Finanzas

El módulo de Finanzas reúne todo el dinero del centro: lo que cobra al alumnado y a las familias (cuotas mensuales, cobros puntuales, tasa de matrícula), lo que paga (gastos y nóminas) y el balance de lo realmente cobrado y pagado.

Dónde está: menú lateral Finanzas. Se usa desde el ordenador: Finanzas no aparece en el menú de la app móvil.

Quién lo usa: por defecto, dirección, jefatura de estudios, secretaría y jefatura administrativa. El resto de roles (profesorado, personal, alumnado y familias) no ve este menú. Finanzas está en todos los centros: cada centro decide cuánto lo usa con sus propios ajustes (los métodos de pago que ofrece, el aviso de las cuotas, los precios y la tasa de matrícula de sus planes). Si tu centro todavía no va a cobrar con Amadeus, ver Si el centro todavía no va a cobrar con Amadeus.

Qué ven las familias y el alumnado: su parte económica está en su perfil, pestaña Económico: la próxima cuota, el histórico de cuotas, «Recibos a tu nombre» (todo lo emitido a su nombre, de cualquier alumno), aplazar pagos, cambiar el responsable pagador y el método de pago. El profesorado y el personal ven ahí también «Mis nóminas». Ver Perfil → Finanzas.

Secciones

Menú	Para qué sirve
Balance de cuentas	Ingresos, gastos y beneficio del periodo que elijas (curso, trimestre o rango de meses), con su reparto por categorías. Solo suma lo cobrado y lo pagado. Desde su barra lateral se gestionan también Contactos, Tasas, Descuentos y Campos personalizados, y se descargan el informe PDF y los documentos del mes.
Cuotas	Las cuotas mensuales de cada alumno, mes a mes: generarlas, revisarlas, editarlas, notificarlas a las familias, marcarlas como pagadas, borrarlas o restaurarlas, convertirlas en factura y cobrarlas con una remesa SEPA.
Ingresos	Todo lo que se cobra fuera de la cuota mensual: recibos a un usuario o a un contacto externo, con sus líneas e impuestos. Un ingreso a un usuario es un cobro que la familia puede pagar en línea. También se remesan por SEPA.
Cobros puntuales y tasa de matrícula	Cómo funciona un cobro puntual (aviso, pago con tarjeta, cobro bloqueante) y la tasa de matrícula, de principio a fin.
Nóminas	Las nóminas del profesorado y del personal, una por persona y mes, con su PDF.
Gastos	Los gastos del centro y los gastos recurrentes que se apuntan solos cada mes.

Cómo cobra el centro

El centro cobra por dos vías:

La cuota mensual. Cada mes Amadeus genera una cuota por alumno con sus asignaturas, las tasas y los descuentos que tenga asignados. Se cobra con una remesa SEPA (domiciliación bancaria) o, si la familia paga de otra forma (metálico, transferencia, TPV…), marcándola como pagada. Ver Cuotas.
El cobro puntual. Un importe suelto que no espera a la cuota del mes: una excursión, un material, el alquiler de un instrumento o la tasa de matrícula. Se crea como un ingreso a nombre de un usuario y se cobra con tarjeta desde la app (si el centro ha conectado su Stripe), por remesa SEPA o en el propio centro. Ver Cobros puntuales y tasa de matrícula.

Los métodos de pago que pueden elegir las familias (domiciliación bancaria, metálico, transferencia bancaria, TPV, otro) los decide el centro en la configuración.

Recibos y facturas

En Amadeus todo documento de cobro nace como recibo: una cuota mensual, un ingreso o la tasa de matrícula. Un recibo es un documento interno: no lleva número de factura y no se comunica a Hacienda. Generarlo, remesarlo o marcarlo como pagado no declara nada.

Si el centro tiene activada la facturación VeriFactu, cualquier recibo emitido se puede convertir en factura con la acción Convertir a factura:

Recibe el siguiente número de su serie: las facturas de Ingresos y las de Cuotas llevan cada una su propia numeración correlativa por año (por ejemplo, IN260001 o MQ260001).
Se registra en la AEAT en ese momento. Si la AEAT no la acepta, el documento sigue siendo un recibo.
No se puede deshacer. Una factura ya no se edita ni se borra: solo se anula. Al anularla conserva su número y la anulación también se comunica a la AEAT.
La factura sale a nombre de la persona a la que se emitió el recibo, aunque después haya cambiado quién paga. El receptor tiene que tener su NIF o documento.
Un menor de edad nunca paga ni recibe recibos o facturas a su nombre: lo paga siempre un adulto, el propio alumno si es mayor de edad o su responsable legal.
La puede pedir secretaría desde Finanzas o la persona a cuyo nombre se emitió, desde su perfil (Perfil → Económico → Convertir a factura, también en «Recibos a tu nombre»).
No se envía ningún aviso ni correo al convertir o anular una factura.

No existen las facturas rectificativas. Si una factura está mal, se anula y se emite un documento nuevo con los datos correctos.

Mientras sea un recibo, el documento se puede corregir: un ingreso se edita o se elimina; una cuota se edita. Ver los detalles en Ingresos y Cuotas.

Configuración relacionada

Configuración → Finanzas: datos fiscales del centro, IBAN e ID de Acreedor (sin los dos no se generan remesas SEPA), régimen de impuestos (IVA, IPSI o IGIC) y días de vencimiento por defecto de los ingresos. Ver Configuración Económica.
Configuración → Personalizar → Finanzas: métodos de pago permitidos, cuotas mensuales para profesorado y personal, el Aviso de las cuotas (automático al generarlas o manual, cuando el centro las notifica: ver Aviso de las cuotas) y qué hacer con tasas y descuentos al cancelar una matrícula.
Configuración → Plantillas de Cuotas: tasas y descuentos que reciben automáticamente los usuarios nuevos según su rol.
Configuración → Integraciones: conectar la cuenta de Stripe del centro para cobrar con tarjeta. Ver Integraciones.
La tasa de matrícula se define en cada plan de estudios. Ver Planes de estudios.

Listados e informes

Los listados de datos económicos (ingresos, gastos, gastos recurrentes, cuotas mensuales, fichas de cuotas, tasas, descuentos, nóminas y contactos) se sacan desde Centro → Informes, donde eliges columnas, filtros y formato (CSV o PDF). Ver Informes.

Además, en el Balance de cuentas tienes el informe PDF del periodo y la descarga mensual de facturas en un archivo ZIP.

Preguntas frecuentes

No veo el menú Finanzas

Solo lo ven dirección, jefatura de estudios, secretaría y jefatura administrativa. Tampoco aparece en el menú de la app móvil: entra desde un ordenador.

¿Se envía algo a Hacienda al generar una cuota o crear un ingreso?

No. Todo nace como recibo. Solo se comunica a la AEAT lo que alguien convierte en factura con Convertir a factura.

¿Cómo corrijo una factura que está mal?

Las facturas no se editan ni se rectifican: anúlala (conserva su número y la anulación se comunica a la AEAT) y emite un documento nuevo con los datos correctos.

¿Dónde ve una familia lo que tiene que pagar?

En su perfil, pestaña Económico (Finanzas del perfil), y en su Panel de Usuario si tiene cobros pendientes que pueda pagar en línea.