Eventos

Un evento del centro es una convocatoria: «Concierto de Navidad el día 19 a las 19:00 en el auditorio, para el alumnado de 1.º y 2.º de Elemental, con autorización firmada y plazas limitadas». Desde Eventos el centro decide a quién va dirigido, avisa a esas personas por la app y por correo, recoge quién va a asistir, pasa lista el día del evento y reúne las firmas de los documentos que hagan falta.

Los eventos no son clases ni reservas: no bloquean el aula para reservas y no cuentan para la asistencia del cuaderno.

Quién lo usa y dónde está

• Dónde: menú lateral Centro → Eventos. También desde el acceso rápido Calendario del panel de inicio.
• Dirección, jefatura de estudios, secretaría, jefatura administrativa y personal de administración: crean, editan, cancelan y eliminan eventos; ven la lista de personas convocadas, pasan lista, gestionan los documentos para firmar y exportan la asistencia.
• Alumnado y familias: ven el calendario de eventos y la ficha de cada evento, confirman su asistencia (las familias, también la de sus hijos menores) y firman los documentos.
• Profesorado: no tiene «Eventos» en el menú. Si un evento va dirigido a un docente, lo ve en su horario y en Próximos Eventos del panel de inicio, recibe los avisos y puede abrir la ficha y confirmar asistencia.

Los eventos aparecen además:

• En el Cuadrante, en la fila de su aula (o en la fila «Evento» si el lugar se escribió a mano).
• En el horario semanal del perfil y en el panel de inicio («Hoy» y «Próximos Eventos») de las personas a las que van dirigidos. Los responsables legales ven también los eventos de sus hijos menores.

El calendario mensual

Al entrar ves el calendario del mes con los eventos del centro y, debajo, la lista de los eventos de ese mes.

• Cambiar de mes: con las flechas del calendario.
• Filtrar por categoría: encima del calendario hay un botón por cada categoría que tenga eventos («Concierto», «Excursión»…) y «Todas» para quitar el filtro.
• Abrir un evento: púlsalo en el calendario o en la lista.
• Eventos cancelados: se ven tachados.
• Crear: si puedes crear eventos, pulsa el botón «+» o directamente sobre un día del calendario (el formulario se abre con esa fecha).

Crear un evento

Pulsa «+» (o un día del calendario). Se abre «Crear evento» con dos bloques: Detalles del evento y Destinatarios.

Detalles del evento

Rellena los destinatarios (abajo) y pulsa «Crear evento». Se abre la ficha del evento recién creado: desde ahí puedes añadir archivos adjuntos y documentos para firmar, que solo se pueden subir cuando el evento ya existe.

Al crearse, todos los destinatarios reciben un aviso en la app y un correo («Nuevo evento: …»).

Destinatarios

Los destinatarios son las personas que ven el evento en su horario y en su panel, reciben los avisos, pueden confirmar asistencia y reciben los documentos para firmar.

• Todo el centro: activa este interruptor para dirigirlo a todo el mundo.
• Si no, elige por pestañas:
  • Roles/Cargos: por ejemplo «Docente», «Alumno» o un cargo concreto.
  • Planes de Estudio: el alumnado que cursa alguna asignatura del plan.
  • Especialidades: el profesorado de la especialidad y el alumnado matriculado en sus asignaturas.
  • Grupos: el alumnado matriculado en el grupo y su profesorado.
  • Personas: personas sueltas, buscando por nombre o usuario.
• Excluir personas: las personas excluidas no verán el evento ni recibirán avisos aunque cumplan los criterios. Las exclusiones ganan siempre, también sobre «Todo el centro».

Todo lo que marques se suma, en cualquier pestaña: «Docente» más la especialidad «Piano» llega a todos los docentes y a todas las personas de piano. Las personas y los grupos que añadas también se suman. Si quieres convocar solo a «el alumnado de Piano de 2.º», hazlo con el grupo o grupos concretos, o añadiendo a las personas.

Arriba a la derecha verás en todo momento el alcance: «Este evento llegará a N personas» (o «Ahora mismo este evento no llegará a nadie.»).

Los planes, especialidades y grupos que se ofrecen son los del curso seleccionado en la cabecera.

La lista se mantiene al día sola: cada noche, hasta que el evento termina, se vuelve a calcular quién cumple los criterios. Si un alumno se matricula en un grupo convocado, entra; si se da de baja, sale. Quien entra recibe también los documentos para firmar que tenga el evento.

Eventos que se repiten

Solo al crear un evento puedes activar «Repetir este evento»:

• Frecuencia: Diaria, Semanal o Mensual.
• Cada: cada cuántos días, semanas o meses.
• Repetir hasta: fecha final de la serie.

Se crean eventos independientes hasta esa fecha, con un máximo de 60. En la ficha aparecen con la marca «Se repite». La repetición no se puede cambiar después: si necesitas otra pauta, elimina la serie y créala de nuevo.

Al editar, cancelar o eliminar un evento de una serie, la app pregunta «¿A qué eventos aplicar?» (o «¿Qué eventos eliminar?»):

• Solo este evento
• Este y los siguientes
• Todos los de la serie

Cuando el cambio se aplica a varios eventos de la serie, se copian los datos del evento (título, horas, lugar, destinatarios…) pero cada uno conserva su propia fecha.

La ficha del evento

Al abrir un evento ves su portada, título, categoría, fecha y hora, lugar, el enlace de reunión si lo tiene, la descripción y los archivos. Si el evento ya ha pasado, aparece como «Finalizado».

Quien gestiona eventos tiene además:

• Acciones (arriba a la derecha): Editar, Cancelar evento o Reactivar evento, y Eliminar.
• Editar descripción del evento: un editor con formato (negritas, listas, enlaces…). La ficha muestra esta descripción en lugar de la descripción breve del formulario.
• Archivos: Subir archivos para adjuntar programas, partituras, horarios… Máximo 5 archivos por evento y 30 MB por archivo (imágenes, documentos, hojas de cálculo, audio y vídeo). Se pueden quitar uno a uno.
• Documentos para firmar (ver más abajo).
• Personas: la lista de destinatarios, con buscador («Buscar por nombre o usuario...»), filtro por respuesta, la confirmación de cada persona, si ha registrado entrada y el estado de sus firmas. Desde aquí se pasa lista y se exporta la asistencia.

Confirmación de asistencia

Si al crear el evento activas «Confirmación de asistencia» («Permitir que los destinatarios confirmen asistencia»), puedes indicar además:

• Aforo (nº máx. de asistentes): vacío significa «Sin límite». La ficha muestra las plazas ocupadas (por ejemplo, «12/30 plazas»).
• Habilitar lista de espera al completar el aforo: solo se puede activar si hay aforo.

Cómo responden los destinatarios

En la ficha, bajo «¿Vas a asistir?», cada destinatario elige Asistiré, Quizá o No asistiré, y puede cambiar su respuesta.

• Si el aforo está completo y no hay lista de espera, verá «El aforo está completo.» y no podrá apuntarse.
• Si hay lista de espera, quien pulsa «Asistiré» con el aforo completo queda «En lista de espera». Cuando alguien que iba deja de ir, la primera persona de la lista pasa a tener plaza y recibe el aviso «Tienes plaza en el evento … (has salido de la lista de espera)».
• «Quizá» y «No asistiré» no ocupan plaza.

Responsables legales

Los responsables legales ven el bloque «Confirmar asistencia de tus hijos» («Como responsable legal, puedes confirmar la asistencia de tus hijos menores.») con cada hijo que está convocado y es menor de edad. Cuenta la edad que tenía el hijo al empezar el curso del evento: si cumple la mayoría de edad a mitad de curso, su responsable legal puede seguir respondiendo por él hasta el curso siguiente. Si el alumno tiene varios responsables legales, responde el principal. El alumno menor también puede responder por sí mismo.

Resumen de asistencia

Quien gestiona el evento ve el Resumen de asistencia: Asisten, Quizá, No asisten, Lista de espera, Sin respuesta y Registrados.

Registrar entrada (pasar lista el día del evento)

Desde el día del evento, la lista de Personas muestra la opción «Registrar entrada» junto a cada persona. Al pulsarla, la persona queda como «Registrado» (si no había confirmado, se cuenta como que asiste). Se puede deshacer.

Exportar la asistencia

En la lista de Personas, los botones CSV y PDF descargan la lista completa de destinatarios con Nombre, Apellidos y Usuario, y además, si el evento tiene confirmación de asistencia, la Confirmación y si Asistió, y si tiene documentos para firmar, la Firma. El PDF lleva el título, la fecha, el lugar y el total de personas.

Documentos para firmar

Sirven para recoger una autorización o un documento firmado por cada asistente (por ejemplo, la autorización para una excursión).

Añadir un documento

1. Abre la ficha del evento (ya creado).
2. En Documentos para firmar, sube el PDF (solo PDF, máximo 30 MB). Puedes añadir hasta 3 documentos por evento.
3. Marca «Obligatorio (bloquea el acceso hasta firmarse)» si hace falta: el asistente no podrá usar la plataforma hasta firmarlo. Si no lo marcas, solo se le avisará.
4. Pulsa «Añadir documento».

Cada destinatario recibe su propia copia para firmar. Junto a cada documento ves el progreso («X de N firmados») y la marca «Obligatorio» si lo es.

Quién firma

• Cada asistente firma su copia o, si es menor de edad en el curso del evento, la firma su responsable legal. Cuenta la edad al empezar ese curso: quien cumple la mayoría de edad a mitad de curso sigue contando como menor hasta el curso siguiente.
• La mayoría de edad la fija el centro en Configuración → Personalizar → Legal → «Mayoría de edad» (18 años por defecto). Ver Mayoría de edad y responsables legales.
• Si un alumno menor no tiene responsable legal vinculado en ese curso, firma él mismo.

Cómo se firma

• Quien debe firmar recibe un aviso en la app y un correo («Documento pendiente de firma») con un botón que lleva a su Panel de Usuario, donde firma. Ver Panel de Usuario.
• En la ficha del evento, el asistente ve «Tienes un documento pendiente de firma para este evento.» con el botón «Firmar», o «Este evento tiene un documento pendiente de firma por tu tutor legal.» si lo firma su responsable legal. Una vez firmado: «Has firmado el documento de este evento. ¡Gracias!».
• La copia firmada se guarda en la carpeta «Legal» del repositorio personal del asistente (ver Repositorio personal).

Recordar y quitar

• Recordar a pendientes vuelve a enviar el aviso y el correo a todas las personas que aún no han firmado.
• Para quitar un documento, pulsa su papelera. Las copias pendientes desaparecen; las que ya estaban firmadas se conservan.
• Si una persona deja de ser destinataria, su copia pendiente desaparece; si ya la había firmado, se conserva.

Editar, cancelar o eliminar

• Editar: en Acciones → Editar cambias cualquier dato del evento y los destinatarios. Pulsa «Guardar cambios». Si cambias la fecha o la hora, los destinatarios reciben el aviso «El evento … se ha reprogramado» (en la app y por correo).
• Cancelar evento: el evento se conserva tachado y se avisa a los destinatarios. Puedes escribir un motivo (opcional), que se muestra en la ficha («Este evento ha sido cancelado: motivo»). Se mantienen las respuestas, los archivos y las firmas.
• Reactivar evento: vuelve a poner en pie un evento cancelado.
• Eliminar: borra el evento por completo (con sus adjuntos y sus respuestas). Pide confirmación («¿Eliminar este evento?»). Los documentos que ya estuvieran firmados se conservan. Si solo quieres anularlo y que quede constancia, usa «Cancelar evento».

Avisos y correos

En el móvil

La ficha del evento tiene una versión para móvil pensada para los asistentes: ver los datos, confirmar asistencia y firmar. El calendario y el formulario se ven como en el ordenador. La gestión (lista de personas, registrar entrada, documentos, exportar) se hace desde la versión de escritorio.

Listados de eventos

Para sacar un listado de los eventos del centro (nombre, fecha, horas, aula…) usa Centro → Informes, fuente Eventos. Ver Informes.

Preguntas frecuentes

¿Por qué un profesor no ve «Eventos» en el menú?

El calendario de eventos es para quien los gestiona y para alumnado y familias. El profesorado ve los eventos que van dirigidos a él en su horario, en «Próximos Eventos» del panel de inicio y en los avisos, y desde ahí abre la ficha.

Soy familia y no veo el botón «Firmar». ¿Por qué?

Puede que el documento ya esté firmado, o que el evento sea de tu hijo y lo tengas que firmar desde tu Panel de Usuario, donde aparecen los documentos pendientes de tus hijos menores. Si eres el alumno y la ficha dice que lo firma tu tutor legal, es tu responsable legal quien tiene que firmarlo.

¿Puedo cambiar la repetición de un evento ya creado?

No. La repetición solo se elige al crear. Para cambiar la pauta, elimina la serie («Todos los de la serie») y créala de nuevo.

He marcado «Docente» y la especialidad «Piano», y llega a mucha gente. ¿Es correcto?

Sí: todo lo que se marca se suma. Llega a todos los docentes y a todas las personas de piano. Para un público más concreto, elige grupos o personas.

¿Qué diferencia hay entre cancelar y eliminar?

Cancelar conserva el evento tachado, avisa a los destinatarios y guarda respuestas, archivos y firmas; se puede reactivar. Eliminar lo borra por completo (solo se conservan las firmas ya hechas).

¿Cuántos archivos y documentos puedo añadir?

Hasta 5 archivos adjuntos y hasta 3 documentos para firmar por evento.

¿Un evento ocupa el aula para las reservas?

No. Los eventos no bloquean el aula en Reserva de Aulas. Si necesitas el aula libre, resérvala también.