Importar usuarios

Importar sirve para dar de alta de una vez a muchos alumnos (con sus responsables legales) o docentes. Se trabaja en una hoja de cálculo a pantalla completa dentro de Amadeus: puedes escribir a mano, pegar desde Excel, Google Sheets o Numbers o cargar un fichero CSV. Amadeus revisa cada celda mientras trabajas y marca los problemas en la propia celda. No se crea nadie hasta que confirmas, y la importación es todo o nada: o entran todas las filas, o no entra ninguna.

Es la forma habitual de cargar el alumnado y el profesorado al empezar a usar Amadeus o al inicio de un curso. Para dar de alta a una sola persona, es más sencillo invitarla: alumnos desde Lista de alumnos, docentes desde Docentes y personal no docente desde Personal.

Dónde está y quién puede usarlo

Configuración del Centro → bloque Otros → Importar (tarjeta con el subtítulo «Importa datos de otros sistemas»). Se abre la pantalla Importar Datos.

La hoja de cálculo está pensada para usarse en un ordenador, con teclado y ratón.

Antes de empezar

• Crea el curso escolar al que vas a importar. Solo se puede importar al curso activo o a uno posterior (por ejemplo, al curso siguiente mientras preparas la matrícula). Ver Nuevo Curso Escolar.
• Revisa la mayoría de edad del centro en Configuración → Personalizar → Legal: de ella depende qué alumnos necesitan documento de identidad. Ver Mayoría de edad y responsables legales.
• Decide si vas a permitir menores sin correo. Si activas Permitir registro de menores sin correo (Configuración → Personalizar → pestaña Registro de Estudiantes), el correo del alumno pasa a ser opcional para los menores. Ver Configuración General.
• Ten a mano los datos ordenados por columnas (ver Columnas). La guía Preparación de la Información ayuda a recopilarlos.

Paso a paso

1. Elige qué vas a importar

En Importar Datos verás dos botones:

• Alumnos: «Alta masiva de alumnos con sus responsables legales».
• Docentes: «Alta masiva de docentes del centro».

Debajo aparece el recordatorio «Nada se crea hasta que confirmes: primero verás la tabla completa con los errores marcados celda a celda.». Si el centro permite menores sin correo, también verás un aviso azul: «Opción activada: Puedes importar alumnos menores de edad sin especificar un correo electrónico. El sistema generará automáticamente direcciones de correo internas para estos usuarios.».

Alumnos y docentes se importan por separado. Para el personal no docente no hay importación: se invita desde Personal.

2. Elige el curso escolar

Arriba a la derecha está el desplegable Curso escolar. Hasta que no elijas uno verás «Selecciona un curso escolar: Los usuarios se darán de alta en el curso escolar que elijas arriba a la derecha. La hoja de cálculo aparecerá al seleccionarlo.».

El curso decide en qué curso se matricula o se da de alta a cada persona y, en los alumnos, si cuenta como menor o mayor de edad (ver Reglas de edad). Si cambias de curso con datos en la tabla, Amadeus vuelve a revisarla entera.

3. Rellena la tabla

Tienes tres formas de hacerlo, que se pueden combinar:

• Escribir directamente en las celdas (doble clic o empezar a escribir).
• Pegar desde Excel, Google Sheets o Numbers: copia el rango en tu hoja, haz clic en la primera celda de Amadeus y pega (Ctrl+V o Cmd+V). Si lo que pegas empieza por la fila de títulos, Amadeus la descarta sola. Pegar una sola celda sobre un rango seleccionado la repite en todo el rango, como en Excel.
• Subir CSV: elige un fichero CSV de tu ordenador. El fichero solo rellena la tabla; no se importa nada hasta que confirmes. Si la tabla ya tenía datos, te pregunta «Ya hay datos en la tabla»: Reemplazar (borra lo que hay y deja solo el fichero) o Añadir al final (conserva lo actual y añade el fichero debajo).

Al situarte en una celda verás una ayuda con el formato que se espera en esa columna. Las columnas obligatorias llevan la marca «Obligatorio».

4. Revisa las marcas

Amadeus revisa la tabla automáticamente un momento después de cada cambio (mientras tanto verás «Cambios sin validar» o «Validando…»). También puedes forzarlo con Validar. Arriba a la derecha verás el número de filas, cuántas están bien, cuántas tienen errores y cuántas tienen avisos. Ver Errores, avisos e información.

Debajo de la tabla aparece la lista de problemas («N errores», «N avisos»). «Haz clic en una línea para ir a la celda».

5. Normaliza (opcional)

Amadeus guarda los datos con un formato uniforme: nombres y apellidos con mayúscula inicial, correos en minúsculas, documentos sin guiones ni espacios y fechas como DD/MM/AAAA. Cuando lo que has escrito se va a guardar distinto, la celda muestra un triángulo azul y, al pasar por ella, «Se guardará como: …». El botón Normalizar N reescribe de golpe esas celdas con el formato final, para que veas exactamente lo que se va a guardar. No es obligatorio: si no lo pulsas, se guarda igualmente con ese formato.

6. Importa

Pulsa Importar Usuarios. Amadeus revisa la tabla una última vez:

• Si queda alguna fila con error (rojo), verás «Corrige las N filas con errores antes de importar.» y no se abre la confirmación.
• Si todo está bien, se abre Confirmar importación con el resumen: «Se van a dar de alta N alumnos en el curso escolar seleccionado.» (o docentes), «Cada usuario recibirá un correo para establecer su contraseña.», «Es todo o nada: si algo falla, no se crea ningún usuario.» y, si hay avisos, «Hay N filas con avisos. Se importarán igualmente.».

Al confirmar verás Importación completada: «Se han dado de alta N alumnos correctamente.». Pulsa Importar más para empezar otra tabla o Finalizar para volver a Importar Datos.

Si algo falla durante la importación, no se crea ningún usuario y la tabla vuelve a mostrar las celdas con problemas para que las corrijas. Si cierras la pestaña con datos sin importar, el navegador te avisa antes de salir.

Columnas

Cada columna tiene un nombre amigable (el que ves en la tabla) y un nombre corto en mayúsculas (el que lleva la cabecera de la plantilla CSV). Al subir un CSV, Amadeus reconoce las columnas por cualquiera de los dos nombres o por los nombres alternativos de la tabla, aunque estén en otro orden.

Alumnos

Docentes

En los docentes todas las columnas son obligatorias:

El botón Ayuda y atajos de teclado de la barra de herramientas muestra también esta lista de columnas, cuáles son obligatorias y los atajos de teclado.

Fechas de nacimiento

La fecha de nacimiento se lee siempre en el orden día/mes/año, como se escribe en España. Valen todas estas formas:

• 05/09/2010, 5/9/2010 o 05/09/10 (con barras, con o sin ceros, año con cuatro o dos cifras).
• 05-09-2010 o 05.09.2010 (con guiones o puntos).
• 2010-09-05 (si el año va delante, se lee año-mes-día).

Todas significan 5 de septiembre de 2010. Si la celda trae una hora detrás (por ejemplo «05/09/2010 0:00», como a veces exporta Excel), se ignora. Un año de dos cifras se entiende en el pasado: «68» es 1968.

Son error, y se marcan en rojo: una fecha que no existe (31/02/2010), una fecha futura y una fecha que no parece real (más de 120 años).

Reglas de edad de los alumnos

La edad de cada alumno se mide en el curso elegido arriba a la derecha: cuenta como mayor de edad si tenía la mayoría de edad del centro el día en que empezó ese curso o, si el curso aún no ha empezado, si la tiene hoy. Por eso un mismo alumno puede ser menor en el curso en marcha y mayor en el siguiente. Más detalles en Mayoría de edad y responsables legales.

Para dejar vacío el correo de un menor hace falta una fecha de nacimiento válida que confirme que es menor; si no, verás «Para dejar el correo vacío hace falta una fecha de nacimiento válida que confirme que es menor de edad.».

Un alumno con correo interno no puede iniciar sesión ni recibir avisos: mientras sea menor, todo lo gestiona su responsable legal. Un menor importado sin responsable legal actúa él mismo hasta que un responsable legal acepte la invitación.

Errores, avisos e información

Cada problema se pinta en la celda afectada con un color:

Mensajes frecuentes

Cargar un CSV

• Tamaño máximo: 5 MB por fichero y 1.000 filas por importación. Si tienes más alumnos, divídelos en varias importaciones.
• Separador: punto y coma, coma o tabulador. Amadeus lo detecta solo.
• Codificación: vale tanto UTF-8 como el CSV que guarda Excel en español. Amadeus lo detecta solo, así que las tildes y las eñes se leen correctamente.
• Cabeceras: se reconocen por su nombre corto, su nombre amigable o los nombres alternativos de la tabla de columnas, en cualquier orden. Si el fichero no tiene fila de títulos, las columnas se asignan por orden y verás «El fichero no tenía fila de cabeceras: las columnas se han asignado por orden.».

Tras cargar un fichero, Amadeus te dice qué ha hecho con él: cuántas filas ha cargado, qué columnas ha ignorado por no reconocerlas («Columnas ignoradas por no pertenecer al esquema: …»), qué columnas faltaban y quedan vacías («Columnas del esquema que no venían en el fichero (quedan vacías): …»), cuántas filas vacías ha omitido y cuántas ha descartado por pasar del máximo.

Si el fichero no se puede leer verás «No se ha podido leer el fichero. Comprueba que sea un CSV.»; si no trae datos, «El fichero no contiene ninguna fila con datos.»; si pesa demasiado, «El fichero supera el límite de 5 MB.».

Barra de herramientas

Después de importar

Alumnos

• Se crea la cuenta de cada alumno y una matrícula en estado Pendiente en el curso elegido. La verás en Solicitudes, donde secretaría le asigna plan de estudios y la acepta como cualquier otra solicitud.
• Cada alumno con correo recibe un correo para establecer su contraseña y completar su alta: datos de contacto, experiencia, preferencias, disponibilidad y, si el centro lo tiene activo, el Formulario de admisión. Los pasos se explican en Alta de Usuarios.
• Cada correo de responsable legal recibe una invitación para vincularse al alumno. Ver Responsables Legales.
• Los alumnos sin correo (menores con correo interno) no reciben nada: lo gestiona su responsable legal.

Docentes

• Se crea la cuenta de cada docente y aparece en Lista Docentes del curso elegido, sin cargos. Asígnale sus cargos, especialidades, asignaturas y horas editando su ficha en Docentes.
• Cada docente recibe un correo para establecer su contraseña y completar su alta. Ver Alta de Usuarios.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que descargar una plantilla antes de empezar?

No es necesario. Puedes pegar directamente desde tu hoja de cálculo o subir el CSV que ya tengas: Amadeus reconoce las columnas aunque estén en otro orden o con otros nombres. Si prefieres partir de cero, usa Plantilla vacía.

He importado y una fecha de nacimiento ha salido con el día y el mes cambiados

Amadeus lee siempre día/mes/año. Si tu fichero venía en formato mes/día/año (por ejemplo, de un sistema en inglés), corrígelo antes de importar: pasa la columna a DD/MM/AAAA. Si ya está importado, secretaría puede corregir la fecha desde el perfil del alumno: pestaña Información → Cambiar Datos Personales (ver Información).

Me pide documento a un alumno de 17 años

El documento es obligatorio si el alumno tiene la mayoría de edad del centro en el curso de la importación. Si importas al curso siguiente y ese curso aún no ha empezado, cuenta la edad de hoy; si ya ha empezado, la que tenía el día de inicio. Revisa la fecha de nacimiento y el curso elegido.

¿Puedo actualizar con la importación los datos de alumnos que ya existen?

No. La importación solo da de alta usuarios nuevos; si el correo ya existe, la fila da error. Los datos de un usuario existente se cambian desde su perfil.

¿Puedo importar responsables legales o personal no docente?

Los responsables legales se dan de alta poniendo su correo en las columnas de responsable legal de cada alumno: reciben una invitación. El personal no docente no se importa: se invita desde Personal.

Tengo más de 1.000 alumnos

Divide el fichero en varias partes de hasta 1.000 filas e impórtalas una detrás de otra.

Algunas filas tienen error y otras no. ¿Puedo importar solo las buenas?

No: es todo o nada. Corrige las filas con error o elimínalas de la tabla (puedes guardarlas antes con Descargar tabla para importarlas más tarde).

Un alumno importado dice que no le ha llegado el correo

Pídele que revise la carpeta de correo no deseado y comprueba que el correo importado es el suyo. Si estaba mal escrito, secretaría puede corregirlo desde su perfil (Configuración Administrativa → Cambiar Correo, ver Información). Si aun así no puede entrar, abre un ticket de soporte.

¿Puede importar alguien con el cargo Administrativo Acad.?

Puede ver la pantalla Importar Datos, pero no abrir la hoja de cálculo ni importar. Necesita uno de los cargos de dirección, jefatura de estudios, secretaría o jefatura administrativa.