Gastos

Gastos es el libro de gastos del centro: compras, alquileres, servicios, suministros, transporte… Cada gasto se registra ya pagado (no tiene estado de pago) con su importe, su impuesto y, si quieres, el PDF de la factura recibida. Sirve para que el Balance de cuentas reste lo que sale y para tener archivadas las facturas de gasto para la gestoría.

Además, los gastos recurrentes apuntan solos cada mes los gastos que se repiten (alquiler, luz, una suscripción…).

Dónde está: menú lateral Finanzas → Gastos. También se puede crear un gasto desde la acción rápida Añadir Gasto del panel de inicio. Se usa desde el ordenador (Finanzas no aparece en el menú de la app móvil).

Quién lo usa: por defecto, dirección, jefatura de estudios, secretaría y jefatura administrativa. Ver gastos, crearlos o editarlos y borrarlos son permisos distintos.

Avisos: crear, editar, borrar o generar gastos no envía ninguna notificación ni correo.

Listado de gastos

Al entrar ves los gastos del mes elegido en el selector de mes de la cabecera (por defecto, el actual), 10 por página, del más reciente al más antiguo.

Cada gasto aparece como una tarjeta con su categoría, su fecha, su nombre y su importe total. Si tiene PDF adjunto, la tarjeta muestra dos botones: ver el archivo (se abre en otra pestaña) y Descargar archivo. Pulsa la tarjeta para abrir el detalle del gasto.

En la cabecera tienes también el menú Acciones → Editar Recurrentes, que lleva a los gastos recurrentes.

Para crear un gasto, pulsa el botón + de la esquina inferior.

Buscar y filtrar

Pulsa Filtros para desplegar el buscador:

Filtro	Qué hace
Buscar	Busca el texto en el nombre o en las observaciones del gasto.
Categoría	Una categoría concreta o Cualquiera.
Importe mínimo (€) y Importe máximo (€)	Rango de importe. Se compara con el importe del gasto con su impuesto (precio × cantidad + impuesto), sin contar los campos personalizados.
Archivo adjunto	Todos, Con archivo adjunto o Sin archivo adjunto. Útil para encontrar los gastos a los que aún les falta la factura.

Pulsa Filtrar. En cuanto hay un filtro activo, la búsqueda se hace en todo el histórico y no solo en el mes elegido: junto a «Filtros» verás «· buscando en todo el histórico» y el selector de mes queda atenuado. Limpiar filtros vuelve al mes actual. Cambiar de mes también borra los filtros.

Si ningún gasto coincide, verás «No hay gastos que coincidan con los filtros.».

Crear un gasto

Pulsa +. Se abre Añadir Gasto:

Campo	Descripción
Nombre	Obligatorio. Por ejemplo, «Factura de luz de octubre» o «Papel A4».
Categoría	Obligatoria: Material, Alquileres, Recursos educativos, Servicios, Eventos, Transporte, Mantenimiento u Otros. Se usa en el reparto de gastos del Balance.
Fecha del gasto	Obligatoria. El gasto cuenta en el Balance en el mes de esta fecha.
Cantidad	Obligatoria. Número de unidades.
Valor	Obligatorio. Precio de cada unidad, sin impuesto.
IVA (%) (o IPSI / IGIC)	El nombre depende del régimen de impuestos del centro. Empieza en 21 % con IVA y en 7 % con IPSI o IGIC; cámbialo si la factura lleva otro tipo (por ejemplo, 0 si está exenta).
Campos personalizados	Opcional. Recargos o deducciones con nombre (fijos en € o en %). Ver Campos personalizados en un gasto.
Total	Se calcula solo y no se puede escribir.
Observaciones	Opcional. Notas sobre el gasto. El buscador también busca aquí.
Adjuntar archivo PDF	Opcional. La factura o cualquier otro documento del gasto. Pulsa Seleccionar archivo. Solo PDF, de hasta 30 MB.

Pulsa Crear Gasto. Volverás al listado.

Cómo se calcula el total

Primero, Valor × Cantidad + impuesto. Por ejemplo, 2 unidades de 50 € con un 21 % de IVA: 100 € + 21 € = 121 €.
Después se aplican los campos personalizados en el orden en que están en el gasto: uno fijo suma (o resta, si es negativo) su importe, y uno porcentual suma ese porcentaje del total acumulado hasta ese momento.

Campos personalizados en un gasto

Los campos personalizados se crean en Balance de cuentas → Campos personalizados (ver Campos personalizados). Para usarlos en un gasto:

Pulsa Añadir campo personalizado.
Elige el campo en el desplegable. El valor por defecto del campo aparece como sugerencia.
Escribe el valor para este gasto. No se puede dejar vacío: rellénalo o quita la fila.

Como avisa el formulario, el orden de los campos personalizados afecta al cálculo del total: un 10 % y después 5 € no da lo mismo que 5 € y después un 10 %. Añádelos en el orden correcto.

Detalle de un gasto

Al pulsar una tarjeta se abre Ver Gasto, de solo lectura: nombre, categoría, fecha, cantidad, valor, impuesto, campos personalizados con su importe, total, observaciones y el archivo adjunto, con los botones Ver y Descargar.

Para cambiar algo, usa Acciones → Editar (solo con permiso de edición).

Editar o borrar un gasto

En Actualizar Gasto puedes cambiar todos los campos:

Archivo: quita el PDF actual o elige otro. Si lo sustituyes, el anterior se borra.
Campos personalizados: añade, cambia o quita filas. El total se recalcula.

Pulsa Actualizar Gasto para guardar; volverás al detalle.

Borrar: el botón Borrar está en esta misma pantalla. Pide confirmación («¿Estás seguro de eliminar este gasto?») y no se puede deshacer: se borran el gasto y su PDF. Hace falta el permiso de borrar gastos.

Gastos recurrentes

Un gasto recurrente es una plantilla que genera un gasto normal cada mes, en el momento del mes que elijas. Es útil para el alquiler, los suministros, los seguros o una suscripción.

Dónde está: en Gastos, menú Acciones → Editar Recurrentes. Se abre Gastos Recurrentes.

Listado

Muestra las plantillas por orden alfabético, 10 por página. Cada tarjeta indica su categoría, cuándo se genera («A primeros de mes», «A mediados de mes» o «A finales de mes»), la fecha del Próximo gasto y el total. Pulsa una tarjeta para editarla (con permiso de edición) o + para crear una nueva.

Crear un gasto recurrente

Pulsa +. Se abre Añadir Gasto Recurrente:

Campo	Descripción
Nombre	Obligatorio. Es el nombre que tendrá cada gasto generado («Alquiler local»).
Categoría	Obligatoria. Las mismas categorías que un gasto.
Fecha de gasto	Obligatoria. El momento del mes en que se genera: A primeros (día 1), A mediados (día 15) o A finales (último día del mes). Debajo verás «Próximo gasto:» con la fecha en que se generará el primero.
Cantidad, Valor e IVA (%)	Como en un gasto normal.
Campos personalizados	Opcional. Se copian a cada gasto generado.
Total	Se calcula solo.
Observaciones	Nota interna sobre la plantilla. No se copia a los gastos generados.
Observaciones para los gastos generados	Texto que se pone como observaciones en cada gasto generado.

Pulsa Crear Gasto Recurrente.

Cuándo se genera el gasto

El próximo gasto se calcula desde el día de hoy:

A primeros: el día 1 del mes siguiente.
A mediados: el día 15 de este mes si todavía no ha llegado; si no, el 15 del mes siguiente.
A finales: el último día de este mes; si hoy ya es el último día, el último del mes siguiente.

Ese día aparece en Gastos un gasto nuevo con la fecha del día, el nombre, la categoría, la cantidad, el valor, el impuesto y los campos personalizados de la plantilla, y con las «Observaciones para los gastos generados». No lleva PDF: cuando recibas la factura, abre el gasto y adjúntala editándolo. Cada gasto generado es independiente: puedes editarlo o borrarlo sin afectar a la plantilla.

Editar o borrar un gasto recurrente

Pulsa la tarjeta para abrir Actualizar Gasto Recurrente.

Los cambios solo afectan a los gastos futuros; los ya generados no cambian.
Al guardar, la fecha del próximo gasto se vuelve a calcular a partir de hoy.
Si algún campo personalizado de la plantilla se ha eliminado del catálogo, el formulario lo avisa: si quitas esa fila y guardas, no podrás recuperarla.
Borrar (con confirmación) elimina la plantilla y deja de generar gastos. Los gastos ya generados se conservan; si quieres, bórralos a mano.

Gastos creados desde Inventario

Al registrar una compra en Inventario, la casilla Añadir como gasto crea un único gasto para toda la compra, con categoría Material, la fecha de compra (o la de hoy) y la factura PDF adjunta del ítem, si la hay. Desde el ítem, el enlace Ver gasto en Finanzas lleva a ese gasto.

Ese gasto es una foto de la compra: editar después el ítem no lo modifica. Si borras el gasto, la casilla vuelve a aparecer en el ítem.

Relación con el Balance y descargas

Cada gasto cuenta como salida en el Balance de cuentas en el mes de su fecha, por su total con impuestos y campos personalizados, y se reparte por su categoría.
En Balance de cuentas → Descargar facturas, el botón Facturas Gastos de cada mes descarga un ZIP con el listado de gastos del mes en PDF y los archivos adjuntos. Ver Descargar facturas.
Para listados a medida, usa Centro → Informes con las fuentes Gastos o Gastos recurrentes.
Las nóminas también cuentan como gasto en el Balance, pero se gestionan aparte, en Nóminas.

Permisos

Acción	Quién (por defecto)
Ver gastos, su detalle, sus PDF y los gastos recurrentes	Dirección, jefatura de estudios, secretaría y jefatura administrativa.
Crear y editar gastos y gastos recurrentes	Los mismos roles.
Borrar gastos y gastos recurrentes	Los mismos roles.

Preguntas frecuentes

¿Los gastos tienen estado de pago?

No. Un gasto se registra como ya pagado y cuenta en el Balance en la fecha del gasto.

¿Por qué al filtrar me salen gastos de otros meses?

Porque con cualquier filtro activo la búsqueda se hace en todo el histórico. Pulsa Limpiar filtros para volver a ver solo un mes.

¿Puedo adjuntar la factura después de crear el gasto?

Sí. Abre el gasto, pulsa Acciones → Editar y elige el PDF.

¿Qué formatos de archivo se aceptan?

Solo PDF, de hasta 30 MB.

¿Cuándo se genera un gasto recurrente?

El día que indica «Próximo gasto» en su tarjeta: el 1, el 15 o el último día del mes, según hayas elegido A primeros, A mediados o A finales. Después se programa el del mes siguiente.

¿Editar un gasto recurrente cambia los gastos ya generados?

No. Los cambios solo se aplican a los gastos futuros. Si necesitas corregir uno ya generado, edítalo directamente en Gastos.

¿Cómo dejo de generar un gasto recurrente?

Abre la plantilla en Acciones → Editar Recurrentes y pulsa Borrar. Los gastos ya generados se conservan.

¿Se puede repetir un gasto cada semana o cada año?

No. Los gastos recurrentes son siempre mensuales. Para un gasto anual, regístralo a mano cuando se produzca.

¿Por qué el total no es Valor × Cantidad + IVA?

Porque el gasto lleva campos personalizados, que se suman (o restan) después del impuesto y en el orden en que están. Revisa ese orden si el total no es el que esperas.