Configuración General
El bloque General de Configuración reúne la información del centro y las opciones que cambian el comportamiento de Amadeus. Tiene cinco tarjetas:
- Básico: los datos identificativos del centro.
- Organigrama: consulta de cargos, roles y permisos.
- Legal: los documentos legales que firman los usuarios.
- Finanzas: datos de facturación y de cobro (se explica en Configuración Económica).
- Personalizar: la página «Personalizar Amadeus», con todas las opciones de comportamiento.
Dónde está: engranaje de la cabecera → Configuración del Centro → bloque General.
Quién puede usarlo: por defecto, Director, Jefe de Estudios, Secretario y Jefe Administrativo pueden ver y cambiar todo. El Administrativo Acad. puede verlo todo y guardar Personalizar (incluidos el formulario de admisión y los plazos de pago), pero no editar Básico ni Legal.
Básico
La pantalla Información Básica muestra los datos del centro. Amadeus los usa para identificar al centro en la plataforma, en los correos y notificaciones y en los documentos que genera, así que conviene tenerlos siempre al día.
| Campo | Para qué se usa |
|---|---|
| Logo | Imagen del centro. Se muestra en la plataforma y en la cabecera de los PDF que genera Amadeus. |
| Nombre del centro | El nombre que se muestra en la plataforma, en los correos, en las notificaciones y en la documentación oficial. |
| NIF del Centro | Número de identificación fiscal. Al escribirlo se pasa a mayúsculas y se quitan espacios, guiones y otros símbolos. |
| Código postal, País, Ciudad | Ubicación del centro. |
| Dirección Física del Centro | Dirección postal completa. |
| Correo de contacto del centro, usado en los comunicados oficiales de la plataforma. Aparece al pie de los correos que envía Amadeus si está activada la opción «Mostrar correo electrónico del centro en comunicaciones» (ver Personalizar → General). | |
| Dirección URL de la página web | Web del centro (opcional). Debe ser una dirección completa, por ejemplo https://www.miescuela.es. |
| Teléfono del Centro | Teléfono con su prefijo internacional. Aparece al pie de los correos si está activada la opción «Mostrar teléfono del centro en comunicaciones». |
Editar los datos
- Entra en Básico y pulsa Editar.
- Para cambiar el logo, pulsa sobre la imagen y elige un archivo. Para quitarlo, usa el icono de la papelera.
- Modifica los campos que necesites. Todos son obligatorios salvo la web y el logo.
- Pulsa Actualizar.
Organigrama
La tarjeta Organigrama es de solo consulta: muestra los Cargos Docentes y los Cargos Administrativos del centro, el rol que da cada cargo dentro de Amadeus, sus permisos y los usuarios que lo ocupan. Tiene un buscador para filtrar cargos por nombre. Se explica en detalle en Organigrama.
Legal: documentos legales
Desde Legal el centro publica los documentos que deben leer y aceptar sus usuarios: condiciones del servicio, política de privacidad, normas del centro, autorizaciones de imagen, etc.
Los documentos son de cada curso
Los documentos legales pertenecen a un curso escolar. La tarjeta abre los documentos del curso elegido en el selector de curso de Configuración (el actual o, si ya existe, el siguiente). Al crear el curso siguiente no se copian: tendrás que publicarlos de nuevo en ese curso (ver Nuevo Curso Escolar).
Lista de documentos
La pantalla Documentos Legales muestra los documentos del curso en tarjetas, de 10 en 10. Cada tarjeta lleva el nombre del documento y unas etiquetas con los roles y cargos a los que va dirigido; si el documento está deshabilitado, aparece además la etiqueta roja Inactivo. Encima de la lista hay un buscador por nombre.
Crear un documento
- Pulsa el botón + de la parte inferior.
- Rellena el formulario Crear Documento Legal:
| Campo | Qué indicar |
|---|---|
| Nombre Documento | Nombre con el que lo verán los usuarios, por ejemplo «Política de privacidad». |
| Seleccione Archivo PDF | El documento en PDF, de 30 MB como máximo. Verás una vista previa al elegirlo. |
| Roles y cargos | A quién va dirigido: roles (Alumno, Responsable Legal, Docente, Personal…) y, si quieres afinar, cargos concretos (por ejemplo, solo Jefe de Departamento). |
| Este documento debe ser aceptado obligatoriamente. | Márcalo si el documento es obligatorio (ver más abajo). |
- Pulsa Añadir Documento Legal.
Qué notificaciones se envían
Al crear un documento, Amadeus avisa automáticamente, con una notificación en la app y un correo, a las personas de los roles y cargos elegidos. El aviso lleva un botón que abre su Panel de Usuario, donde se firma.
En el caso del alumnado, el aviso le llega a quien firma por el alumno en ese curso:
- Si el alumno es mayor de edad en el curso del documento, le llega a él.
- Si es menor de edad, le llega a su responsable legal principal. Un responsable con varios hijos recibe un solo aviso.
- Si es menor y no tiene responsable legal, le llega al propio alumno.
La mayoría de edad la fija el centro en Personalizar → Legal y cuenta la edad que tiene el alumno al empezar el curso. Más detalles en Mayoría de edad y responsables legales.
Obligatorio u opcional
- Obligatorio: mientras no lo firme, la persona no puede usar Amadeus; al entrar se le lleva a su Panel de Usuario para firmarlo. Si el documento es de un alumno menor, el alumno no podrá entrar hasta que lo firme su responsable legal.
- Opcional: se le muestra en su Panel de Usuario, pero puede dejarlo para más tarde y seguir usando la aplicación.
Editar un documento
Pulsa sobre un documento de la lista para abrir Editar Documento Legal. Puedes cambiar el nombre, si es obligatorio, los roles y cargos y el PDF. Al pulsar Actualizar:
- Se envía a los destinatarios un aviso de documento actualizado (notificación y correo).
- Si has subido un PDF nuevo, se crea una nueva versión del documento y todos los destinatarios tienen que volver a firmarlo, aunque ya hubieran firmado la anterior. Si solo cambias el nombre, los roles o la obligatoriedad, las firmas ya hechas siguen valiendo.
Eliminar (deshabilitar) un documento
En la pantalla de edición, pulsa Eliminar y confirma en el diálogo «¿Estás seguro de eliminar este documento legal?». El documento no desaparece: queda deshabilitado:
- Deja de pedirse a los usuarios y deja de contar como pendiente.
- Quien ya lo firmó lo sigue viendo.
- Aparece en la lista con la etiqueta Inactivo y, al abrirlo, el aviso «Documento Legal Deshabilitado».
- No se puede volver a editar ni reactivar. Si lo necesitas otra vez, crea un documento nuevo.
Otros documentos que también se firman
Además de los documentos de esta tarjeta, el alumnado y las familias pueden tener que firmar el anexo de matrícula (si está activada la opción «Anexo de matrícula» en Personalizar → Legal), los documentos personales que secretaría sube a su repositorio y los documentos de eventos. Todos se firman desde el Panel de Usuario.
Personalizar
La tarjeta Personalizar abre la página Personalizar Amadeus, con todas las opciones que cambian el comportamiento de la aplicación en tu centro. Las opciones son las mismas para todos los cursos.
Cómo se usa
- Elige una pestaña: General, Académico, Aulas, Evaluación, Inventario, Registro de Docentes, Registro de Estudiantes, Finanzas, Legal y Perfil.
- Cada opción muestra su nombre y una explicación. Según el tipo, se cambia con:
- un interruptor (activar o desactivar), el más habitual;
- un número (por ejemplo, días o minutos);
- un texto (la IP estática);
- una hora del día (hora de inicio y de fin);
- una duración en horas (horas lectivas por defecto);
- un selector con opciones (idioma, mayoría de edad, edad de consentimiento de datos, aviso de las cuotas).
- Pulsa Guardar configuraciones. Se guardan a la vez los cambios de todas las pestañas y se aplican de inmediato. Si sales sin guardar, los cambios se pierden.
A continuación, todas las opciones por pestaña con su valor inicial en un centro nuevo.
General
| Opción | Qué hace | Inicial |
|---|---|---|
| Prohibir cambios de correo electrónico | Los usuarios no pueden cambiar su correo desde la configuración de su cuenta. Secretaría sí puede cambiarlo desde el perfil. | Desactivada |
| IP Estática | La dirección IP pública de la red del centro. Solo tiene efecto junto con «Reservar solo desde IP estática del centro» (pestaña Aulas). | Vacía |
| Hora de inicio y Hora de fin | Franja de actividad del centro: limita las horas en que se pueden reservar aulas y marca a qué hora empiezan los calendarios. | 07:00 y 22:30 |
| Idioma | Idioma por defecto del centro. Cada usuario puede cambiar el suyo desde su perfil (ver Idioma). | Español |
| Ordenar las listas por apellido, nombre | Ordena las listas de usuarios por apellido y muestra los nombres como «Apellidos, Nombre». Desactivada, se muestran como «Nombre Apellidos». | Desactivada |
| Mostrar nombre de usuarios siempre en mayúscula | Muestra los nombres en MAYÚSCULAS en listas, tablas e informes. | Desactivada |
| Mostrar correo electrónico del centro en comunicaciones | Incluye el correo del centro (de Básico) al pie de los correos que envía Amadeus. | Activada |
| Mostrar teléfono del centro en comunicaciones | Incluye el teléfono del centro al pie de los correos. | Activada |
Académico
| Opción | Qué hace | Inicial |
|---|---|---|
| Fecha de caducidad de aceptación de matrícula | Días que tiene un alumno para completar una matrícula que el centro ya ha aprobado. Pasado ese plazo tendrá que hacer una nueva solicitud. Con 0 no caduca nunca. | 0 |
| Activar ECTS | Permite usar créditos ECTS en los planes de estudio y sus asignaturas. | Desactivada |
| Mostrar la etiqueta «Extraordinaria» en las clases | Marca las clases extraordinarias con esa etiqueta en calendarios, horarios y cuaderno. Desactivada, se ven como clases normales. | Activada |
| Nota predeterminada para convalidaciones | Nota que se propone para las asignaturas convalidadas en la sesión de evaluación. | 5 |
Aulas
Afectan a la Reserva de Aulas.
| Opción | Qué hace | Inicial |
|---|---|---|
| Número máximo de reservas simultáneas | Reservas que un alumno puede tener o pedir a la vez. Con 0 no podrá reservar ninguna aula. | 5 |
| Duración máxima de la reserva | Minutos máximos de cada reserva. | 90 |
| Número de días a vista para la reserva | Con cuántos días de antelación como máximo se puede reservar. | 14 |
| Permitir reservas solo a alumnos de la especialidad | El alumno solo puede reservar aulas preparadas para su especialidad. | Desactivada |
| Reservar solo desde IP estática del centro | Los alumnos solo pueden reservar si están conectados a la red del centro (la de la IP Estática de la pestaña General). | Desactivada |
| Aceptar reservas automáticamente (alumnos) | Las reservas de alumnos quedan aceptadas sin que dirección tenga que revisarlas. | Desactivada |
| Aceptar reservas automáticamente (profesores) | Lo mismo para profesorado y personal administrativo. | Activada |
Evaluación
Afectan a la evaluación docente, la Sesión de Evaluación y las Reclamaciones.
| Opción | Qué hace | Inicial |
|---|---|---|
| Hacer el campo Resumen del trabajo obligatorio | Los docentes tienen que escribir el resumen del trabajo al evaluar a un alumno. El alumno y sus responsables lo ven después en su informe de evaluación. | Desactivada |
| Permitir dejar asignaturas sin evaluar | Se puede guardar la evaluación de un alumno con alguna asignatura sin nota. | Desactivada |
| Permitir cerrar la sesión de evaluación sin evaluar | Jefatura de estudios puede cerrar la sesión aunque queden alumnos sin evaluar. | Desactivada |
Inventario
Afectan a los Préstamos.
| Opción | Qué hace | Inicial |
|---|---|---|
| Número máximo de préstamos | Préstamos activos (pendientes o aprobados) que un usuario puede tener a la vez. Con 0 nadie puede pedir préstamos. | 1 |
| Auto-aprobar préstamos solicitados por alumnos | Los préstamos que piden los alumnos se aprueban solos. Si el préstamo de un alumno menor lleva contrato, se aprueba en cuanto su responsable legal lo acepta. Desactivada, quedan pendientes hasta que un profesor o administrativo los revise. | Desactivada |
Registro de Docentes
Son los datos que se piden al docente cuando acepta su invitación y completa su alta.
| Opción | Qué hace | Inicial |
|---|---|---|
| Especialidad del docente | Pregunta por su especialidad. | Activada |
| Antigüedad del docente | Pide su antigüedad. | Activada |
| Disponibilidad del docente | Pide su disponibilidad en un horario semanal. | Activada |
| Horas lectivas por defecto | Horas lectivas que se asignan a cada docente nuevo, para no tener que configurarlas una a una. Después se pueden cambiar en cada docente. | 40:00 |
Registro de Estudiantes
Son los pasos que se piden al registrarse un alumno nuevo, al pedir una nueva matrícula y al completar el alta de un alumno importado.
| Opción | Qué hace | Inicial |
|---|---|---|
| Experiencia previa del alumno | Pregunta por su experiencia previa. | Activada |
| Especialidades preferidas del alumno | Pregunta en qué especialidades le gustaría matricularse. | Activada |
| Plan de estudios preferido del alumno | Pregunta por el plan preferido. Es informativo y solo se muestra si el curso tiene planes de estudio configurados. | Activada |
| Disponibilidad del alumno | Pide su disponibilidad en un horario semanal. | Activada |
| Permitir registro de menores sin correo | Los alumnos menores pueden registrarse sin correo propio (se usa el de su responsable legal). Amadeus les genera un correo interno, así que no podrán iniciar sesión ni recibir notificaciones por su cuenta. También se aplica al importar alumnos. | Desactivada |
| Formulario personalizado de admisión | Añade al registro un paso con preguntas propias del centro. Las preguntas se crean con el botón Configurar formulario de esta pestaña (ver más abajo). | Desactivada |
Finanzas
Afecta a las Cuotas, a la pestaña Económico del perfil y a la matrícula: si no ofreces ningún método de pago, la segunda fase de la matrícula no pide método de pago ni datos bancarios. Si tu centro todavía no va a cobrar con Amadeus, ver Si el centro todavía no va a cobrar con Amadeus.
| Opción | Qué hace | Inicial |
|---|---|---|
| Plazos de pago para los planes de estudio (botón Configurar plazos) | Abre la pantalla en la que eliges en cuántos plazos pueden pagar los usuarios las asignaturas de los planes con pago anual. Se explica en Configuración Económica → Plazos de pago. | Sin plazos |
| Permitir pagos por domiciliación bancaria | Los pagadores pueden elegir la domiciliación como método de pago. | Activada |
| Permitir pagos en metálico | Ídem con el pago en metálico. | Desactivada |
| Permitir pagos por transferencia bancaria | Ídem con la transferencia. | Desactivada |
| Permitir pagos por TPV | Ídem con el pago por TPV (datáfono). | Desactivada |
| Permitir otros métodos de pago | Ídem con «otros». | Desactivada |
| Habilitar cuotas mensuales para profesores (solo afectará a meses futuros) | El profesorado también genera cuota mensual con sus tasas y descuentos, y aparece su plantilla en Plantillas de Cuotas. | Desactivada |
| Habilitar cuotas mensuales para administrativos (solo afectará a meses futuros) | Lo mismo para el personal administrativo. | Desactivada |
| Aviso de las cuotas | Un selector: cuándo reciben las familias el aviso de su cuota mensual (en la app y por correo, con el desglose y el total). Automático, al generar la cuota: se avisa en cuanto se genera. Manual, cuando las notifiquemos: no se avisa hasta que las notifiques desde Finanzas → Cuotas («Notificar»), para que puedas revisarlas y corregirlas antes. En los dos modos puedes notificarlas desde ahí cuando quieras, por ejemplo después de corregirlas. Ver Aviso de las cuotas. | Automático, al generar la cuota |
| Eliminar tasas y descuentos al cancelar matrícula | Al cancelar la matrícula de un alumno, se le quitan automáticamente las tasas y descuentos de su ficha económica. | Activada |
Legal
| Opción | Qué hace | Inicial |
|---|---|---|
| Anexo de matrícula | Genera un anexo en PDF, parecido a un contrato, que hay que aceptar al matricularse (ver Completar la matrícula). | Activada |
| Recordatorio de fichaje de salida | Avisa a profesorado y personal que llevan demasiadas horas seguidas con la jornada abierta, para que no olviden fichar la salida (ver Firma de jornada). | Activada |
| Horas para el recordatorio de fichaje de salida | Horas seguidas con la jornada abierta a partir de las cuales se envía el recordatorio. | 9 |
| Mayoría de edad | Edad (de 16 a 21 años) a partir de la cual un alumno firma sus documentos, da sus datos bancarios y gestiona su matrícula sin su responsable legal. Cuenta la edad que tiene al empezar cada curso: si la cumple a mitad de curso, su responsable sigue gestionándolo hasta el curso siguiente. | 18 años |
| Edad de consentimiento de datos | Edad (de 13 a 16 años) a partir de la cual el alumno gestiona él mismo sus preferencias de privacidad y notificaciones; por debajo, las gestiona su responsable legal. También cuenta la edad al empezar cada curso. | 14 años |
Más detalles sobre las dos edades en Mayoría de edad y responsables legales.
Perfil
| Opción | Qué hace | Inicial |
|---|---|---|
| Notas del perfil | Activa las notas internas en el perfil de los usuarios. Solo las crean y las ven quienes tienen permiso para editar la información de los perfiles. | Desactivada |
| Los profesores solo acceden al perfil de sus alumnos | Un profesor solo puede abrir el perfil completo de los alumnos a los que da clase o de los que es tutor de matrícula; del resto solo ve la pantalla de inicio del perfil. No afecta a dirección, jefatura de estudios, secretaría, jefatura de departamento ni al personal de administración. | Desactivada |
| Prohibir cambios de fecha de nacimiento | Alumnos, familias y docentes no pueden cambiar la fecha de nacimiento desde su perfil. Secretaría puede cambiarla siempre. | Desactivada |
| Publicaciones en los perfiles | Cada usuario puede publicar textos y fotos en su perfil, para todo el centro o solo para sus amigos, y los demás pueden reaccionar y comentar. Al desactivarlo las publicaciones dejan de verse, pero no se borran; al volver a activarlo reaparecen (ver Publicaciones y Comunidad). | Activada |
| Avisar de las publicaciones destacadas | Cuando alguien del equipo del centro publica para todo el centro algo que parece interesante, Amadeus avisa a la comunidad dentro de la app, como mucho una vez cada dos días y nunca de noche. Solo funciona si las publicaciones están activadas. | Activada |
Formulario personalizado de admisión
Desde Personalizar → Registro de Estudiantes → Configurar formulario el centro diseña sus propias preguntas para el registro (por ejemplo «¿Tienes instrumento propio?» o «¿Cómo nos conociste?»):
- Tipos de pregunta: Texto corto, Texto largo (párrafo), Selector (una opción), Selección múltiple, Sí / No, Número y Fecha.
- Cada pregunta puede llevar un texto de ayuda, ordenarse con Subir y Bajar y marcarse como Respuesta obligatoria para continuar.
- Los cambios se guardan con Guardar formulario.
- Si el interruptor «Formulario personalizado de admisión» está desactivado, la pantalla lo avisa: las preguntas no se muestran en el registro hasta que lo actives y pulses Guardar configuraciones.
- Eliminar una pregunta no borra las respuestas que ya se dieron.
Secretaría ve las respuestas en la ficha de cada solicitud y después en el perfil del alumno. Todos los detalles en Formulario de admisión.
Preguntas frecuentes
¿Cómo cambio el logo del centro?
Entra en Básico → Editar, pulsa sobre la imagen del logo y elige la nueva. Para quitarlo, usa la papelera. Pulsa Actualizar.
¿Puedo desactivar un documento legal y reactivarlo después?
No. Al pulsar Eliminar, el documento queda deshabilitado para siempre: deja de pedirse y ya no se puede editar ni reactivar, aunque quien lo firmó lo sigue viendo. Si más adelante lo necesitas, crea un documento nuevo con el mismo PDF.
He corregido una errata en el PDF de un documento legal. ¿Tienen que firmarlo todos otra vez?
Sí. Subir un PDF nuevo crea una nueva versión y todos los destinatarios deben volver a firmarla. Si el cambio no es importante, valora no subir el PDF nuevo.
He creado el curso siguiente y los documentos legales no están
Es lo esperado: los documentos legales son de cada curso y no se copian. Elige el curso siguiente en el selector de Configuración, entra en Legal y publícalos de nuevo.
Un alumno menor dice que no puede entrar en Amadeus
Probablemente tiene un documento legal obligatorio pendiente que debe firmar su responsable legal. El responsable recibió el aviso y lo firma desde su propio Panel de Usuario.
¿Los cambios de Personalizar se guardan solos?
No. Tienes que pulsar Guardar configuraciones. Una vez guardados, el efecto es inmediato para todos los usuarios.
¿Dónde configuro los plazos de pago?
En Personalizar → Finanzas → Configurar plazos. Se explica en Configuración Económica.
¿Dónde decido si las familias reciben el aviso de sus cuotas al generarse?
En Personalizar → Finanzas → Aviso de las cuotas: Automático, al generar la cuota o Manual, cuando las notifiquemos. En manual, las cuotas no se avisan hasta que las notifiques desde Finanzas → Cuotas. Ver Aviso de las cuotas.