profesorado y matrícula sin tocar el curso en marcha.
2. Cerrar el curso actual cuando termina. El curso cerrado queda archivado y el siguiente pasa a ser el curso actual.

Entre un paso y otro conviven los dos cursos y se trabaja en ambos a la vez. Mientras tanto, los alumnos del curso que acaba pueden re-matricularse en el nuevo.

Quién puede hacerlo: por defecto, Director, Jefe de Estudios, Secretario y Jefe Administrativo. El Administrativo Acad. no puede crear ni cerrar cursos.

Calendario típico

Avisos en Configuración

En la parte superior de Configuración aparecen estos avisos, y mientras alguno esté pendiente el engranaje de la cabecera muestra un triángulo:

• La fecha de finalización del curso escolar no está establecida: el curso actual no tiene fecha de cierre. Sin ella Amadeus no puede avisarte de que se acerca el final. Pulsa Configurar para ir a Fechas académicas.
• Comienza a preparar el siguiente curso académico: la fecha de cierre está a menos de 100 días (o ya ha pasado) y el curso siguiente aún no existe. Pulsa Configurar para crearlo.
• Cierra el curso escolar actual: ha llegado la fecha de cierre y el curso siguiente ya existe. Pulsa Configurar para confirmar el cierre.

El botón Configurar de cada aviso solo aparece a quien puede actuar sobre él.

Crear el curso siguiente

Dónde está: Configuración → bloque Académico → tarjeta Nuevo curso, o el botón Configurar del aviso «Comienza a preparar el siguiente curso académico». La tarjeta solo aparece mientras el curso siguiente no existe, y solo a quien puede crearlo.

Paso 1: rellena las fechas

La pantalla Nuevo curso escolar pide:

Las tres fechas obligatorias tienen que ser posteriores a hoy.

Paso 2: confirma

1. Pulsa Confirmar creación del próximo curso escolar.
2. Lee el diálogo «Estás a punto de confirmar la creación del próximo curso escolar»: una vez creado, los cambios que hagas en el curso actual no se trasladarán al curso siguiente. Pulsa Confirmar.
3. La pantalla muestra una cuenta atrás, «Tiempo restante para la creación del nuevo curso escolar», hasta la medianoche.

Paso 3: el curso se crea esa misma noche

El curso siguiente se crea la misma noche en que confirmas, hacia las 00:00, no en ninguna de las fechas que has puesto. Durante el proceso la aplicación entra en mantenimiento aproximadamente 2 horas y nadie puede usarla. Por eso conviene confirmar en un día en que nadie vaya a trabajar de madrugada.

Hasta medianoche puedes:

• Cambiar las fechas y pulsar Actualizar fechas (la creación sigue programada para esa noche).
• Pulsar Cancelar creación del próximo curso escolar. Las fechas se quedan guardadas por si vuelves a confirmar otro día.

A la mañana siguiente el curso nuevo ya aparece en el selector de curso de la cabecera y en el de Configuración, y la tarjeta Nuevo curso desaparece.

Qué se copia al curso nuevo y qué no

Al crear el curso siguiente, Amadeus copia la estructura del curso actual para que no tengas que empezar de cero:

No dependen del curso, y por tanto son los mismos en los dos: los datos de Básico y Finanzas, Personalizar, las Plantillas de Cuotas, las aulas y las fechas festivas.

Después de crearlo, revisa el curso nuevo

Elige el curso nuevo en el selector de la cabecera y repasa:

1. Elementos y Planes de estudio: comprueba asignaturas, horas, precios y ratios, y ajusta lo que cambie el curso que viene.
2. Documentos legales: publícalos de nuevo en el curso nuevo (elige el curso siguiente en el selector de Configuración y entra en Legal).
3. Fechas académicas del nuevo curso: apertura y cierre de matrícula, comienzo y re-matrícula.
4. Profesorado y personal: altas, bajas y cambios de cargo para el curso que viene.
5. Periodos de evaluación: se crean cuando el curso nuevo pase a ser el actual.

Trabajar con dos cursos a la vez

Desde que se crea el curso siguiente hasta que se cierra el actual, los dos cursos están abiertos y se pueden editar:

• Cambias de uno a otro con el selector de curso de la cabecera (arriba a la izquierda). En Configuración, el selector de la propia pantalla decide a qué curso apuntan Legal, Fechas académicas, Alertas de Asistencia y Re-matriculación.
• Lo que cambies en un curso no afecta al otro. Si das de alta un docente, creas un cargo o una alerta en el curso actual después de crear el siguiente, añádelo también en el siguiente si lo necesitas allí. La excepción son los responsables legales: si vinculas un responsable a un alumno en el curso actual, el vínculo llega también al curso siguiente.
• Cuando se abre la matrícula del curso siguiente, las nuevas solicitudes y las re-matrículas van a ese curso.

Re-matrícula

La re-matrícula permite a los alumnos del curso que termina confirmar que siguen en el centro el curso que viene, sin repetir el registro.

Cómo funciona

1. Pones la fecha de apertura: en el campo «Habilitar y notificar que el periodo de re-matriculación está abierto» al crear el curso, o en la Fecha de apertura de la re-matriculación de las Fechas académicas del curso nuevo.
2. Llega la fecha: cada alumno con matrícula en el curso anterior que aún no tiene matrícula en el nuevo recibe un aviso en la app y un correo («La re-matriculación para el próximo curso escolar ya está abierta»). Si el alumno será menor de edad en el nuevo curso, el aviso le llega a su responsable legal principal, que es quien hace la re-matrícula. Si cambias la fecha a otro día futuro, se vuelve a avisar cuando llegue.
3. El alumno o su responsable entra en su Panel de Usuario y, en la tarjeta del alumno, acepta o rechaza la re-matrícula.
4. Si acepta, recibe el correo «Re-matriculación confirmada» y se crea una solicitud de matrícula pendiente para el nuevo curso.
5. Secretaría ve la solicitud en Solicitudes y le asigna plan de estudios y asignaturas como a cualquier otra.

Generar las solicitudes de golpe: tarjeta Re-matriculación

Si prefieres no esperar a que cada familia confirme, usa la tarjeta Re-matriculación del bloque Académico:

1. En el selector de Configuración, elige el curso al que quieres re-matricular (normalmente el siguiente).
2. Pulsa la tarjeta Re-matriculación. Solo aparece si hay alumnos pendientes y tienes permiso para modificar la configuración.
3. La ventana Matrículas pendientes indica cuántos alumnos con matrícula activa en el curso anterior aún no tienen matrícula en el curso elegido.
4. Pulsa Generar solicitudes automáticamente.

Amadeus crea una solicitud de matrícula pendiente para cada uno de esos alumnos, sin que tengan que confirmar nada y sin enviarles ningún aviso. Después, secretaría las completa en Solicitudes asignando plan y asignaturas. Como ya tienen solicitud en el curso nuevo, esos alumnos ya no ven la re-matrícula en su Panel de Usuario.

Cerrar el curso actual

Cerrar el curso lo archiva: a partir de ese momento nadie puede cambiar nada de ese curso (notas, matrículas, asistencia…) y el curso siguiente pasa a ser el curso actual.

Cuándo se puede

La pantalla de cierre solo está disponible cuando ha llegado la fecha de cierre del curso actual y el curso siguiente ya existe. Se llega con el botón Configurar del aviso «Cierra el curso escolar actual».

Antes de cerrar, asegúrate de que has terminado todo lo de ese curso: evaluaciones y reclamaciones cerradas, actas descargadas, cuotas y cobros al día.

Cómo se hace

1. Abre Cierre del curso escolar desde el aviso.
2. Lee el aviso: la aplicación entrará en mantenimiento a medianoche y, tras ello, el curso quedará archivado.
3. Pulsa Confirmar cierre del curso escolar y acepta el diálogo («Vas a archivar el curso actual…»).
4. Aparece la cuenta atrás «Tiempo restante para el cierre y archivado del curso escolar».

El cierre se hace esa misma noche, hacia las 00:00, con la aplicación en mantenimiento un rato. Te recomendamos hacerlo en vacaciones o en un día no lectivo. Hasta medianoche puedes pulsar Cancelar cierre del curso escolar.

Si no lo cierras

Si nadie confirma el cierre, Amadeus cierra el curso automáticamente la noche del día en que empieza el curso siguiente (su «Fecha de comienzo del curso escolar»).

Después del cierre

• El curso nuevo pasa a ser el curso por defecto al entrar en Amadeus.
• El curso cerrado sigue disponible solo para consulta desde el selector de curso de la cabecera, marcado con un candado.
• Ya puedes crear los periodos de evaluación del curso nuevo, y cuando se acerque su final, volver a crear el siguiente.

Preguntas frecuentes

¿Puedo crear el curso siguiente en cualquier momento?

Sí, siempre que todavía no exista y que las tres fechas obligatorias (fin del curso actual, apertura de matrícula y comienzo del siguiente) sean posteriores a hoy. Lo habitual es hacerlo cuando aparece el aviso, unos 100 días antes del fin de curso, para que las familias tengan tiempo de matricularse.

¿Cuándo se crea exactamente el curso?

La misma noche en que confirmas, hacia las 00:00, con unas 2 horas de mantenimiento. Las fechas que pones no programan la creación: solo definen el calendario de los cursos.

¿Se copian todos los ajustes al curso nuevo?

Se copia la estructura académica, el profesorado y el personal, los vínculos con responsables legales y las alertas de asistencia. No se copian las matrículas, los grupos y horarios, los documentos legales, los periodos de evaluación, los anuncios ni los eventos. Los ajustes generales (Básico, Finanzas, Personalizar, plantillas, aulas y festivos) son comunes a todos los cursos. Detalle en Qué se copia.

He cambiado un plan de estudios en el curso actual después de crear el siguiente y el cambio no aparece en el nuevo

Es lo esperado: desde que existe el curso siguiente, cada curso se edita por separado. Elige el curso siguiente en la cabecera y haz allí el mismo cambio.

¿Qué pasa durante el mantenimiento?

Durante ese rato la plataforma no está disponible para nadie. Al terminar, todo vuelve a funcionar con normalidad.

¿Puedo cancelar la creación después de confirmar?

Sí, hasta medianoche, con Cancelar creación del próximo curso escolar. Una vez creado el curso, ya no se puede deshacer.

¿Se puede reabrir un curso cerrado?

No. El cierre es definitivo: el curso queda archivado y solo se puede consultar. Por eso conviene revisarlo todo antes de confirmar.

No me deja cerrar el curso

El cierre solo está disponible cuando ha llegado la fecha de cierre del curso actual y el curso siguiente ya existe. Si aún no has creado el siguiente, créalo primero.

Los alumnos no han recibido el aviso de re-matrícula

Comprueba en Fechas académicas del curso nuevo que la Fecha de apertura de la re-matriculación está puesta y ya ha llegado. El aviso sale una vez al llegar la fecha y solo a los alumnos que aún no tienen matrícula en el curso nuevo. Si es menor de edad en el nuevo curso, el aviso lo recibe su responsable legal.

¿La tarjeta Re-matriculación avisa a las familias?

No. Genera las solicitudes directamente, sin avisos ni confirmación de las familias. Si quieres que cada familia confirme, usa la fecha de apertura de la re-matrícula.