Inventario

El Inventario es el registro de los bienes del centro: instrumentos, mobiliario, equipos de sonido e imagen, partituras y libros, vestuario, accesorios… Cada ítem tiene su ficha (marca, modelo, número de serie, fotos, observaciones y, para quien gestiona, los datos de compra), muestra en todo momento su estado (Disponible, Prestado, En Reparación o No Disponible) y guarda su historial de préstamos y reparaciones.

Los ítems marcados como prestables se pueden pedir en préstamo por fechas. Todo el proceso de préstamos (solicitar, aprobar, el contrato de préstamo, la devolución) se explica en Préstamos.

Lo encontrarás en el menú lateral, en la entrada Inventario.

Quién puede hacer qué

Así se reparten las funciones del Inventario:

Quién	Qué puede hacer
Alumnado	Ver el inventario (sin precios ni facturas), pedir préstamos para sí mismo, consultar y cancelar sus solicitudes en Mis solicitudes.
Profesorado	Todo lo del alumnado y, además, registrar préstamos a nombre de otra persona, revisar las solicitudes (aprobar o rechazar), marcar devoluciones, ver a quién está prestado cada ítem y consultar el Historial. No ve precios ni facturas ni da de alta ítems.
Personal de administración	Dar de alta y editar ítems (con sus datos económicos y facturas), revisar solicitudes, marcar devoluciones, enviar ítems a reparación y finalizar reparaciones, y consultar el Historial.
Dirección, jefatura de estudios, secretaría y jefe administrativo	Todo lo anterior y, además, eliminar ítems.
Familias (responsables legales)	No tienen acceso al Inventario. Lo único que hacen con los préstamos es aceptar o rechazar el contrato de préstamo de su hijo o hija menor de edad desde su Panel de Usuario (ver El contrato de préstamo).

En esta página, "gestión" se refiere a quien puede dar de alta y editar ítems (personal de administración, dirección, jefatura de estudios y secretaría). Solo la gestión ve los precios, el valor y las facturas de los ítems.

La lista del inventario

Al entrar verás el título Inventario con el número de ítems y la lista de tarjetas, una por ítem.

Filtros

Pulsa Filtros para desplegar el bloque de búsqueda:

Buscar: escribe parte del nombre, la marca, el modelo o el número de serie ("Nombre, marca, modelo o nº de serie…"). No distingue tildes.
Tipo: la categoría del ítem (o Cualquiera).
Estado: Disponible, Prestado, En Reparación o No Disponible (o Cualquiera).
Limpiar filtros: aparece cuando hay algún filtro activo y los quita todos.

La lista se filtra al momento, sin recargar la página.

La tarjeta de un ítem

Cada tarjeta muestra en su cabecera el tipo, el nombre, la marca y el estado, con un color en el borde inferior:

Estado	Color	Qué significa
Disponible	Verde	El ítem está en el centro y se puede usar o prestar.
Prestado	Ámbar	Alguien lo tiene ahora mismo en préstamo (un préstamo aprobado cuya fecha de recogida ya ha llegado y que aún no se ha devuelto). Sigue "Prestado" aunque se haya pasado la fecha de devolución, hasta que se registre la devolución.
En Reparación	Rojo	Se ha enviado a reparación y no acepta préstamos hasta que se finalice.
No Disponible	Oscuro	El centro lo ha marcado como no disponible, o el ítem no se presta.

El estado se calcula solo a partir de los préstamos y las reparaciones: nadie tiene que cambiarlo a mano cuando se presta o se devuelve.

En la cabecera también pueden aparecer:

disponibles/total uds. (en ítems por cantidad): cuántas unidades están disponibles ahora del total, por ejemplo "70/100 uds.". Sale en rojo si hoy no queda ninguna libre.
Un icono de mano (solo gestión): el ítem no se presta.
Un chip ámbar +N solicitudes (solo quien revisa préstamos): hay solicitudes pendientes de revisión.
Un triángulo de aviso (solo quien revisa préstamos): se ha superado la fecha de devolución de un préstamo de este ítem.

Pulsa la tarjeta para desplegarla y ver la ficha completa:

Detalles de tu préstamo: solo lo ves si tienes ese ítem prestado ahora mismo. Muestra la recogida, la devolución y cuántos días lo llevas; si te has pasado del plazo, se pone en rojo con "(+N días por encima del límite)".
Modelo, Num de serie (o Cód. interno en ítems por cantidad), Fecha de compra, Valor (solo gestión) y la cantidad.
Prestado a (profesorado y gestión): quién lo tiene ahora, con enlace a su perfil, fechas de recogida y devolución y días transcurridos. Si se ha pasado la fecha, aparece "Fecha de entrega superada" y los días de retraso.
Observaciones y Fotos (pulsa una foto para verla a pantalla completa y pasar de una a otra).
Facturas (solo gestión).
Los botones de acción, según tus permisos: Historial, Gestionar solicitudes, Marcar como devuelto, Necesita reparación o Finalizar reparación, Editar y Solicitar Préstamo.

Dar de alta un ítem

Solo gestión. Pulsa el botón de crear de la parte inferior de la lista para abrir Añadir Ítem. El formulario tiene cuatro bloques.

1. Información General

Campo	Descripción
Categoría*	Instrumento, Mobiliario, Electrónica, Sonido e Imagen, Partituras y Libros, Accesorio, Vestuario u Otro.
Nombre*	Cómo se llama el ítem (ej.: Trompeta).
Marca y Modelo	Opcionales.
Cantidad*	Cuántas unidades das de alta. Su efecto depende del Seguimiento (ver abajo).
Estado*	Disponible o No Disponible. Los estados Prestado y En Reparación no se eligen a mano: los ponen los préstamos y las reparaciones.
Seguimiento	Individual o Por cantidad. Ver Individual o por cantidad.
Préstamo (Se puede prestar)	Activado por defecto. Si lo desactivas, el ítem aparecerá como "No Disponible" y no se podrá solicitar en préstamo.
Observaciones	Estado del ítem, marcas de uso, accesorios incluidos…

Individual o por cantidad

Individual: cada unidad es una ficha propia, con su número de serie, sus fotos y su historial. Es lo adecuado para instrumentos y equipos que quieres seguir uno a uno. Si pones Cantidad 5, se crean 5 ítems a la vez, uno por unidad, que comparten los datos comunes (nombre, marca, modelo, categoría, contrato…). Puedes crear hasta 20 unidades de una vez.
Por cantidad: un único ítem con un stock de unidades iguales e intercambiables, por ejemplo 100 sillas o 30 atriles. Se crea una sola ficha con la cantidad indicada, fotos genéricas y, si quieres, un código de referencia interno. Los préstamos de estos ítems llevan cantidad (por ejemplo, un profesor pide 30 sillas).

El Seguimiento no se puede cambiar después de crear el ítem.

2. Contrato de Préstamo (solo si se puede prestar)

Es el texto que la persona que pide el préstamo tiene que aceptar (estado de entrega, responsabilidad sobre daños, plazos de devolución…). Elige Texto para redactarlo en el propio formulario o Fichero PDF para subir un único PDF. Es opcional: si lo dejas vacío, los préstamos de este ítem no pedirán aceptar ningún contrato. En el alta de varias unidades, el contrato se aplica a todas.

Cómo se acepta el contrato, y qué pasa cuando quien pide el préstamo es menor de edad, se explica en Préstamos.

3. Información Contable

El interruptor Registrar información económica está activado por defecto. Si lo desactivas, el ítem se guarda sin precio, fecha de compra ni facturas (útil para material antiguo del que no se conservan los datos de compra); en su tarjeta, el valor aparecerá como "—".

Con el interruptor activado:

Fecha Compra: no puede ser posterior a hoy.
Facturas de la compra: uno o varios PDF (hasta 6). En el alta de varias unidades individuales, las facturas se guardan en cada ítem creado.
Añadir como gasto: si lo marcas, la compra se registra también como un gasto en Finanzas → Gastos, en la categoría Material, con la factura adjunta. El gasto es independiente: editar o eliminar después el ítem no lo modifica. Solo se crea si has indicado algún precio.

4. Información Específica

Es una tabla con una fila por unidad (Individual) o una sola fila (Por cantidad):

Nº de serie (Individual) o Cód. interno (Por cantidad, ej.: SILLAS-AULA3).
Fotos: pulsa el botón de la fila para desplegar la zona de fotos de esa unidad (o las fotos genéricas del lote). Hasta 8 fotos por fila.
Si la información económica está activada: Valor (sin IVA), IVA (21 %, 10 %, 4 % o 0 %) y Total de la fila. Cada unidad individual puede tener su propio precio; al aumentar la cantidad, las filas nuevas copian el precio de la anterior. En Por cantidad, el valor es el de cada unidad y el total se multiplica por la cantidad.

Debajo de la tabla verás la suma de toda la compra (base, IVA y total). Pulsa Añadir al Inventario para guardar.

Editar o eliminar un ítem

Despliega la tarjeta y pulsa Editar. Se abre Editar Ítem con el mismo formulario y los datos ya rellenos:

Cada unidad individual se edita por separado (aunque se diera de alta en un lote).
El Seguimiento no se puede cambiar. La Cantidad solo se puede cambiar en ítems por cantidad.
Si el ítem está Prestado, su estado no se puede cambiar (lo lleva el préstamo).
Si desactivas Registrar información económica, se eliminarán las facturas adjuntas (el formulario lo avisa).
Si el ítem aún no tiene un gasto asociado, puedes marcar Añadir como gasto al editar. Si ya lo tiene, verás el aviso de que la compra está registrada en Finanzas y, si tienes acceso, el enlace Ver gasto en Finanzas.

Pulsa Guardar Cambios.

Para borrar el ítem, pulsa Eliminar Ítem en esa misma pantalla (solo dirección, jefatura de estudios, secretaría y jefe administrativo) y confirma "¿Eliminar este ítem del inventario?". Se eliminan también sus fotos, facturas y contrato, y su historial de préstamos y reparaciones. No se puede deshacer. Antes de eliminar un ítem, comprueba que no tenga préstamos en curso.

Reparaciones

Personal de administración, dirección, jefatura de estudios y secretaría.

Enviar a reparación

Despliega la tarjeta y pulsa Necesita reparación. El botón está desactivado si el ítem está prestado ahora: solo se envía a reparación un ítem que está en el centro.
En Enviar a Reparación, escribe en Observaciones el motivo (avería, taller…) y añade fotos del estado si quieres.
Confirma con Enviar a Reparación.

Qué ocurre:

El ítem pasa a En Reparación y no acepta solicitudes ni aprobaciones de préstamo.
Los préstamos que ya estaban aprobados para fechas futuras vuelven a Pendiente, y sus solicitantes reciben el aviso "Tu préstamo aprobado de … ha vuelto a pendiente: el ítem ha entrado en reparación". Cuando termine la reparación habrá que volver a aprobarlos.
La tarjeta muestra En reparación desde el …, quién lo envió y las observaciones.

Finalizar la reparación

Despliega la tarjeta y pulsa Finalizar reparación.
Rellena Fecha de finalización* y, si quieres, Coste, observaciones del trabajo realizado, fotos del ítem reparado y la Factura de la reparación (un PDF).
Guarda. El ítem vuelve a Disponible.

El coste y la factura de la reparación solo los ve la gestión.

Historial de un ítem

Profesorado y gestión. Despliega la tarjeta y pulsa Historial para ver una línea de tiempo, de lo más reciente a lo más antiguo, con:

Añadido al inventario (quién lo dio de alta).
Cada préstamo aprobado o devuelto, con su periodo, la cantidad (en ítems por cantidad) y una etiqueta En curso, Programado o Vencido. Si se aceptó un contrato, el enlace Ver contrato aceptado muestra el contrato tal como se aceptó, quién lo aceptó y cuándo.
Cada devolución ("Entregado el…"), con quién lo recibió, observaciones y fotos.
Cada reparación abierta y finalizada ("Finalizada el…"), con observaciones y fotos; el coste y la factura solo para la gestión.

La fecha de la derecha ("hace 2 semanas") indica cuándo se registró cada cambio en Amadeus; las fechas reales (de entrega, de finalización) aparecen en la descripción de cada evento.

Informes y descargas

Para sacar listados del inventario en PDF o CSV, usa Centro → Informes. En la categoría Inventario encontrarás tres fuentes: Inventario (los ítems con su estado y valor), Préstamos de inventario y Reparaciones de inventario, con filtros, agrupación y totales.

Ajustes del centro

En Configuración → Personalizar → pestaña Inventario (ver Configuración General) hay dos opciones que afectan a los préstamos:

Opción	Efecto
Número máximo de préstamos	Cuántos préstamos activos (en espera del responsable legal, pendientes o aprobados sin devolver) puede tener una persona a la vez. Por defecto, 1. Con 0 nadie puede solicitar préstamos.
Auto-aprobar préstamos solicitados por alumnos	Si está activado, las solicitudes del alumnado se aprueban solas (si las fechas están libres). Si está desactivado, quedan pendientes hasta que el profesorado o el personal las revise.

Más detalles en Préstamos.

Preguntas frecuentes

No veo Inventario en el menú.

Las familias no tienen acceso al Inventario. Si eres alumno, profesor o personal y no lo ves, consulta con dirección o secretaría.

No veo el precio ni las facturas de los ítems.

Los datos económicos solo los ve quien puede editar el inventario (personal de administración, dirección, jefatura de estudios y secretaría). El alumnado y el profesorado ven la ficha sin esos datos.

Tengo 5 guitarras iguales. ¿Las doy de alta una a una?

No hace falta. Con Seguimiento Individual y Cantidad 5 se crean cinco fichas a la vez; luego puedes editar cada una (número de serie, fotos, observaciones) por separado. Si no necesitas distinguirlas, usa Por cantidad y tendrás una sola ficha con 5 unidades.

¿Cómo cambio un ítem de Individual a Por cantidad?

No se puede cambiar. Da de alta el ítem de nuevo con el seguimiento correcto y elimina el anterior.

Un ítem sale como "No Disponible" pero su estado es Disponible.

Seguramente tiene desactivado Se puede prestar. Un ítem que no se presta se muestra siempre como "No Disponible". Si quieres que se pueda pedir, edítalo y activa el préstamo.

¿Puedo poner un ítem como "Prestado" a mano?

No. El estado Prestado lo pone Amadeus cuando hay un préstamo aprobado en curso, y lo quita al registrar la devolución. Para prestar algo, registra el préstamo (ver Préstamos).

No puedo enviar un ítem a reparación.

El botón Necesita reparación está desactivado mientras el ítem está prestado. Registra antes la devolución con Marcar como devuelto.