Creación de Grupos

Creación de Grupos es la pantalla donde las matrículas aprobadas se convierten en grupos. Para cada asignatura o especialidad muestra cuántas horas del profesorado están ya ocupadas por grupos, cuántas harán falta para los alumnos que aún no tienen grupo y cuántas horas libres le quedan al profesorado que puede impartirla. Desde ella se reparten los alumnos en grupos, se crean grupos nuevos, se asigna profesor a los grupos individuales y se combinan planes de estudios.

A esta medida de horas ocupadas y libres se la llama a veces cupo. En algunas cabeceras de la pantalla verás el título «Cuota»: es la misma sección.

Dónde está y quién la usa

• Menú lateral: Grupos → Creación de Grupos.
• La usan dirección, jefatura de estudios, secretaría, jefatura administrativa y administración académica. El profesorado, el alumnado y las familias no tienen acceso.
• Eliminar todos los grupos solo lo pueden hacer dirección, jefatura de estudios, secretaría y jefatura administrativa. Administración académica no ve esa opción.
• Trabaja con el curso seleccionado en la cabecera. Solo se pueden crear o cambiar grupos en el curso activo o en uno posterior; en un curso pasado la pantalla es de consulta.
• No tiene versión para el móvil: en el teléfono se muestra la versión de escritorio.

Creación de Grupos no envía avisos ni correos: ni al crear grupos, ni al meter alumnos, ni al asignar profesorado.

Antes de empezar

Para que los números tengan sentido:

• Los planes de estudios deben estar configurados, con las horas semanales, las clases a la semana y el ratio (alumnos por grupo) de cada asignatura (ver Planes de estudios).
• Las matrículas deben estar aprobadas. Solo cuentan las asignaturas activas de una matrícula aprobada (ver Solicitudes).
• Cada docente debe tener en su ficha de RR.HH. las horas de Impartición de Asignaturas y las especialidades o asignaturas que imparte (ver Docentes). Si nadie declara una asignatura, nadie aparece para impartirla y sus horas disponibles son cero.

Pantalla principal

La pantalla tiene dos pestañas, Especialidades y Asignaturas, y un buscador por nombre que no distingue acentos ni mayúsculas. La pestaña elegida se recuerda para la próxima vez.

• Especialidades lista las especialidades que forman parte de algún plan de estudios (por ejemplo, Piano o Violín). Cada especialidad agrupa sus dos asignaturas: la individual y la colectiva.
• Asignaturas lista las asignaturas sueltas, que no pertenecen a ninguna especialidad (por ejemplo, Lenguaje Musical o Coro).

Cada fila muestra:

La etiqueta Pendientes significa que hay alumnos con la matrícula aprobada sin grupo (en una asignatura colectiva) o con su grupo individual todavía sin profesor. Si hay alguno en cualquier fila, arriba aparece el aviso «Hay alumnos sin grupo asignado»: «Algunos alumnos, con la matrícula ya aprobada, no tienen grupo asignado de especialidad o asignatura. Asegúrate de asignarles un grupo para que puedan acceder a las clases y a los recursos de la plataforma.»

Si no hay planes de estudios en el curso, verás «No hay planes de estudios para ninguna asignatura/especialidad.»

Pulsa una fila para ver el detalle de esa especialidad o asignatura.

Detalle de una especialidad o asignatura

Los tres marcadores de horas

Las horas libres de cada docente son sus horas de Impartición de Asignaturas (RR.HH.) menos las horas de todas las clases a las que ya está asignado, como profesor principal o secundario y de cualquier asignatura. Las guardias, tutorías y cargos no cuentan.

Como un mismo docente puede impartir varias asignaturas, la pantalla lo avisa: «La disponibilidad se calcula en base a las horas de los profesores que pueden impartir la asignatura. Si un mismo profesor imparte varias asignaturas o especialidades, repercutirá en la disponibilidad del resto.» Ejemplo: si Ana da Piano y Lenguaje Musical, las horas que Lenguaje Musical necesita se reservan primero, y Piano puede ver menos horas disponibles aunque nadie haya creado nada en Piano. Las asignaturas con menos docentes posibles reservan antes.

Pestañas Colectivos e Individuales

En una especialidad hay dos pestañas: Colectivos (la asignatura colectiva de la especialidad) e Individuales (la asignatura individual). En una asignatura suelta solo hay una lista.

La lista de planes de estudios

Debajo aparece una fila por cada grupo de planes con columnas Curso/Grado, Ocupación horaria e Información:

• Curso/Grado: el curso y el grado, por ejemplo «2º Grado Elemental».
• Los planes del mismo grado y curso que tienen las mismas propiedades para esa asignatura (horas semanales, clases a la semana y ratio) se juntan solos en una misma fila. Lo indica el icono «Planes de estudios auto-agrupados con las mismas propiedades». Comparten grupos sin necesidad de combinarlos.
• Si la fila tiene planes combinados, aparecen listados debajo.
• La barra de ocupación compara las horas de los grupos de esa fila con las horas disponibles de toda la asignatura.
• El icono de información muestra Horas de clase semanales, Clases a la semana, Ratio de alumnos, Alumnos matriculados y Alumnos sin grupo (colectivas) o Alumnos sin profesor (individuales).
• La etiqueta Pendientes indica que esa fila tiene alumnos por colocar.

En la pestaña Individuales hay una fila por plan: las asignaturas individuales nunca se agrupan ni se combinan.

Pulsa una fila para gestionar sus grupos.

Gestionar una fila: las cuatro pestañas

Arriba aparece un submenú con Volver y cuatro pestañas. Sus nombres cambian según la asignatura sea colectiva o individual:

Repartir alumnos en grupos colectivos

Auto-Asignar Alumnos

En la pestaña Alumnos sin asignar, pulsa Auto-Asignar Alumnos. Se reparten todos los alumnos sin asignar de la fila, aunque hayas filtrado la lista con el buscador.

Si la fila aún no tiene grupos:

1. El diálogo avisa: «En este proceso se crearán grupos para los alumnos sin asignar.»
2. Elige cómo se asignan los profesores. La opción Auto-Asignar aparece desactivada y no se puede elegir. Elige Asignar manualmente («Asignar manualmente a cada grupo un profesor.») y pulsa Continuar.
3. Amadeus calcula cuántos grupos hacen falta según el ratio y reparte a los alumnos de forma equilibrada. Ejemplo: 23 alumnos con ratio 10 dan 3 grupos (A, B y C) de 8, 8 y 7 alumnos.
4. Se abre la pantalla Asignación Manual de Profesores (ver más abajo). Los grupos no se crean hasta que pulsas Crear Grupos en esa pantalla.

Si la fila ya tiene grupos, el diálogo ofrece dos opciones:

Al terminar vuelves a la pestaña Grupos con el mensaje «Grupos creados correctamente».

Para formar los grupos, Amadeus tiene en cuenta la disponibilidad horaria que el alumno indicó al registrarse: quienes indicaron disponibilidad hasta más tarde van a las últimas letras, y quienes la tienen más temprano o no la indicaron, a las primeras. Después puedes mover a cualquier alumno a mano.

Asignación Manual de Profesores

Esta pantalla aparece después de Auto-Asignar cuando se van a crear grupos nuevos:

• Arriba, dos tarjetas con las Horas de clase semanales y las Clases a la semana que tendrá cada grupo.
• Una tarjeta por cada grupo nuevo (letra y número de alumnos) con un desplegable de profesor. Por defecto, Sin profesor.
• En el desplegable aparecen los docentes que pueden impartir la asignatura y tienen horas libres suficientes, con sus horas disponibles. Al elegir un docente para un grupo, sus horas se descuentan al momento; si ya no le llegan para otro grupo, aparece desactivado.
• Puedes dejar grupos sin profesor y asignarlo después.
• Pulsa Crear Grupos para crearlos. El docente elegido queda como profesor principal de todas las clases semanales del grupo.

Si un docente no tiene horas suficientes, verás el error «El profesor no tiene suficientes horas disponibles para impartir la asignatura» y no se crea ningún grupo.

Meter a un alumno concreto en un grupo

Cuando la fila ya tiene grupos, cada alumno de Alumnos sin asignar tiene un botón para asignarlo. Se abre Añadir alumno a grupo: elige el grupo y pulsa Añadir. No se comprueba el ratio: puedes superar el máximo de alumnos por grupo.

Crear un grupo vacío

En la pestaña Grupos, pulsa el botón +. Se abre Crear grupo:

1. El diálogo indica «La letra del nuevo grupo será la: X» (la siguiente a la última; la primera es la A; después de la Z viene la AA).
2. Elige Sin Profesor («Crea el grupo sin asignar un profesor a sus clases semanales.») o Asignando Profesor («Asigna el profesor principal del grupo:») y selecciona un docente. Los que no tienen horas suficientes aparecen desactivados.
3. Pulsa Crear. Verás «Grupo creado correctamente».

La pestaña Grupos

Cada grupo aparece en una tarjeta con su letra, su profesorado (o «No asignado») y su número de alumnos («Estudiante/s»). Pulsa una tarjeta para abrir el panel del grupo. Si aún no hay grupos: «Aún no hay grupos creados».

La sección Alumnos en Otros Grupos aparece cuando alumnos de esta fila se han metido a mano en grupos de otro plan de estudios sin combinar los planes: «Al añadir alumnos manualmente a grupos de otros Planes de Estudios, sin estar estos combinados, desde esta sección podrás acceder a dichos grupos.»

Grupos individuales

Se crean solos al aprobar la matrícula

Cuando se aprueba una matrícula, Amadeus crea un grupo individual por cada asignatura individual del alumno: un alumno, sin profesor, con el nombre del alumno como identificador del grupo. No hace falta crearlos a mano.

Si un alumno se queda sin grupo individual (por ejemplo, porque se borraron los grupos), aparece la banda roja Alumnos sin grupo creado, que pide crear un grupo para poder asignarles un profesor. Su botón Crear grupo lleva a Información, donde Crear grupos individuales («Hay alumnos sin grupo individual creado») crea los que falten. El diálogo explica: «Al crear los grupos individuales, podrás asignarle un profesor a cada alumno y comenzar a configurar su horario, eventos, anuncios, etc.»

Asignar profesor a un alumno

1. Entra en la fila de la pestaña Individuales y abre Alumnos sin profesor.
2. Pulsa el botón del alumno. Se abre Añadir alumno a profesor, con la duración de la clase («La duración de la clase es de X Hr. y Y Min.») y la lista de docentes con sus horas disponibles.
3. Elige el docente y pulsa Añadir. Queda como profesor principal de todas las clases semanales de ese alumno.

En la pestaña Profesores ves, por cada docente, los alumnos individuales que ya tiene en esa asignatura («Este profesor aún no tiene asignada ninguna clase individual de esta especialidad.» si no tiene ninguno).

Para cambiar más adelante el profesor de un grupo individual, usa la pestaña Miembros del panel del grupo.

Combinar planes de estudios

Combinar sirve para que alumnos de planes de estudios distintos (por ejemplo, 1º de Grado Elemental y 1º de Grado Profesional) compartan los mismos grupos de una asignatura colectiva, aunque en sus planes tenga propiedades distintas. Los planes del mismo grado y curso con las mismas propiedades ya se juntan solos y no hace falta combinarlos.

El botón Combinar Planes aparece en el detalle de la asignatura cuando: estás en la pestaña Colectivos, el curso se puede modificar, hay filas y tienes permiso para gestionar grupos. Las asignaturas individuales no se pueden combinar.

1. Pulsa Combinar Planes. Verás un aviso: «Solo podrás combinar planes de estudio que no hayan sido combinados previamente». Las filas que ya tienen combinación no aparecen; para recombinarlas, primero hay que descombinarlas.
2. Marca dos o más filas.
3. Pulsa Combinar Planes de Estudio. Se abre Seleccionar Propiedades: elige la fila cuyas propiedades (horas semanales, clases a la semana y ratio) se conservarán.
4. Lee el aviso: «Ten en cuenta que si hubiera grupos, en el plan que no selecciones, se ELIMINARAN AUTOMÁTICAMENTE. Podrás volver a asignar a los alumnos desde la creación de grupos.»
5. Pulsa Combinar. Verás «Planes de estudios combinados correctamente».

Qué pasa al combinar:

• Los grupos de las filas que no elegiste se borran, con sus clases y lo que cuelgue de ellas. Sus alumnos vuelven a Alumnos sin asignar de la fila combinada.
• Los grupos de la fila elegida se conservan. Los alumnos de todos los planes combinados comparten esos grupos y su repositorio.
• Los grupos nuevos de la fila combinada se crean con las propiedades de la fila elegida.

Descombinar

En la pestaña Información de una fila combinada, el bloque Planes de estudios agrupados tiene el botón Descombinar Planes. Pide confirmación: «¿Estás seguro de descombinar estos planes?» con el aviso «Esta acción es irreversible. Ten en cuenta que se borraran todos los grupos y anotaciones de este plan de estudios combinados.»

Al descombinar se borran todos los grupos de la fila, también los del plan que se había conservado, y todos sus alumnos quedan sin grupo. Después tendrás que volver a crear los grupos y a poner su horario.

La pestaña Información

Eliminar todos los grupos pide confirmación: «¿Estás seguro de que deseas eliminar todos los grupos de este plan de estudios? Esta acción es irreversible.» En una asignatura colectiva borra los grupos de la fila (no los de «Alumnos en Otros Grupos»); en una individual, el grupo de cada alumno de la fila. Los alumnos quedan sin grupo y se borran las clases de esos grupos.

Después de crear los grupos

• Cada grupo nace con sus clases semanales sin horario. El siguiente paso es Creación de Horarios.
• Los grupos toman del plan las horas semanales, las clases a la semana y el ratio al crearse. Si después cambias el plan, los grupos ya creados no cambian.
• Para añadir o quitar alumnos o profesores de un grupo concreto, o cambiar su profesor principal, usa la pestaña Miembros del panel del grupo.

Consejos

• Revisa las horas de RR.HH. antes de crear grupos. Si «Disponibles» sale a cero, lo normal es que falten horas de Impartición de Asignaturas o que ningún docente tenga declarada esa asignatura o especialidad.
• Combina antes de crear grupos. Combinar borra los grupos de los planes que no se conservan; si lo haces al principio, no pierdes horarios ya puestos.
• Usa «Manteniendo grupos» para altas a mitad de curso, cuando no quieres abrir un grupo nuevo por pocos alumnos.
• No descombines con el curso en marcha salvo que estés seguro: borra todos los grupos de la fila y lo que cuelga de ellos.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre las pestañas Especialidades y Asignaturas?

Especialidades muestra cada especialidad (Piano, Violín…) con sus dos asignaturas, la individual y la colectiva. Asignaturas muestra las asignaturas que no pertenecen a ninguna especialidad.

¿Por qué «Disponibles» ha bajado en una asignatura en la que no he tocado nada?

Porque sus docentes también imparten otras asignaturas, y esas otras han reservado horas (por grupos sin profesor o por alumnos pendientes). Las horas libres de un docente se reparten entre todo lo que puede impartir.

Auto-Asignar no me deja continuar.

Al crear grupos hay que elegir Asignar manualmente en el tipo de asignación de profesores: la opción Auto-Asignar aparece desactivada y no se puede usar.

¿Puedo superar el ratio de un grupo?

Sí. Con «Manteniendo grupos», al meter un alumno a mano o desde la pestaña Miembros del grupo se puede superar el número máximo de alumnos por grupo. El ratio solo se usa para calcular cuántos grupos hacen falta.

¿Cómo asigno o cambio el profesor de un grupo ya creado?

En el panel del grupo, pestaña Miembros: añade un profesor o cambia el profesor principal. Para cambiar el profesor de una sola clase semanal, abre la clase en la pestaña Clases. En los dos casos el docente necesita horas disponibles suficientes.

He reactivado una asignatura cancelada y el alumno no está en su grupo.

Al cancelar o convalidar una asignatura el alumno sale del grupo. Al reactivarla, el grupo individual se vuelve a crear solo, pero en las colectivas hay que volver a meterlo: aparecerá en Alumnos sin asignar.

¿Llega algún aviso a las familias o al profesorado al crear grupos?

No. Creación de Grupos no envía notificaciones ni correos. Los avisos llegan después, cuando se mueven, cancelan o añaden clases o se publican anuncios en el grupo.