Balance de cuentas

El Balance de cuentas muestra cuánto dinero ha entrado y salido del centro en un periodo: Ingresos, Gastos y Beneficio, mes a mes, y cómo se reparten por categorías. Desde su barra lateral se accede además a los catálogos del módulo (Contactos, Tasas, Descuentos y Campos personalizados), al informe PDF y a la descarga de facturas del mes.

Dónde está: menú lateral Finanzas → Balance de cuentas.

Quién lo usa: por defecto, dirección, jefatura de estudios, secretaría y jefatura administrativa. Cada acceso de la barra lateral solo aparece si tienes permiso para esa sección.

Qué suma el balance: solo lo cobrado

El balance no suma lo emitido, sino lo cobrado y lo pagado. En la pantalla lo recuerda el aviso «Solo suma lo cobrado: las cuotas desde que se remesan o se marcan como pagadas, y los ingresos marcados como pagados.».

No cuentan nunca: las cuotas Pendientes (aún sin remesar ni marcar), las Impagadas (devueltas), las Anuladas y las Borradas; los ingresos Emitidos, Impagados o anulados.

Ejemplos de cobro de cuotas:

• Cobro por adelantado: la cuota de octubre se remesa en octubre y cuenta en octubre.
• Cobro a mes vencido: la cuota de septiembre se remesa el 1 de octubre y cuenta en octubre.

El Beneficio es Ingresos menos Gastos de cada mes, y puede ser negativo.

El bloque de finanzas del panel de inicio (Ingresos, Gastos, Beneficio) usa exactamente los mismos números que estos contadores, con el curso actual.

Contadores y periodo

En la parte superior hay tres contadores (Ingresos, Gastos y Beneficio) con el total del periodo y su evolución mes a mes.

El periodo se elige con el filtro que hay sobre los contadores, con tres modos:

Lo cobrado en meses que quedan entre el final de un curso y el inicio del siguiente (por ejemplo, julio y agosto) no cae dentro de ningún curso académico. Para verlo, usa Trimestre o Personalizado.

Distribución de Gastos e Ingresos

Debajo de los contadores, la sección Distribución de Gastos e Ingresos muestra dos gráficos de anillo con el reparto por categorías. Tiene su propio filtro de periodo, con los mismos tres modos, independiente del de los contadores.

Ingresos, por este orden:

1. Cuotas (Asignaturas): la parte académica de las cuotas cobradas, menos sus descuentos.
2. Tasas: las tasas incluidas en las cuotas cobradas.
3. Las categorías de Ingresos: Material, Donaciones, Subvenciones, Merchandising, Alquileres y Otros.
4. Sin especificar: ingresos pagados sin categoría.

Gastos:

1. Nóminas.
2. Las categorías de Gastos: Material, Alquileres, Recursos educativos, Servicios, Eventos, Transporte, Mantenimiento y Otros.

Solo aparecen las categorías con importe mayor que cero. Para un mismo periodo, el total del gráfico de ingresos coincide con el contador de Ingresos. Si no hay datos verás «No hay ingresos registrados en este periodo.» o «No hay gastos registrados en este periodo.».

Barra lateral

A la izquierda, la barra Finanzas reúne estos accesos:

Descargar facturas

Esta pantalla sirve para archivar o enviar a la gestoría los documentos de un mes. No es el balance: incluye lo emitido, esté cobrado o no.

1. Pulsa Descargar facturas en la barra lateral.
2. Elige el año en el selector (empieza en el año en que el centro empezó a usar Finanzas).
3. Cada mes aparece con su trimestre (Q1 a Q4) y dos botones:
   • Facturas Ingresos: un ZIP con el PDF de todos los recibos y facturas de Ingresos con fecha de ese mes, en cualquier estado, y de las cuotas mensuales cobradas (remesadas o marcadas como pagadas) ese mes. Las cuotas borradas en Finanzas → Cuotas no se incluyen.
   • Facturas Gastos: un ZIP con un PDF del listado de gastos del mes y los archivos adjuntos de cada gasto.

Si el mes no tiene documentos, verás «No se han encontrado ingresos para el mes seleccionado.» o «No se han encontrado gastos para el mes seleccionado.».

Contactos

Los contactos son empresas o personas que no son usuarios de Amadeus y a las que el centro emite un recibo o una factura de ingreso (por ejemplo, una empresa que alquila un aula). Se eligen como receptor en la pestaña Contactos al crear un ingreso.

Lista y búsqueda

La lista muestra los contactos por orden alfabético, 10 por página, con un buscador por razón social, nombre comercial o NIF. Para sacar un listado completo usa Centro → Informes (fuente Contactos).

Crear un contacto

Pulsa el botón + y rellena:

Editar o eliminar

Pulsa un contacto para editarlo. Desde la edición puedes también eliminarlo, con confirmación.

• Cambiar los datos de un contacto no modifica los recibos y facturas ya emitidos: cada documento guarda los datos del receptor del día en que se creó.
• Eliminar un contacto no elimina sus recibos, facturas ni pagos.

Un ingreso a un contacto no genera un cobro en la app: el contacto no puede pagarlo en línea ni entrar en una remesa SEPA. Se cobra fuera de Amadeus y se marca como pagado en Ingresos.

Tasas

Las tasas son cargos adicionales que se suman a la cuota mensual de quien las tenga asignadas: material, seguro, uso de taquilla… La mensualidad de las asignaturas no es una tasa (es la parte académica de la cuota) y la tasa de matrícula tampoco: se define en el plan de estudios y se cobra aparte. Ver Cobros puntuales y tasa de matrícula.

Crear una tasa

Pulsa el botón + en la lista de Tasas:

Pulsa Crear Tasa para guardarla.

Cómo se calculan: las tasas fijas se suman tal cual. Las porcentuales se aplican al final, sobre la base neta de la cuota: parte académica + tasas fijas − descuentos fijos.

Pago aplazado: el centro solo ofrece los plazos. Quien decide aplazar es el alumno (si es mayor de edad) o su responsable legal, desde su perfil, pestaña Económico, botón Aplazar. Entonces la tasa se reparte en cuotas iguales durante los meses elegidos. Una vez aplazada, no se puede cancelar el aplazamiento. Ver Perfil → Finanzas.

Detalle de una tasa

Al abrir una tasa ves su nombre, valor, tipo, frecuencia, descripción, las opciones de pago aplazado y la lista Usuarios con esta tasa. El menú Acciones ofrece:

• Editar Tasa: cambia sus datos. Desde esta pantalla también se puede borrar.
• Ver Usuarios: la lista completa de quién la tiene asignada.
• Asignar masivamente: ver más abajo.

Asignar una tasa a muchos usuarios

En Acciones → Asignar masivamente:

1. Busca por nombre o apellidos. La lista incluye a todos los usuarios con ficha económica, con su responsable pagador y si ya tienen la tasa («Tasa Activa») o no («Sin Tasa»). Aparecen también usuarios que ya no están matriculados: revisa bien a quién seleccionas.
2. Marca los usuarios a los que quieras asignarla. Abajo ves el total de usuarios, cuántos la tienen activa y cuántos has seleccionado.
3. Pulsa Asignar Tasa a Usuarios Seleccionados.

Desde aquí solo se puede añadir. Para quitar una tasa a alguien, hazlo desde su perfil, pestaña Económico (editar la próxima cuota). Al modificar las tasas o descuentos de un usuario desde su perfil, el usuario y su responsable pagador reciben un aviso de que su cuota ha cambiado.

Borrar una tasa

Al borrar una tasa deja de aparecer en la lista y en las plantillas de cuotas, pero a quien ya la tenga asignada se le sigue cobrando. Para dejar de cobrarla, quítasela a cada usuario desde su perfil.

Descuentos

Los descuentos funcionan igual que las tasas, pero restan de la cuota mensual (becas, descuento por hermanos, etc.).

• Campos: Nombre, Valor (Fijo o Porcentual), Descripción y Frecuencia (Puntual: en una sola mensualidad; Recurrente: en cada cuota). No tienen opciones de pago aplazado.
• Los porcentuales se aplican al final, sobre la base neta de la cuota, igual que las tasas porcentuales.
• El detalle, Ver Usuarios y Asignar masivamente (botón Asignar Descuento a Usuarios Seleccionados) funcionan como en las tasas. La asignación masiva solo añade.
• Borrar un descuento lo quita de la lista, pero quien ya lo tenga asignado lo sigue teniendo. Para quitárselo, hazlo desde su perfil.

Para que los usuarios nuevos reciban tasas o descuentos automáticamente según su rol, usa Configuración → Plantillas de Cuotas. Solo afecta a los usuarios que se den de alta a partir de ese momento.

Campos personalizados

Los campos personalizados son recargos o deducciones con nombre que se añaden a los gastos (por ejemplo, una retención o una comisión). Se usan en Gastos y en los gastos recurrentes; los ingresos no los usan.

Crear un campo

Cómo afectan al total del gasto

Al total del gasto (precio × cantidad + impuesto) se le aplican los campos en el orden en que están en el gasto: un campo fijo suma su importe y uno porcentual suma ese porcentaje del total acumulado hasta ese momento. Por eso el orden importa: un 10 % y después 5 € no da lo mismo que 5 € y después un 10 %.

Editar o eliminar

• Editar un campo (nombre y valor) no cambia los importes de los gastos ya registrados; el valor nuevo se usa en los gastos nuevos.
• Eliminar un campo lo quita de la lista y de los desplegables, pero los gastos que ya lo llevaban no se ven afectados.

Preguntas frecuentes

¿Por qué el balance muestra 0 € de ingresos?

Porque no hay nada marcado como cobrado en ese periodo. Las cuotas cuentan cuando se remesan por SEPA o se marcan como pagadas en Cuotas, y los ingresos cuando su estado es Pagado en Ingresos.

Cobro a mes vencido: ¿en qué mes sale la cuota?

En el mes en que se cobra (remesa o «Marcar como pagada»), no en el mes que factura. La cuota de septiembre remesada el 1 de octubre cuenta en octubre.

Marqué una cuota como impagada. ¿Desaparece del balance?

Sí. Una cuota Impagada no cuenta. Si vuelve a estar Pagada, cuenta de nuevo en la fecha en que se cobró.

Un recibo de septiembre se pagó en octubre. ¿Dónde aparece?

En septiembre: los ingresos cuentan en la fecha del documento, en cuanto su estado pasa a Pagado.

Borré una tasa y se sigue cobrando

Es lo esperado. Borrarla solo la quita del catálogo; quien ya la tiene asignada la sigue pagando. Quítasela desde su perfil, pestaña Económico.

¿Puedo quitar una tasa a varios usuarios a la vez?

No. La asignación masiva solo añade. Para quitarla hay que hacerlo usuario a usuario desde su perfil.

No sale el curso que espero en el balance

El balance abre en el curso marcado como actual. Si el curso actual todavía es el del año pasado, revisa la transición de curso en Nuevo Curso Escolar.

¿Puedo eliminar un contacto que tiene facturas?

Sí. Sus recibos, facturas y pagos se conservan con los datos que tenían.