Herramientas

El bloque Otros de Configuración del Centro reúne las herramientas para sacar y meter datos en Amadeus. En esta página se explican Exportar y API Key. La importación de usuarios tiene su propia página.

Tarjeta	Para qué sirve	Dónde se explica
Importar («Importa datos de otros sistemas»)	Dar de alta alumnos o docentes en bloque desde una hoja de cálculo.	Importar usuarios
Exportar («Exporta los datos en formato csv»)	Descargar en CSV los datos de alumnos, responsables legales, profesores o personal de un curso.	En esta página, Exportar datos
API Key («Configura la API de Amadeus»)	Crear y gestionar las claves que usan la web del centro u otros sistemas para conectarse a Amadeus.	En esta página, Claves API, y en Clave API

Quién puede usarlas

Solo entra en Configuración del Centro quien tiene uno de estos cargos: Director, Jefe de Estudios, Secretario, Jefe Administrativo o Administrativo Acad. No todos pueden hacer lo mismo:

Acción	Quién puede
Abrir las pantallas Exportar y API Key y ver la lista de claves con su estado	Director, Jefe de Estudios, Secretario, Jefe Administrativo y Administrativo Acad.
Descargar una exportación	Director, Jefe de Estudios, Secretario y Jefe Administrativo. Quien tiene el cargo Administrativo Acad. no ve la tarjeta Exportar.
Crear una clave API, ver y copiar su valor, editarla y borrarla	Director, Jefe de Estudios, Secretario y Jefe Administrativo. Quien tiene el cargo Administrativo Acad. ve las tarjetas de las claves, pero sin botones.

El profesorado, el resto del personal, el alumnado y las familias no tienen acceso a estas herramientas.

Importar usuarios

La tarjeta Importar abre una hoja de cálculo a pantalla completa donde puedes escribir, pegar desde Excel o cargar un CSV con alumnos o docentes, revisar los errores marcados celda a celda y darlos de alta todos a la vez. Todo el proceso, las columnas y los errores frecuentes se explican en Importar usuarios.

Exportar datos

Exportar descarga un fichero ZIP con uno o varios ficheros CSV con los datos de las personas de un curso escolar. Sirve para llevar los datos a otra herramienta (una hoja de cálculo, el programa de gestión de la administración, una copia propia del centro).

Si lo que necesitas es un listado con las columnas que elijas, con filtros, ordenado o en PDF (por ejemplo, calificaciones, grupos o asistencia), usa Informes en el menú Centro.

Paso a paso

Entra en Configuración del Centro (icono del engranaje de la cabecera) y, en el bloque Otros, pulsa Exportar. Se abre la pantalla Exportar Datos.
Verás el texto «Selecciona un curso escolar para exportar datos». Elige el curso en el desplegable Seleccione un curso escolar. Solo se pueden exportar el curso activo y el siguiente (si ya está creado); los cursos ya cerrados no se pueden exportar desde aquí.
Aparecen cuatro botones: Alumnos, Responsables Legales, Profesores y Personal. Pulsa el que quieras exportar. Puedes cambiar de curso en cualquier momento con el desplegable de arriba.
Se abre la ventana Selecciona datos a incluir. Marca las casillas de los datos que quieras. Cada casilla marcada genera un fichero CSV distinto dentro del ZIP.
Pulsa Descargar CSV. El botón no se activa hasta que marcas al menos una casilla. El navegador descarga el ZIP y, al cabo de unos segundos, la ventana se cierra sola.

Qué contiene cada exportación

Todos los ficheros empiezan con las columnas ID (el número interno de la persona en Amadeus), Nombre y Apellidos. A partir de ahí:

Botón	Casilla	Qué incluye
Alumnos	Datos básicos (nombre, apellidos, correo, etc.)	Una fila por alumno con matrícula en ese curso, con su correo (Email), tipo de documento, documento, fecha de nacimiento (día/mes/año) y teléfono. Incluye a todos los alumnos que tienen matrícula en el curso, sea cual sea su estado.
Alumnos	Datos de los responsables legales	Una fila por cada responsable legal vinculado al alumno en ese curso, con el nombre, apellidos, correo y teléfono del responsable. Si un alumno tiene dos responsables, aparece en dos filas; si no tiene ninguno, aparece una vez con esas columnas vacías.
Responsables Legales	Datos básicos (nombre, apellidos, correo, etc.)	Una fila por cada responsable legal con algún alumno a su cargo en ese curso, con correo, tipo de documento, documento, fecha de nacimiento y teléfono.
Responsables Legales	Datos de los alumnos	Una fila por cada alumno a cargo del responsable en ese curso, con el nombre, apellidos y correo del alumno.
Profesores	Datos básicos (nombre, apellidos, correo, etc.)	Una fila por docente del curso, con correo, tipo de documento, documento, fecha de nacimiento y teléfono.
Personal	Datos básicos (nombre, apellidos, correo, etc.)	Una fila por persona del personal no docente del curso, con los mismos datos.

Para otros datos usa la herramienta pensada para ellos:

Calificaciones, grupos, asistencia, asignaturas matriculadas y listados a medida: Informes, en CSV o PDF.
Historial de firmas de jornada: desde RR.HH. (Lista Docentes o Lista Personal) o desde el perfil de cada persona. Ver Firma de jornada.

Formato de los ficheros

Los CSV usan la coma como separador y están en UTF-8.
Las cabeceras de las columnas están siempre en castellano (ID, Nombre, Apellidos, Email, Tipo_Documento, Documento, Fecha_Nacimiento, Telefono…), sea cual sea el idioma en el que uses Amadeus.
El ZIP y los CSV llevan en el nombre qué datos contienen y la fecha de la descarga.

Claves API

Una clave API es el código con el que un sistema del centro (la web, un formulario de inscripción propio, un CRM) se identifica ante la API de Amadeus para consultar el catálogo de estudios o enviar solicitudes de matrícula. Aquí se explica cómo gestionarlas desde Configuración. Cómo se usan en las peticiones, para el equipo técnico, está en Clave API, General y Académico.

Dónde están

Configuración del Centro → Otros → API Key. Se abre la pantalla Claves API, con una tarjeta por cada clave creada. Si aún no hay ninguna verás «No has creado ninguna clave API aún.».

Qué muestra cada tarjeta

El nombre de la clave.
Su estado, en una etiqueta de color:
- Activa (verde): funciona.
- Expirada (amarillo): ha pasado su fecha de caducidad y ya no funciona.
- Revocada (rojo): se borró y ya no funciona.
Último uso: fecha y hora de la última petición hecha con la clave.
Última IP: dirección desde la que se hizo esa última petición. Te ayuda a reconocer qué sistema la está usando.
Caduca: fecha de caducidad, si tiene.
Revocada: fecha en que se borró, si se borró.
Los botones Ver clave API y Editar, solo en las claves activas y solo para quien puede modificar la configuración.

Un guion (—) significa que ese dato no existe todavía (por ejemplo, una clave que nunca se ha usado).

Crear una clave

En Claves API, pulsa el botón + de la parte inferior de la pantalla.
Se abre Crear nueva clave API. Rellena:
- Nombre* (obligatorio): para qué es la clave, por ejemplo «Web del centro». Solo sirve para reconocerla en la lista.
- Fecha de caducidad (opcional): el día a partir del cual dejará de funcionar. Solo se pueden elegir fechas a partir de mañana. «Si no se establece, la clave API no caducará.»
Pulsa Crear clave API. Verás «Clave API creada correctamente.» y la tarjeta nueva en la lista.

Amadeus genera el valor de la clave automáticamente. Todas las claves dan el mismo acceso a la API del centro: no hay claves de solo lectura ni con permisos distintos.

Ver y copiar el valor

Pulsa Ver clave API en la tarjeta.
En la ventana Ver clave API aparece el aviso «¡Importante! Esta clave API es un dato sensible y debe ser compartida únicamente con personas de confianza.».
Pulsa Ver para mostrar la clave.
Pulsa el icono del portapapeles («Copiar al portapapeles»). Verás «Clave API copiada al portapapeles».
Pulsa Ocultar cuando termines.

Amadeus no envía las claves por correo. Si un proveedor externo necesita la clave, cópiala tú y házsela llegar por un canal seguro.

Editar una clave

Pulsa Editar en la tarjeta. En Editar clave API puedes cambiar el Nombre y la Fecha de caducidad (por ejemplo, para alargarla o para quitarle la caducidad dejando la fecha vacía). Pulsa Actualizar. Verás «Clave API actualizada correctamente.».

Solo se pueden editar las claves activas. Una clave expirada o revocada no se puede reactivar: crea una nueva.

Borrar (revocar) una clave

Pulsa Editar en la tarjeta.
Pulsa Borrar clave API. Verás «Clave API eliminada correctamente.».

La clave deja de funcionar en ese mismo momento: cualquier sistema que la use recibirá un error de autenticación. La tarjeta no desaparece: se queda en la lista con el estado Revocada y la fecha en que se borró, para que quede constancia. No se puede deshacer.

Para cambiar la clave de un sistema sin cortes, crea primero la clave nueva, cámbiala en ese sistema y, cuando compruebes que funciona (el «Último uso» de la nueva se actualiza), borra la antigua.

Preguntas frecuentes

No veo la tarjeta Exportar, API Key o Importar

Solo aparecen en Configuración del Centro, y solo entran en Configuración los cargos de dirección, jefatura de estudios, secretaría, jefatura administrativa y administración académica. Si necesitas acceso, pide a dirección que te asigne el cargo adecuado en RR.HH. Puedes ver qué permite cada cargo en Organigrama.

Pulso «Descargar CSV» y no se descarga nada

Comprueba que has marcado al menos una casilla y que el curso elegido es el activo o el siguiente.

No veo la tarjeta Exportar

Tu cargo puede entrar en Configuración, pero no descargar exportaciones: es lo que pasa con el cargo Administrativo Acad. Descargan dirección, jefatura de estudios, secretaría y jefatura administrativa.

Al abrir el CSV en Excel salen mal las tildes o todo en una columna

El fichero está en UTF-8 y separado por comas. En Excel, en lugar de abrirlo con doble clic, usa Datos → Desde texto/CSV, elige el origen UTF-8 y el delimitador Coma. En Google Sheets o Numbers se abre bien directamente.

¿Puedo exportar las notas o los grupos?

Desde Exportar, no. Usa Informes: eliges la fuente (Calificaciones, Grupos…), las columnas y los filtros, y lo descargas en CSV o PDF.

¿Puedo exportar un curso de años anteriores?

No desde Exportar, que solo trabaja con el curso activo y el siguiente. Para consultar datos de cursos pasados, cambia el curso en la cabecera y usa Informes.

¿Qué pasa si una clave API caduca?

Deja de funcionar ese día y su estado pasa a Expirada. El sistema que la use recibirá un error de autenticación. Crea una clave nueva y cámbiala en ese sistema. Para evitarlo, edita la clave antes de que caduque y alarga la fecha o déjala vacía.

¿Puedo recuperar una clave borrada?

No. Una clave borrada queda Revocada para siempre y su valor ya no se puede ver. Crea una nueva y actualiza los sistemas que usaban la anterior.

¿Cuántas claves puedo crear?

Las que necesites. Lo recomendable es una por cada sistema que se conecte (web, formulario, CRM…), con un nombre claro: así, si tienes que cortar el acceso a uno, borras solo su clave.