Cobros puntuales y tasa de matrícula

Un cobro puntual es un importe que el centro cobra una sola vez, sin esperar a la cuota mensual: una excursión, un material, un alquiler, un examen… La tasa de matrícula es también un cobro puntual, ligado a la matrícula del alumno.

No hay un menú propio de cobros: un cobro puntual es un ingreso a nombre de un usuario. Se crea y se gestiona en Finanzas → Ingresos, nace como recibo (que se puede convertir en factura) y, por debajo, la familia lo ve como un cobro pendiente que puede pagar.

Quién lo gestiona: quien tiene acceso a Finanzas → Ingresos (por defecto dirección, jefatura de estudios, secretaría y jefatura administrativa). La tasa de matrícula se gestiona también desde la solicitud de matrícula, por quien puede gestionar solicitudes.

Quién lo paga: el usuario a cuyo nombre está el cobro, su responsable pagador o, para un alumno, su primer responsable legal del curso.

Formas de cobrar

Forma	Cómo funciona	Requisitos
Tarjeta, en línea	La familia paga desde su Panel de Usuario con el botón Pagar ahora. Es inmediato: el cobro queda pagado al volver del pago.	El centro ha conectado su propia cuenta de Stripe en Configuración → Integraciones. El dinero entra en esa cuenta y la comisión de Stripe es la de la cuenta del centro. Solo desde ordenador.
Domiciliación bancaria	Secretaría incluye el ingreso en una remesa SEPA desde Finanzas → Ingresos. Al generar la remesa, el ingreso pasa a Pagado.	El receptor paga por domiciliación y tiene IBAN. El centro tiene su ID de Acreedor configurado.
En el centro	La familia paga en metálico, por TPV o por transferencia, y secretaría cambia el estado del ingreso a Pagado.	Ninguno.

Sin Stripe conectado, los cobros no aparecen en el Panel de Usuario y nunca bloquean el acceso: la familia recibe el aviso, ve el recibo en su perfil y paga por domiciliación o en el centro.

Crear un cobro puntual

Entra en Finanzas → Ingresos y pulsa el botón +.
En Seleccione Receptor, elige la pestaña Usuarios y busca por nombre o documento.
- Solo aparecen personas mayores de edad en el curso seleccionado con su documento y su dirección completos. Para cobrar algo a un menor, elige a su tutor como receptor.
- Si eliges la pestaña Contactos (empresas o personas externas), el ingreso no genera cobro en la app: se cobra fuera y se marca como pagado.
Rellena los datos generales:
- Descripción (obligatoria): es el concepto que verá la familia en el aviso, en el Panel de Usuario y en el recibo.
- Categoría (opcional): Material, Donaciones, Subvenciones, Merchandising, Alquileres u Otros.
- Fecha de Vencimiento: viene rellena según los días de vencimiento por defecto del centro. Aparece en el documento.
- Estado: normalmente Emitido. Si ya te lo han pagado, puedes crearlo directamente como Pagado (entonces no se avisa a la familia).
Añade las líneas del recibo (hasta 12): Concepto, Descripción, Cantidad, Precio ud. (€), Descuento (%), impuesto (IVA, IPSI o IGIC según el centro, con opciones exentas), Rec. Eq. y Ret. IRPF. Abajo ves la Base imponible, los impuestos y el Total, que es lo que se cobrará.
Cobro bloqueante: actívalo si el usuario no debe poder entrar en Amadeus hasta pagarlo. Solo aparece si el receptor es un usuario y el centro tiene Stripe conectado. Ver Cobro bloqueante.
Pulsa Crear Recibo.

El total tiene que ser mayor que 0 €. El detalle de todos los campos, impuestos y acciones está en Ingresos.

Qué pasa al crearlo

Se crea un recibo en estado Emitido en la lista de Ingresos.
El responsable pagador del receptor (normalmente el propio receptor) recibe la notificación «Tienes un nuevo cobro pendiente: descripción». Al pulsarla va a su Panel de Usuario.
Nada se comunica a Hacienda. Si se necesita factura, se convierte después (ver Recibos y facturas).

Cómo lo ve y lo paga la familia

Con Stripe conectado:

En el Panel de Usuario aparece el bloque «Tienes cobros pendientes», con cada cobro (concepto e importe), el «Total a pagar» y los que son bloqueantes marcados como «Cobro bloqueante». Un tutor ve también los cobros de sus hijos.
Pulsa Pagar ahora. Se abre el Resumen del pago (Base imponible, Impuestos, Total).
Pulsa Pagar con Stripe y completa el pago con tarjeta en la pasarela segura.
Al volver, el cobro queda pagado: el ingreso pasa a Pagado, desaparece del panel y se recibe la notificación «Tu pago de descripción se ha completado correctamente».

Si quien mira el panel no es quien paga ese cobro, verá «Este cobro lo paga otra persona.» en lugar del botón. En la app móvil los cobros se ven, pero para pagar hay que entrar desde un ordenador («Para pagar, entra en Amadeus desde un ordenador.»).

Sin Stripe conectado: la familia recibe la notificación y ve el recibo en su perfil, pestaña Finanzas, en «Mis facturas y recibos». Paga por domiciliación o en el centro, y secretaría lo marca como pagado.

En los dos casos, el recibo se puede ver, descargar y, si el centro usa VeriFactu, convertir en factura desde Perfil → Finanzas. Ver Perfil → Finanzas y Panel de Usuario.

Cobro bloqueante

Un cobro bloqueante impide entrar en Amadeus hasta que se paga: al iniciar sesión, la persona se queda en su Panel de Usuario con el cobro para pagar.

Solo bloquea si el centro tiene Stripe conectado, porque solo entonces se puede pagar al momento. Sin pasarela no bloquea a nadie.
Solo bloquea a quien puede pagarlo: el usuario a cuyo nombre está, su responsable pagador o su primer responsable legal del curso.
No bloquea si el pagador paga por domiciliación bancaria: el centro lo cobrará por remesa. El cobro sigue apareciendo en el panel, con la opción de pagarlo con tarjeta si quiere.
Se puede activar o desactivar al crear o editar el ingreso (interruptor Cobro bloqueante). En el detalle del ingreso aparece la etiqueta «Cobro bloqueante».

Gestionar un cobro después de crearlo

Todo se hace en Finanzas → Ingresos, botón Gestionar de la fila:

Quiero…	Cómo	Efecto en el cobro
Registrar que ya lo han pagado	Chip de Estado → Pagado.	El cobro queda pagado y desaparece del Panel de Usuario. Si es una tasa de matrícula, la matrícula se activa (ver abajo). El pagador recibe el aviso de pago completado.
Deshacer un «Pagado» puesto por error	Chip de Estado → Emitido o Impagado.	El cobro se reabre: vuelve a aparecer para pagar (y a bloquear si es bloqueante). Si el dinero sí se había cobrado, no lo hagas: la familia podría pagar dos veces. Una matrícula ya activada no se desactiva.
Cambiar el importe, las líneas o la descripción	Editar (solo mientras sea recibo).	El importe a pagar se actualiza. El receptor no se puede cambiar: para cobrar a otra persona, elimina el recibo y crea uno nuevo.
No cobrarlo (condonarlo)	Eliminar (solo si es recibo).	Se borran el recibo y el cobro de forma definitiva. Si era una tasa de matrícula con la matrícula ya confirmada, la matrícula se activa.
Emitir factura	Convertir a factura.	El cobro sigue pudiéndose pagar igual. Desde entonces el documento no se edita ni se elimina.
Anular una factura	Anular.	Si aún no estaba pagado, deja de poder pagarse. La factura anulada conserva su número.

La tasa de matrícula

La tasa de matrícula es un cobro puntual ligado a la matrícula del alumno. Mientras no se paga (o se condona), la matrícula no pasa a activa.

Dónde se define

En cada plan de estudios, campo Tasa de matriculación. Es el total que paga la familia (impuestos incluidos si los hay); el desglose fiscal se calcula solo según el régimen de impuestos del centro. Si es 0, no hay tasa. No hace falta tener Stripe para fijarla. Ver Planes de estudios.

El recorrido paso a paso

Secretaría acepta la solicitud (Solicitudes). Si el plan tiene tasa, se crea automáticamente su recibo en Finanzas → Ingresos, como cobro bloqueante. Si se usa la selección avanzada con varios planes, el importe es la suma de sus tasas.
La familia todavía no puede pagarla. El cobro queda en espera hasta que se complete la matrícula: «No se le pedirá al alumno el pago de la tasa hasta que complete su matrícula.».
El alumno (o su responsable legal, si es menor) completa la segunda fase de la matrícula. Ver Completar la matrícula. En su Panel de Usuario verá «Matrícula confirmada. Pendiente de pagar la tasa de matrícula para activarla.».
Se paga la tasa:
- con tarjeta desde el Panel de Usuario, si el centro tiene Stripe conectado;
- o en el centro (o por domiciliación), y secretaría la marca como pagada.
La matrícula pasa a activa automáticamente, y quien actúa por el alumno recibe el correo de matrícula aceptada.

Si secretaría marca la tasa como pagada antes de que se complete la segunda fase, el pago queda registrado y la matrícula se activa en cuanto la familia termine la segunda fase.

Gestionar la tasa desde la solicitud

En la solicitud de matrícula, la sección Tasa de matrícula muestra el importe y si está Pagada o pendiente, con el botón Gestionar. Si la matrícula no tiene tasa verás «Sin Tasa de Matrícula» y, con la solicitud aceptada, el botón Añadir tasa de matrícula.

La ventana Gestionar tasa de matrícula permite:

Cambiar el estado del recibo (Emitido, Pagado, Impagado) sin salir de la solicitud. Marcarla como Pagado activa la matrícula, igual que si se hubiera pagado en línea.
Ver en Ingresos: abre el recibo en Finanzas → Ingresos en una pestaña nueva (necesitas acceso a Ingresos).
Cambiar el importe: descripción, precio, descuento e impuestos, y el interruptor Cobro bloqueante si el centro tiene Stripe. El total tiene que ser mayor que 0 €.

Si la tasa ya está pagada o es factura, el importe queda bloqueado («La tasa ya está pagada o facturada. Si necesitas modificarla, puedes hacerlo desde Finanzas.»). El estado de una tasa pagada todavía se puede cambiar desde aquí mientras sea recibo; si ya es factura o está anulada, solo se gestiona desde Ingresos.

Condonar la tasa

Para que el alumno no pague la tasa, elimina su recibo en Finanzas → Ingresos (Gestionar → Eliminar). Si la segunda fase ya estaba completa, la matrícula se activa en ese momento. No se puede dejar la tasa a 0 €.

Qué pasa si la solicitud se deniega, se cancela o vuelve a pendiente

Si la tasa no estaba pagada, su recibo se elimina automáticamente. Si ya estaba pagada, se conserva como registro del cobro.

Activar la matrícula a mano

Activar matrícula no está disponible mientras haya una tasa pendiente de cobro: márcala como pagada o elimínala primero.

Notificaciones

Cuándo	Mensaje	A quién
Se crea un ingreso a un usuario desde Finanzas → Ingresos (salvo si se crea ya Pagado)	«Tienes un nuevo cobro pendiente: descripción»	El responsable pagador del receptor.
Se paga un cobro (con tarjeta, por remesa o marcándolo como pagado)	«Tu pago de descripción se ha completado correctamente»	El responsable pagador y, si pagó otra persona, también quien pagó.
Se activa la matrícula al pagar o condonar la tasa	Correo de matrícula aceptada.	El alumno si es mayor de edad en ese curso; si es menor, su responsable legal.

Preguntas frecuentes

No encuentro el menú «Cobros puntuales»

No existe. Los cobros puntuales se crean y gestionan en Finanzas → Ingresos, eligiendo un usuario como receptor.

¿Por qué no aparece un alumno en la pestaña Usuarios al crear el ingreso?

Porque es menor de edad en el curso seleccionado o le falta el documento o la dirección. Para cobrar algo a un menor, elige a su tutor como receptor.

No veo el interruptor «Cobro bloqueante»

Solo aparece si el receptor es un usuario y el centro tiene conectada su cuenta de Stripe en Configuración → Integraciones.

Una familia no puede entrar en Amadeus por un cobro

Tiene un cobro bloqueante pendiente. Puede pagarlo con Pagar ahora desde el Panel de Usuario (en ordenador). Si paga en el centro, marca el ingreso como Pagado y podrá entrar.

La familia dice que no ve el cobro en su Panel de Usuario

Si el centro no tiene Stripe conectado, los cobros no se muestran en el panel: la familia lo ve en su perfil, pestaña Finanzas, y lo paga en el centro o por domiciliación. Si es una tasa de matrícula, no se muestra hasta que se completa la segunda fase de la matrícula.

La matrícula sigue sin activarse aunque la familia completó todo

Falta pagar la tasa de matrícula. Comprueba su estado en la solicitud o en Ingresos: cuando pase a Pagado (o elimines el recibo para condonarla), la matrícula se activa.

¿Se puede cobrar un cobro puntual dentro de la cuota mensual?

No: son independientes. Si prefieres cobrarlo en la cuota, crea una tasa puntual y asígnala al alumno; se sumará a su siguiente cuota. Ver Tasas.

¿Cómo devuelvo un pago con tarjeta?

Las devoluciones se hacen desde el panel de Stripe del centro. Después, refleja el cambio en Finanzas → Ingresos.