Préstamos

Los ítems del Inventario marcados como Se puede prestar se pueden prestar por fechas: un alumno pide una guitarra para el fin de semana, un profesor se lleva 30 sillas para un concierto, el centro presta un violín durante todo el trimestre. Amadeus comprueba que el ítem esté libre en esas fechas, pide aceptar el contrato de préstamo si el ítem tiene uno, avisa a quien tiene que revisar la solicitud y lleva la cuenta de quién tiene cada cosa y hasta cuándo.

Todo se hace desde el menú lateral, Inventario, en la tarjeta de cada ítem.

Quién hace qué en los préstamos

En esta página, "revisores" son las personas que pueden aprobar y rechazar solicitudes: profesorado, personal de administración, dirección, jefatura de estudios, secretaría y jefe administrativo.

Cómo funciona la disponibilidad por fechas

Un préstamo siempre tiene una fecha de Recogida y una de Devolución. La disponibilidad se comprueba para esas fechas, no "en general":

• Un mismo ítem se puede prestar a distintas personas en fechas distintas: a un alumno esta semana y a otro la siguiente. Aunque un ítem esté ahora Prestado, se puede pedir para unas fechas posteriores que estén libres.
• Solo los préstamos aprobados ocupan el ítem. Varias personas pueden tener solicitudes pendientes del mismo ítem para las mismas fechas; el revisor decide cuál aprueba.
• Las fechas cuentan completas: si alguien devuelve el ítem el mismo día que otra persona lo recoge, se considera que se solapan. Elige el día siguiente.
• En los ítems por cantidad (por ejemplo, 100 sillas), lo que se comprueba es cuántas unidades quedan libres durante todo el periodo pedido.
• Un ítem En Reparación o No Disponible no admite solicitudes.

Pedir un préstamo

1. Entra en Inventario, busca el ítem y despliega su tarjeta.
2. Pulsa Solicitar Préstamo. Se abre la ventana Solicitar Préstamo.
3. En Periodo del préstamo, elige la Recogida (hoy o más adelante) y la Devolución (no puede ser anterior a la recogida).
4. Al elegir las dos fechas, Amadeus comprueba la disponibilidad ("Comprobando disponibilidad…") y muestra:
   • en verde, "Disponible en esas fechas" (en ítems por cantidad, con las unidades libres); o
   • en rojo, "No disponible en esas fechas: ya hay un préstamo aprobado." o "Solo hay N unidad(es) libre(s) en esas fechas.". En ese caso no se puede enviar: prueba otras fechas.
5. En ítems por cantidad, indica la Cantidad (como máximo, las unidades libres en esas fechas).
6. En Observaciones, explica si quieres el motivo del préstamo o detalles de la recogida.
7. Si el ítem tiene Contrato de préstamo, léelo (en el propio cuadro o con Ver contrato de préstamo (PDF)) y marca "He leído y acepto el contrato de préstamo". Si eres menor de edad, no marcas nada: lo acepta tu responsable legal (ver El contrato de préstamo).
8. Debajo verás qué pasará con tu solicitud: "El préstamo se aprobará automáticamente." o "La solicitud quedará pendiente hasta que el centro la revise.".
9. Pulsa Solicitar Préstamo.

Al terminar verás uno de estos mensajes:

• "Préstamo solicitado correctamente. Queda pendiente de revisión.": los revisores reciben un aviso y la solicitud aparece en Mis solicitudes → Pendientes.
• "Préstamo registrado y aprobado correctamente.": el centro tiene activada la aprobación automática y las fechas estaban libres.
• "Préstamo solicitado. Como eres menor de edad, tu responsable legal tiene que aceptar el contrato: ya le hemos avisado.": la solicitud queda en Esperando al responsable legal hasta que tu responsable legal lo acepte.

Mensajes que pueden impedir la solicitud

• "El centro no permite solicitar préstamos actualmente.": el centro ha puesto a 0 el número máximo de préstamos.
• "Has alcanzado el número máximo de préstamos activos (N).": ya tienes tantos préstamos activos (en espera, pendientes o aprobados sin devolver) como permite el centro. Cancela alguno o espera a devolverlo.
• "Ya tienes una solicitud de préstamo para este ítem en esas fechas.": ya pediste ese ítem para fechas que se solapan.
• "Este ítem no está disponible para préstamo.": el ítem no se presta o está en reparación.

Registrar un préstamo para otra persona

Profesorado, dirección, jefatura de estudios, secretaría y jefe administrativo pueden registrar un préstamo a nombre de cualquier persona del centro (por ejemplo, cuando el alumno se lleva el instrumento en ese momento).

1. En la tarjeta del ítem, pulsa Solicitar Préstamo.
2. En Solicitante, elige Para otro usuario y busca a la persona ("Buscar por nombre o documento"). Con Para mí el préstamo es para ti.
3. Elige las fechas, la cantidad (si es por cantidad) y las observaciones, como en una solicitud normal.
4. Si el ítem tiene contrato:
   • Si la persona es mayor de edad, marca "El solicitante ha leído y acepta el contrato de préstamo" (por ejemplo, después de que lo haya leído contigo).
   • Si es menor de edad, verás "Es menor de edad: el contrato lo acepta su responsable legal." y dos opciones:
     • Pedírselo a su responsable legal (opción por defecto): Amadeus le avisa para que lo acepte desde su Panel de Usuario. Mientras tanto, la solicitud queda en espera y no se puede aprobar.
     • Ya lo ha aceptado: si el responsable legal ya lo aceptó por otra vía (por ejemplo, en papel). Marca "Confirmo que su responsable legal ha aceptado el contrato de préstamo (por ejemplo, en papel)". Quedará registrado que fuiste tú quien lo confirmó.
5. La casilla Aprobar préstamo automáticamente está marcada por defecto: el préstamo queda aprobado al guardarlo (si las fechas están libres). Si la desmarcas, queda pendiente como cualquier solicitud. Cuando se le pide el contrato al responsable legal, la casilla se llama "Aprobar el préstamo automáticamente cuando su responsable legal acepte el contrato".
6. Pulsa Registrar Préstamo (o Solicitar Préstamo si no lo apruebas automáticamente).

La persona recibe el aviso "Se ha registrado un préstamo de … a tu nombre". Si el contrato se le ha pedido al responsable legal, ese aviso no llega hasta que lo acepte.

El contrato de préstamo

Si el ítem tiene Contrato de Préstamo (un texto o un PDF que el centro añade en la ficha del ítem), alguien tiene que aceptarlo antes de que el préstamo pueda revisarse o aprobarse. Si el ítem no tiene contrato, este paso no existe.

Quién lo acepta

Un contrato de préstamo compromete a cuidar y devolver el ítem, así que lo acepta quien puede asumir ese compromiso. Se mira la edad que tiene el alumno en el curso escolar de la fecha de recogida (ver Mayoría de edad y responsables legales):

Lo que ve el alumno menor de edad

Al pedir el préstamo ve: "Como eres menor de edad, el contrato lo acepta tu responsable legal, (nombre). Le avisaremos y tu solicitud quedará en espera hasta que lo acepte desde su Panel de Usuario." En Mis solicitudes, la solicitud aparece como Esperando al responsable legal, con el nombre de quien tiene que aceptarlo.

Mientras espera, la solicitud no reserva el ítem y los revisores todavía no la reciben. No caduca: sigue ahí hasta que el responsable legal decida, el alumno la cancele, el centro la rechace o se apruebe otro préstamo que ocupe esas fechas.

Lo que hace el responsable legal

1. Recibe el aviso "Hay una solicitud de préstamo de … para … y, como es menor de edad, necesita que aceptes el contrato de préstamo. Puedes hacerlo desde tu Panel de Usuario", en la app y por correo (asunto "Contrato de préstamo para aceptar: …", con el ítem, el alumno, la cantidad y las fechas, y el botón Revisar el contrato). Además, al entrar en Amadeus se le lleva a su Panel de Usuario una vez por sesión para que lo vea; no le impide usar la app: puede pulsar Ir a Amadeus.
2. En su Panel de Usuario, en el bloque Contratos de préstamo por aceptar, ve cada préstamo pendiente con el alumno, el ítem y las fechas.
3. Pulsa Revisar contrato. Se abre Contrato de préstamo con los datos de la solicitud y el contrato tal como lo vio el alumno. Si es un PDF, tiene que abrirlo antes de poder aceptar ("Abre el contrato para poder aceptarlo.").
4. Marca "He leído y acepto el contrato de préstamo en nombre de (alumno)" y pulsa Aceptar contrato, o pulsa No aceptar.

Qué pasa después:

• Si lo acepta y la solicitud estaba marcada para aprobarse sola (por el ajuste del centro o porque el profesor que la registró lo indicó), el préstamo queda Aprobado si las fechas siguen libres y la recogida no ha pasado: "Has aceptado el contrato y el préstamo ha quedado aprobado." El alumno recibe el aviso y el correo de préstamo aprobado.
• Si lo acepta y no se aprueba solo, pasa a Pendiente: "Has aceptado el contrato. El centro revisará la solicitud de préstamo." Los revisores reciben el aviso de nueva solicitud.
• Si no lo acepta, la solicitud se cancela: "Has rechazado el contrato y la solicitud de préstamo se ha cancelado." El alumno (y el profesor que la registró, si fue así) reciben el aviso "El responsable legal de … no ha aceptado el contrato de préstamo de …, así que la solicitud se ha cancelado".
• Si las fechas del préstamo ya han pasado, no se puede aceptar ("Las fechas de este préstamo ya han pasado y no se puede aceptar. Puedes rechazarlo."). Habrá que pedirlo de nuevo con otras fechas.

En el mismo Panel de Usuario, el bloque Contratos de préstamo que has aceptado muestra los préstamos que ya aceptó y que siguen en marcha, con Ver contrato aceptado.

Copia del contrato aceptado

Cada vez que se acepta un contrato, Amadeus guarda una copia del contrato tal como se aceptó, con quién lo aceptó, en calidad de qué (el propio solicitante, su responsable legal o un miembro del centro que lo confirma) y cuándo. Así se puede consultar aunque el centro cambie después el contrato del ítem.

Se consulta con Ver contrato aceptado desde Mis solicitudes, desde Gestionar solicitudes, desde el Historial del ítem y desde el Panel de Usuario del responsable legal. En préstamos muy antiguos puede aparecer el aviso de que no hay copia guardada.

Si el centro cambia el contrato mientras alguien lo está leyendo, Amadeus no deja aceptarlo y pide volver a abrirlo para leer la versión actual.

Mis solicitudes

Si has pedido algún préstamo, en la cabecera del Inventario aparece el botón Mis solicitudes. Abre Mis Solicitudes de Préstamo, con tres apartados:

• Pendientes: las que esperan al responsable legal y las que esperan la revisión del centro.
• Préstamos activos: los aprobados que aún no se han devuelto.
• Historial: los devueltos, rechazados y cancelados.

Cada solicitud muestra el ítem, las fechas y su estado:

Puedes Cancelar tus solicitudes mientras estén esperando al responsable legal, pendientes, o aprobadas pero sin recoger. Al cancelar se libera el ítem para esas fechas.

Si tienes un préstamo en curso, en la tarjeta del ítem verás también el bloque Detalles de tu préstamo, con las fechas y los días que llevas con él.

Revisar las solicitudes

Revisores. Cuando alguien pide un ítem, los revisores reciben el aviso "(nombre) ha solicitado el préstamo de …" y la tarjeta del ítem muestra el chip +N solicitudes y un número en el botón Gestionar solicitudes.

1. Despliega la tarjeta del ítem y pulsa Gestionar solicitudes. Se abre Gestionar Solicitudes con:
   • Solicitudes pendientes: cada una con la persona, la cantidad (si es por cantidad), las fechas, cuándo se solicitó, quién la registró si no fue el propio solicitante, las observaciones y quién aceptó el contrato y cuándo ("Contrato aceptado por el solicitante…", "…por su responsable legal…" o "Aceptación del contrato confirmada por…"), con el enlace Ver contrato aceptado.
   • Esperando al responsable legal: solicitudes de menores cuyo contrato no se ha aceptado todavía, con quién tiene que aceptarlo. "No se pueden aprobar hasta que su responsable legal acepte el contrato, pero puedes rechazarlas."
   • Préstamos activos: los aprobados, con la etiqueta Programado (aún no se ha recogido), En curso o Vencido.
2. Pulsa Aprobar o Rechazar en cada solicitud pendiente.

Al aprobar, Amadeus vuelve a comprobar que las fechas siguen libres. Si aprobar esa solicitud deja sin hueco a otras solicitudes del mismo ítem para fechas que se solapan, antes te avisa: "Se cancelarán N solicitud(es) incompatible(s)." Si confirmas, esas solicitudes se cancelan y sus solicitantes reciben el aviso "Tu solicitud de préstamo de … se ha cancelado: el ítem se ha asignado a otra solicitud para esas fechas" (sin decir a quién).

Si el ítem está en reparación, aparece el aviso "Este ítem está en reparación: no se pueden aprobar solicitudes hasta finalizarla." y no se puede aprobar.

Registrar la devolución

Revisores. Cuando la persona devuelve el ítem:

1. Despliega la tarjeta del ítem y pulsa Marcar como devuelto (aparece si hay algún préstamo en curso).
2. En Marcar como Devuelto:
   • Préstamo a devolver: si el ítem está prestado a varias personas (ítems por cantidad), elige cuál.
   • Fecha de entrega*: por defecto hoy; no puede ser posterior a hoy ni anterior a la recogida.
   • Devuelto a*: quién ha recibido el ítem (por defecto, tú).
   • Observaciones de la devolución: estado en que se devuelve, incidencias…
   • Fotos de la devolución (opcional).
3. Pulsa Registrar Devolución.

Se puede registrar antes de la fecha prevista (si lo devuelven antes). El ítem vuelve a estar disponible y la persona recibe el aviso "Se ha registrado la devolución de tu préstamo de …". La devolución queda en el Historial del ítem.

Si se pasa la fecha de devolución, el ítem sigue apareciendo como Prestado hasta que se registre la devolución, y en la tarjeta se marca como vencido. Amadeus no envía recordatorios automáticos de devolución: si hace falta, escribe a la persona por Mensajería.

Límite de préstamos y aprobación automática

Se configuran en Configuración → Personalizar → pestaña Inventario (ver Configuración General):

• Número máximo de préstamos: cuántos préstamos activos puede tener cada persona a la vez. Cuentan los que esperan al responsable legal, los pendientes y los aprobados sin devolver. Por defecto, 1. Con 0, nadie puede solicitar préstamos.
• Auto-aprobar préstamos solicitados por alumnos: si está activado, las solicitudes del alumnado se aprueban al momento (si las fechas están libres). Si el alumno es menor y el ítem tiene contrato, se aprueba en cuanto su responsable legal lo acepte. Si está desactivado, las solicitudes quedan Pendientes hasta que un revisor las revise.

Los préstamos que registran el profesorado y la dirección no dependen de este ajuste: deciden ellos con la casilla Aprobar préstamo automáticamente.

Avisos y correos

Los avisos llegan a la campana de notificaciones (y como notificación push si la tienes activada), en la categoría Préstamos. Cada persona controla qué avisos recibe desde su perfil (ver Notificaciones).

Los préstamos que se aprueban automáticamente al pedirlos no generan aviso de aprobación: el propio solicitante ve el resultado en pantalla.

Preguntas frecuentes

No me aparece el botón Solicitar Préstamo.

El ítem no se presta, está en reparación o marcado como No Disponible. También puede que tu perfil no tenga permiso para pedir préstamos: consulta con el centro.

El ítem aparece como Prestado. ¿Puedo pedirlo igualmente?

Sí, para unas fechas posteriores a la devolución prevista. Al elegir las fechas verás si está libre.

¿Por qué mi solicitud está "Esperando al responsable legal"?

Porque eres menor de edad en el curso del préstamo y el ítem tiene contrato: tiene que aceptarlo tu primer responsable legal desde su Panel de Usuario. Ya le hemos avisado. Si tarda, recuérdaselo; la solicitud no caduca.

Soy responsable legal y no veo el contrato que tengo que aceptar.

Entra en tu Panel de Usuario y busca el bloque Contratos de préstamo por aceptar. Si el alumno tiene dos responsables legales, solo lo ve y lo acepta el primero. Si el alumno es mayor de edad en el curso del préstamo, lo acepta él mismo.

Dice que he alcanzado el número máximo de préstamos.

El centro limita cuántos préstamos activos puede tener cada persona. Cuentan también las solicitudes pendientes y las que esperan al responsable legal. Cancela alguna desde Mis solicitudes o espera a devolver un préstamo.

He pedido un ítem y me han cancelado la solicitud sin rechazarla.

Otra solicitud para las mismas fechas se aprobó antes y el ítem ya no tenía hueco. Prueba con otras fechas.

¿Puedo cambiar las fechas de un préstamo?

No se pueden editar. Cancela la solicitud (si aún no has recogido el ítem) y pide una nueva con las fechas correctas.

Me he pasado de la fecha de devolución. ¿Qué pasa?

El préstamo aparece como Vencido y el centro lo ve marcado en la tarjeta del ítem. Devuelve el ítem cuanto antes; cuando el centro registre la devolución, el préstamo pasará a Devuelto.

¿Se puede devolver solo una parte de un préstamo por cantidad?

No. La devolución se registra para el préstamo completo. Si solo se devuelve una parte, lo más práctico es registrar la devolución y crear un préstamo nuevo con las unidades que siguen fuera.