Cuotas

Las cuotas son los recibos mensuales que el centro cobra a cada alumno: sus asignaturas del mes, más las tasas y menos los descuentos que tenga asignados. Desde esta pantalla se revisan las cuotas de cada mes, se corrigen, se notifican a las familias, se marcan como pagadas, se borran, se convierten en factura y se cobran con una remesa SEPA.

Dónde está: menú lateral Finanzas → Cuotas.

Quién la usa: por defecto, dirección, jefatura de estudios, secretaría y jefatura administrativa. Ver la pantalla requiere el permiso de ver cuotas; generar, remesar, editar, cambiar estados, convertir en factura y notificar a las familias, el de actualizar cuotas; y anular, borrar y restaurar, el de eliminar cuotas. Cada botón solo aparece a quien tiene su permiso.

Qué ven las familias: en el perfil del alumno, pestaña Económico, la previsión de la próxima cuota y sus cuotas desde que se generan (las borradas, no), y desde ahí se aplazan pagos y se cambian el responsable pagador y el método de pago. El PDF de cada cuota y Convertir a factura son de la persona a cuyo nombre se emitió, que tiene todo lo emitido a su nombre, de cualquier alumno, en Recibos a tu nombre, en su propia pestaña Económico. El aviso de cada cuota lleva a la pestaña Económico del alumno. Ver Finanzas del perfil.

De dónde sale cada cuota

Cada usuario tiene una ficha económica (la pestaña Económico de su perfil) con su responsable pagador y las tasas y descuentos que tiene asignados. La cuota de un mes se calcula con:

Las tasas y descuentos porcentuales se aplican al final, sobre la base neta: académico + tasas fijas − descuentos fijos. El catálogo de tasas y descuentos está en Balance de cuentas → Tasas.

Una cuota es una foto del mes. Una vez generada, no cambia aunque después cambien la matrícula, las tasas o los descuentos del alumno. Si hay que corregirla, se edita a mano (ver Editar una cuota).

Quién tiene cuota:

• El alumnado con matrícula activa o aceptada en el curso actual.
• Los tutores también tienen ficha económica y generan cuota cada mes, normalmente de 0 € (se ocultan con el filtro por defecto).
• El profesorado y el personal, solo si el centro lo activa en Configuración → Personalizar → Finanzas («Habilitar cuotas mensuales para profesores» y «… para administrativos»).

El responsable pagador es la persona elegida en el perfil del alumno, que solo puede ser el propio alumno o uno de sus responsables legales, y siempre mayor de edad. Si no hay nadie elegido, paga su primer responsable legal mayor de edad y, si no tiene, el propio alumno si es mayor de edad. Cumplir la mayoría de edad no cambia el pagador: el relevo se hace a mano desde el perfil. Ver Mayoría de edad y responsables legales.

A nombre de quién se emite. Cuando la cuota se cobra (con la remesa o con Marcar como pagada), queda a nombre del pagador de ese momento aunque después se cambie: su recibo, su factura si se convierte y sus avisos son de esa persona. Cambiar el método de pago de una cuota pendiente desde Gestionar también la deja a nombre del pagador de ese momento. Si antes de cobrarla se quita el vínculo de esa persona con el alumno o se borra su cuenta, la cuota pendiente se emite a quien pague cuando se cobre.

Cuando nadie mayor de edad puede pagar

Un menor de edad nunca paga ni recibe recibos a su nombre. Si un alumno menor no tiene ningún responsable legal mayor de edad, o la persona elegida como pagador es menor de edad, sus cuotas se generan igual (son el registro del centro), pero no se emiten, no se remesan, no se marcan como pagadas, no se convierten en factura ni se notifican:

• En la tabla, la columna Responsable Pagador dice «Sin pagador mayor de edad» (al pasar el ratón: «Nadie mayor de edad paga estas cuotas: hasta que haya un tutor legal mayor de edad, no se emiten ni se avisan.») y el método de pago queda vacío.
• Gestionar lo avisa arriba, con un enlace al perfil económico del alumno: «Ningún responsable mayor de edad paga las cuotas del alumno» o «El pagador es menor de edad: elige otro pagador mayor de edad». Y debajo de los botones: «No se puede emitir, remesar, marcar como pagada ni convertir. …».
• Las confirmaciones de la barra de acciones las omiten con el motivo «Sin ningún responsable mayor de edad que pueda pagarlas» o «A nombre de un menor de edad».

Para resolverlo, añade un responsable legal mayor de edad desde el perfil del alumno (Añadir Tutor Legal) o elige otro pagador en su pestaña Económico (Cambiar el responsable pagador). Desde ese momento sus cuotas se emiten y se cobran como las demás. El aviso no sale solo: notifícalas a mano (ver Notificar a mano). Una cuota que ya se había emitido a nombre de un menor conserva su estado (pagada o impagada), pero no se vuelve a remesar ni se convierte en factura.

Si el pagador ya no es responsable legal del alumno (por ejemplo, un antiguo tutor), Gestionar avisa «El pagador ya no es tutor legal del alumno: elige otro pagador». Mientras no se cambie, esa persona no recibe ningún aviso de las cuotas ni puede ver las finanzas del alumno, pero las cuotas se le siguen emitiendo a su nombre.

Cuándo se generan

Cobro a mes vencido (automático)

El día 1 de cada mes Amadeus genera automáticamente las cuotas del mes anterior para todos los usuarios que tienen derecho a cuota en ese momento. Así, el 1 de noviembre aparecen las cuotas de octubre. Si las familias reciben un aviso al generarse depende del Aviso de las cuotas.

Cobro por adelantado

Si el centro cobra a principio de mes, puede generar las cuotas del mes en curso sin esperar:

1. En Finanzas → Cuotas, elige el mes actual. Si aún no tiene cuotas verás «Las cuotas de mes aún no se han generado».
2. Pulsa Generar cuotas por adelantado. La confirmación dice si las familias recibirán el aviso: «Las familias recibirán el aviso de su cuota (en la app y por correo) en cuanto se genere.» (aviso automático) o «No se avisará a las familias: podrás notificarlas desde esta pantalla cuando hayas revisado las cuotas.» (aviso manual). Confirma.
3. El proceso tarda varios minutos. Mientras tanto no se puede entrar en Cuotas. Cuando acabe, recarga la página.

El botón solo aparece para el mes en curso y solo si ese mes todavía no tiene cuotas. Un mes ya generado no se vuelve a generar, aunque se hayan borrado todas sus cuotas. Si el centro tiene activado el cobro prorrateado por días, este botón no aparece.

Altas posteriores: cuotas faltantes

Si alguien se matricula después de generar el mes por adelantado, su cuota no existe todavía. Para crearla:

• Acciones → Generar cuotas faltantes en la pantalla de Cuotas: genera solo las cuotas que faltan de ese mes («Se van a generar N cuotas faltantes de mes»). Como la de generar por adelantado, la confirmación dice si las familias recibirán el aviso. Solo aparece en el mes en curso y cuando falta alguna. El proceso tarda unos momentos: después, actualiza la página.
• O desde el perfil del alumno, pestaña Económico, botón Generar cuota.

Si no las generas tú, la generación automática del día 1 del mes siguiente crea las que falten de ese mes, sin tocar las que ya existen. Una cuota borrada no cuenta como faltante: ese mes no se vuelve a generar para esa persona.

Aviso de las cuotas

Cada familia puede recibir un aviso de su cuota: una notificación en la app («La cuota de mes de alumno ya está disponible») y un correo con el desglose (cada asignatura, tasa y descuento, con el número de plazo si va a plazos) y el total, en su idioma, con el botón Ver mi cuota.

Automático o manual

El centro elige cuándo sale el aviso en Configuración → Personalizar → Finanzas, opción Aviso de las cuotas (ver Personalizar → Finanzas):

En los dos modos se puede notificar a mano cuando quieras, por ejemplo para volver a avisar a una familia después de corregir su cuota. El antiguo interruptor «Notificar a los usuarios cuando se generen las cuotas» ya no existe: los centros que lo tenían activado están en Automático y los que lo tenían desactivado, en Manual.

Qué lleva y a quién llega

• Se prepara al enviarse, con las líneas y el total que la cuota tiene en ese momento: lo que corrijas antes de notificarla es lo que lee la familia.
• Lo recibe la persona a cuyo nombre se emite la cuota, la que muestra la columna Responsable Pagador: el pagador de hoy o, si la cuota ya quedó a nombre de alguien (ver A nombre de quién se emite), esa persona.
• Lleva a la pestaña Económico del perfil del alumno, no a la de quien paga. Quien paga (el propio alumno o uno de sus responsables legales) la puede abrir aunque no figure como responsable del alumno en el curso que tiene seleccionado, por ejemplo si solo está vinculado en el curso siguiente; en ese caso solo ve las cuotas que se le emiten.
• Nunca se avisa una cuota borrada, anulada o sin ninguna línea, ni una cuyo aviso iría a un menor de edad, a nadie o a alguien que no es el alumno ni su responsable legal: se queda «Sin notificar». Una cuota con líneas que suman 0 € sí se avisa.
• Editar una cuota no avisa a nadie, en ningún modo; tampoco restaurarla ni remesarla. Si quieres que la familia reciba los importes nuevos, notifícala después.
• La familia ve sus cuotas en su perfil desde que se generan, se le haya avisado o no.
• «Notificada» quiere decir que el aviso salió, no que haya llegado: la campana y el correo respetan los consentimientos de notificaciones de cada persona (ver RGPD).

Notificar a mano

Hay tres formas, en los dos modos y para quien puede actualizar cuotas:

Los avisos se envían en segundo plano: el resultado dice «Se están enviando N avisos. Actualiza la página en unos momentos para verlos en la lista.» y ofrece Actualizar página. Una cuota que nunca se notificó recibe un solo aviso aunque dos personas la notifiquen a la vez o se pulse dos veces.

Si una cuota no se puede notificar, Gestionar dice por qué debajo de los botones, por ejemplo «No se puede notificar. No tiene líneas.», «No se puede notificar. Está anulada.» o «No se puede notificar. Está a nombre de alguien que no es el alumno ni su tutor legal.».

La pantalla del mes

Elige el mes con el selector de la cabecera (no se pueden elegir meses futuros). Si al centro le falta su IBAN o su ID de Acreedor verás el aviso «La remesa SEPA aún no está configurada», que dice cuál falta, con acceso a Configuración → Finanzas: sin ellos no se pueden generar remesas y el botón Generar remesa SEPA aparece desactivado.

Cuando el mes tiene cuotas, el menú Acciones de la cabecera ofrece Generar cuotas faltantes y Notificar a todas (N), cuando corresponden.

Filtros

Los filtros están en el panel Filtros, que se despliega al pulsarlo (y se abre solo cuando la lista llega filtrada).

Pulsa Actualizar para aplicar los filtros. Limpiar filtros vuelve a los de siempre.

El filtro «Grado». Sirve, por ejemplo, para que una secretaría vea solo las cuotas de Iniciación y otra las de todos los demás grados.

• El grado de una cuota es el de las asignaturas que cobra, aunque después la asignatura o la matrícula se hayan dado de baja: la cuota es una foto del mes. Cada fila muestra esos grados como etiquetas bajo el nombre del alumno.
• Solo estos grados: las cuotas con alguna asignatura de un grado marcado. Todos excepto estos: las cuotas con alguna asignatura de un grado sin marcar. Un alumno con asignaturas de varios grados sale en todos ellos, y por eso puede salir en los dos lados.
• Las cuotas sin asignaturas (solo tasas o descuentos, como las de socios o familias) no tienen grado y no salen mientras haya algún grado marcado, en ningún modo. El panel lo recuerda: «Un alumno con asignaturas de varios grados sale en todos ellos. Las cuotas sin asignaturas (solo tasas o descuentos, como las de socios o familias) no tienen grado y no salen mientras haya algún grado marcado.».
• Sin ningún grado marcado no se filtra por grado.

Tus filtros se recuerdan. La pantalla guarda en tu navegador los últimos filtros que aplicaste (todos menos el mes) y los vuelve a aplicar cada vez que entras, en cualquier mes. Son tuyos y de ese navegador: no pasan a otro ordenador ni los ve nadie más, y en una ventana privada no se recuerdan.

• Lo que hoy no se puede elegir se descarta, por ejemplo un grado que no existe en el curso del mes elegido.
• Limpiar filtros vuelve a los de siempre y olvida los guardados.
• Si llegas a una cuota con Gestionar desde el perfil de un alumno, la lista se abre sin tus filtros, para que esa cuota aparezca. La próxima vez vuelven a aplicarse.

La tabla

Cada fila es la cuota de un usuario:

• Alumno: nombre, con un acceso a su perfil económico, y debajo los grados de las asignaturas que cobra la cuota.
• Responsable Pagador: a nombre de quién se emite (si es el propio alumno, no se repite). Si nadie mayor de edad puede pagarla, «Sin pagador mayor de edad» (ver Cuando nadie mayor de edad puede pagar).
• Anotaciones: notas internas del centro sobre esa cuota. Pulsa para escribir o editar. No aparecen en el recibo ni las ve la familia.
• Estado: pulsa el chip para cambiarlo cuando se pueda (ver Cobrar sin remesa). Una cuota anulada dice «Anulada»; una borrada, «Borrada» (al pasar el ratón, cuándo y quién la borró).
• Notificación: «Notificada el dd/mm» (la fecha completa al pasar el ratón) o «Sin notificar». Si el total ya no es el que se avisó, añade «Cambiada desde el aviso» (al pasar el ratón: «El aviso decía X; ahora son Y.»). Las cuotas de antes de abril de 2026 aparecen «Sin notificar»: de entonces no hay registro de los avisos.
• Método de Pago: el del pagador. Si le faltan datos aparece Establecer método de pago, que abre su perfil. Si no, pulsando el chip puedes cambiarlo para esta cuota (ver Cambiar el método de pago).
• Total y el botón Gestionar, que abre el detalle.

Una cuota borrada sale en gris, con el total tachado. Desde la tabla no se le cambian el estado, el método de pago ni las anotaciones: solo se ve y se restaura.

Seleccionar cuotas: la barra de acciones

Una sola selección sirve para todas las acciones en bloque: generar la remesa, notificar, borrar y restaurar.

1. Marca las cuotas con su casilla o pulsando en su fila. Se puede marcar cualquier fila; la casilla de la cabecera marca todas las que enseña la lista con sus filtros. La selección se vacía cada vez que la lista se recarga.
2. En el pie de la página ves Total de cuotas (las del mes que pasan los filtros, sin las borradas, que se cuentan aparte: «+ N borradas»), Seleccionados y Total seleccionado (lo que suman las seleccionadas, sin las borradas ni las anuladas).
3. Junto a esos totales está la barra de acciones. Cada botón dice a cuántas de las seleccionadas se aplica:

Un botón que no se aplica a ninguna de las seleccionadas aparece desactivado («Ninguna de las cuotas seleccionadas admite esta acción.»).

Cada acción confirma primero. La ventana («¿Generar la remesa SEPA?», «¿Notificar a las familias?», «¿Borrar estas cuotas?», «¿Restaurar estas cuotas?») explica qué va a pasar y dice «Se aplicará a X cuotas.» y «Se omitirán Y:», con cuántas se omiten por cada motivo:

• «Borradas», «No están borradas», «Anuladas», «Pagadas: cambia antes su estado», «Facturas enviadas a VeriFactu», «Sin líneas», «Ya notificadas»;
• en la remesa: «Sin método de pago o con datos de pago incompletos», «No pagan por domiciliación», «Con importe de 0 € o negativo» y «Emitidas con otro método de pago que no es la domiciliación»;
• por quién paga: «A nombre de un menor de edad», «Sin ningún responsable mayor de edad que pueda pagarlas» y «A nombre de quien no es el alumno ni su tutor legal».

También avisa de lo que conviene saber, sin impedir nada: en la remesa, las que ya figuran como pagadas y se volverán a cobrar; al borrar, las que ya se emitieron («borrarlas no retira los adeudos del banco ni anula los recibos») y las que ya se notificaron («los avisos se quitarán de la campana de las familias, pero los correos enviados no se pueden retirar»). El botón de confirmar repite la acción y a cuántas se aplica.

El resultado sale en un aviso arriba de la página: lo que se ha hecho y lo que se ha omitido, por motivo. Amadeus vuelve a comprobar cada cuota al aplicar la acción, así que una que otra persona cambió entretanto se omite con su motivo. Al borrar o restaurar, el aviso enumera además los plazos, tasas o descuentos que no se devolvieron o no se volvieron a aplicar, con el nombre del alumno y el plazo cuando su plan tiene varios (por ejemplo, «Piano (académico, plazo 3 de 10)»). Después la lista se recarga.

Estados de una cuota

Gestionar una cuota

El botón Gestionar abre la ventana Gestionar cuota con el alumno, el estado, el desglose (Académico, Tasas y Descuentos, con su periodicidad y los pagos realizados si van a plazos), el Total, el método de pago, el responsable pagador, las anotaciones y la línea Última notificación: la fecha y el total que se avisó, o «Nunca». Si el total cambió desde entonces: «El total ha cambiado desde el aviso: se notificaron X y ahora son Y.». Si el pagador necesita que el centro haga algo (es menor de edad, nadie mayor de edad paga, o ya no es responsable legal del alumno), un aviso arriba lo dice, con un enlace al perfil económico del alumno.

Las Acciones que aparecen dependen de la cuota:

Si la cuota no se puede borrar, notificar o emitir, Gestionar dice por qué debajo de los botones, por ejemplo «No se puede borrar. Está pagada: cambia antes su estado.», «No se puede borrar. Es una factura enviada a VeriFactu.» o «No se puede emitir, remesar, marcar como pagada ni convertir. …». Lo que contestan Notificar, Borrar y Restaurar también sale ahí.

En una cuota borrada, Gestionar solo deja ver o descargar el PDF (si estaba emitida) y Restaurar.

Editar una cuota

En Gestionar → Editar se abre Editar Cuota. El aviso lo recuerda: «Estás editando la cuota de un mes en concreto. Los cambios no afectan al resto de cuotas. Para modificar futuras cuotas, hazlo desde la sección Económico del perfil del usuario.».

• Académico: solo se puede cambiar el importe de cada asignatura o quitarla.
• Tasas y Descuentos: se pueden cambiar, quitar o añadir líneas nuevas con nombre e importe (Añadir tasa, Añadir descuento).
• El Total se recalcula al momento. Pulsa Guardar cambios.

Guardar no avisa a la familia, en ningún modo: «Guardar no avisa a la familia: si quieres que reciba los importes nuevos, notifícala después con «Notificar».». Si la cuota ya se había notificado y su total cambia, la columna Notificación lo marca con «Cambiada desde el aviso».

Una cuota que ya es factura no se puede editar. Una cuota emitida que sigue siendo recibo sí. Una cuota borrada no se edita: restáurala antes.

Cobrar sin remesa: marcar como pagada

Para pagadores que no pagan por domiciliación (metálico, transferencia, TPV, otro):

1. Pulsa el chip de Estado (en la tabla o en Gestionar) y elige Marcar como pagada.
2. Confirma: «Se actualizará el estado de la cuota y se reflejará en el balance de cuentas.».

La cuota queda Pagado (emitida como recibo a nombre del pagador de ese momento) y cuenta en el balance ese día. Después, el mismo chip alterna entre Pagado e Impagado («Marcar como impagada» / «Marcar como pagada»).

• Si el pagador domicilia, la cuota pendiente no se puede marcar a mano: «El estado se actualizará automáticamente al generar la remesa SEPA.».
• No se puede cambiar el estado de una cuota con total negativo.
• Una cuota anulada no se puede volver a marcar como pagada, ni una borrada.
• Si nadie mayor de edad puede pagarla, tampoco (ver Cuando nadie mayor de edad puede pagar).

Cambiar el método de pago

Pulsa el chip de Método de Pago de la fila (o Cambiar en Gestionar). En Cambiar Método de Pago:

1. Elige el método (si el centro permite más de uno). Para Domiciliación bancaria, escribe el Número de Cuenta (IBAN). El BIC/SWIFT se calcula automáticamente.
2. Aplicar a futuras cuotas: si lo activas, también se actualiza el perfil del pagador para las cuotas que aún no se han generado. Si no, verás «Este cambio solo afectará a esta cuota.».
3. Marca «Reconozco que tengo autorización expresa y el usuario ha sido informado.» y pulsa Confirmar.

Al confirmar, la cuota queda a nombre del pagador de ese momento: su recibo y su aviso irán a esa persona aunque después se cambie el pagador. Si al pagador le faltan datos (aparece Establecer método de pago), complétalos en su perfil. No se puede cambiar el método de pago de una cuota borrada ni de una que nadie mayor de edad puede pagar.

Remesa SEPA

La remesa es el fichero que se sube al banco para cobrar por domiciliación las cuotas seleccionadas. Se genera desde la barra de acciones de la propia tabla.

Antes de empezar, el centro necesita tener en Configuración → Finanzas su IBAN y su ID de Acreedor. Si falta alguno, un aviso lo dice y el botón de la remesa aparece desactivado. Ver Configuración Económica.

1. Elige el mes y, si quieres, filtra.
2. Selecciona las cuotas pulsando en sus filas (la casilla de la cabecera selecciona todas las de la lista). Puedes seleccionar cualquiera: la remesa solo lleva las que se pueden remesar.
3. En el pie de la página ves Total de cuotas, Seleccionados y Total seleccionado, y el botón Generar remesa SEPA (N), donde N es cuántas de las seleccionadas entran en la remesa.
4. Si alguna seleccionada no entra, junto al botón aparece un signo de interrogación: pasa el ratón por encima y verás cuántas se quedan fuera y por qué (por ejemplo, «2 de las 10 cuotas seleccionadas no entran en la remesa:», con motivos como sin método de pago, no pagan por domiciliación, importe de 0 €, anulada o borrada), y cómo corregirlo. Si al centro le falta su IBAN o su ID de Acreedor, dice «Falta el IBAN o el ID de acreedor del centro».
5. Pulsa Generar remesa SEPA y revisa la confirmación «¿Generar la remesa SEPA?»: a cuántas cuotas se aplica, el importe, cuántas se omiten y por qué, y si alguna ya figura como pagada y se volverá a cobrar. Acepta. Se descarga el fichero XML.
6. El aviso de arriba de la página dice cuántas cuotas lleva el fichero. Si otra persona borró o anuló alguna mientras tanto, se queda fuera y el aviso lo dice.
7. Sube el fichero a la banca en línea del centro.

Entran en la remesa las cuotas cuyo pagador es mayor de edad, paga por Domiciliación bancaria y tiene sus datos completos (IBAN y dirección), con total mayor que 0 €, que no están anuladas ni borradas y, si ya se emitieron, que se emitieron por domiciliación.

Al generar la remesa, todas las cuotas incluidas pasan a Pagado y cuentan en el balance ese día. Las familias no reciben ningún aviso. En el extracto del banco, la familia ve el concepto «Cuota nombre del centro - mes».

Devoluciones: si el banco devuelve una cuota, márcala como Impagado con el chip de estado. Las cuotas Pagado e Impagado se pueden incluir en otra remesa (la confirmación avisa de las que ya figuran como pagadas). Si una devuelta ya no se va a cobrar, se puede borrar.

Generar la remesa no convierte nada en factura ni comunica nada a la AEAT.

Borrar y restaurar una cuota

Borrar oculta una cuota a la familia y la saca del cobro. No la elimina: sigue en la lista como «Borrada», con quién la borró y cuándo, y Restaurar lo deshace. Sirve, por ejemplo, para el borrador del alumno que se dio de baja con el mes ya generado, una cuota de un mes que no tocaba o un recibo devuelto que ya no se va a cobrar.

Dónde: Gestionar → Borrar, o varias a la vez seleccionándolas y pulsando Borrar (N) en la barra de acciones. Igual con Restaurar y Restaurar (N). Lo hace quien puede anular cuotas.

Qué se puede borrar: las cuotas pendientes y las emitidas que están Impagado. No se puede borrar:

• una cuota pagada: cambia antes su estado («Está pagada: cambia antes su estado.»). Estar en una remesa no lo impide: una cuota remesada está pagada; si el banco la devuelve y la marcas como Impagado, ya se puede borrar;
• una factura enviada a VeriFactu: se anula («Es una factura enviada a VeriFactu.»);
• una cuota anulada («Está anulada.») o ya borrada.

Qué pasa al borrarla:

• La familia deja de verla: no sale en su perfil (tampoco en «Recibos a tu nombre»), no abre su PDF ni puede pedir la factura, y sus avisos se quitan de la campana. Si su aviso o su correo todavía no había salido, ya no sale. Un correo que ya se envió no se puede retirar.
• Nadie la cobra ni la cambia: la remesa la deja fuera aunque esté seleccionada, y no se puede marcar como pagada, editar, cambiar su método de pago, convertir en factura, anular ni notificar. Borrar una cuota que ya se emitió no retira el adeudo del banco ni anula el recibo.
• Sale de las cuentas: de los totales del pie de esta pantalla (se cuentan aparte, «+ N borradas»), del informe Cuotas mensuales y de la descarga de facturas del Balance.
• Nada la vuelve a generar: ni la generación del día 1, ni Generar cuotas faltantes, ni Generar cuota del perfil. Para volver a cobrar ese mes, restáurala o crea un ingreso.
• Los plazos y las tasas o descuentos únicos que cobraba (un plazo de una asignatura anual, una tasa o un descuento de una sola vez) vuelven a la ficha del alumno y los cobra la siguiente cuota, pero solo si esta era la última cuota en cobrarlos. Si una cuota posterior ya cobra el plazo siguiente, ese plazo se queda donde está y la pantalla lo dice («Una cuota posterior ya cobra el plazo siguiente.»). En el perfil, «Próxima cuota» pasa al mes siguiente.

Gestionar de una cuota borrada muestra «Borrada el fecha por persona.», «La familia no la ve y no se le cobra. Para cambiar algo, restáurala.», lo que «Se devolvió a la ficha del alumno (se cobrará en la siguiente cuota):» y lo que «No se devolvió:».

Restaurar: la familia vuelve a verla, sin recibir ningún aviso (si quieres, notifícala después). Lo que se devolvió al borrarla se vuelve a aplicar si ninguna otra cuota lo ha cobrado después y su plan de plazos no ha cambiado. Si no, la cuota se restaura igual, pero te avisa para que lo revises («Al restaurarla no se volvió a aplicar (revísalo):»), con el motivo de cada línea:

• «Ya se ha vuelto a cobrar en otra cuota.»: lo cobró la cuota de otro mes mientras esta estaba borrada, así que ahora puede estar en las dos. Edita una de ellas.
• «Mientras estaba borrada se repartió en otros plazos (o se juntaron): esta línea cobra el plan anterior y el nuevo empieza en la siguiente cuota. Edita una de las dos.»: la familia aplazó el pago mientras la cuota estaba borrada.

Una cuota restaurada muestra en Gestionar «Borrada el fecha y restaurada el fecha.». Volver a borrar una cuota restaurada es seguro: lo que ya cobra otra cuota se queda en ella («Otra cuota cobra este mismo plazo: se queda en ella.»).

Borrar o anular:

Recibo o factura

• Toda cuota nace como recibo. Al cobrarla sigue siendo un recibo y se puede editar.
• Solo es factura si alguien pulsa Convertir a factura (secretaría desde Gestionar, o la persona a cuyo nombre se emitió desde su perfil, pestaña Económico). Requisitos: VeriFactu activado en el centro, cuota emitida y no borrada, receptor mayor de edad y con NIF.
• La factura sale a nombre de la persona a la que se emitió la cuota (la de su recibo), aunque después haya cambiado quién paga.
• Una factura no se edita ni se borra: solo se anula. Una cuota anulada no se vuelve a generar ni a cobrar. Si hay que cobrar ese mes con otro importe, crea un ingreso a nombre del pagador por el importe correcto y, si hace falta factura, conviértelo en factura.

Ver más en Recibos y facturas.

Bajas de matrícula

Cuando se cancela la matrícula de un alumno:

• Los meses siguientes ya no generan cuota para él.
• Al dar la baja, la casilla «Eliminar tasas y descuentos asociados a la cuota» quita sus tasas y descuentos. Viene marcada o no según el ajuste «Eliminar tasas y descuentos al cancelar matrícula» de Configuración → Personalizar → Finanzas (activado por defecto).
• Las cuotas ya generadas no cambian. Si el centro cobra por adelantado y la cuota del mes ya estaba generada, sigue en la tabla con el mes completo. Si no hay que cobrarla, bórrala (Gestionar → Borrar, o varias a la vez desde la barra de acciones): la familia deja de verla, sale de los totales y de la remesa, y nada la vuelve a generar. Si solo hay que cobrar una parte, edítala.
• Una cuota ya cobrada es un documento emitido: si procede, corrígela mientras sea recibo o anúlala si es factura.

Listados e informes

Los listados de cuotas (por mes, estado, pagador, importes…) se sacan desde Centro → Informes, fuente Cuotas mensuales, en CSV o PDF. Ver Informes. Los PDF de todas las cuotas cobradas en un mes se descargan en ZIP desde Balance de cuentas → Descargar facturas. Las cuotas borradas no salen en ninguno de los dos.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo se generan las cuotas?

El día 1 de cada mes se generan automáticamente las del mes anterior. Si el centro cobra por adelantado, puede generar las del mes en curso con Generar cuotas por adelantado.

He generado el mes por adelantado y falta un alumno nuevo

Usa Acciones → Generar cuotas faltantes, o Generar cuota desde el perfil del alumno. No se puede volver a generar el mes entero. Si su cuota de ese mes está borrada, no falta: restáurala.

He cambiado una tasa o la matrícula y la cuota de este mes no cambia

Una cuota generada es una foto y no se recalcula. Edita esa cuota desde Gestionar → Editar. Los cambios del perfil se aplican a las cuotas que se generen después.

¿Puedo modificar una cuota ya pagada?

Sí, mientras siga siendo un recibo (no se haya convertido en factura). Si ya es factura, solo se puede anular. Guardar no avisa a la familia: si quieres que vea los importes nuevos, notifícala.

¿Se declaran las cuotas a Hacienda automáticamente?

No. Remesar o marcar como pagada no declara nada. Solo se registra en la AEAT la cuota que alguien convierte en factura.

¿Por qué «Generar remesa SEPA» cuenta menos cuotas de las que he seleccionado?

Porque la remesa solo lleva las seleccionadas que se pueden remesar: pagador mayor de edad que paga por domiciliación y tiene el IBAN y la dirección completos, total mayor que 0 €, y cuota no anulada ni borrada. Pasa el ratón por el signo de interrogación que hay junto al botón: dice cuántas se quedan fuera y por qué. Corrige su método de pago o su estado y vuelve a seleccionarlas.

¿Qué pasa si un pagador no tiene IBAN?

Su fila muestra Establecer método de pago y la remesa la deja fuera («Sin método de pago o con datos de pago incompletos»). Completa el método de pago en su perfil o desde el chip de método de pago de la cuota.

No puedo marcar una cuota como pagada

Si el pagador paga por domiciliación, el estado cambia solo al generar la remesa. Tampoco se puede si el total es negativo, si la cuota está anulada o borrada, o si nadie mayor de edad puede pagarla.

Un alumno dado de baja sigue apareciendo en Cuotas

Su cuota de este mes ya estaba generada. Si no hay que cobrarla, bórrala (Gestionar → Borrar): la familia deja de verla y no entra en la remesa. Los meses siguientes ya no tendrá cuota.

¿Puedo eliminar una cuota del todo?

No. Borrar la oculta a la familia y la saca del cobro, pero la cuota sigue en la lista como «Borrada» y se puede restaurar. Así nada la vuelve a generar. Una factura no se borra: se anula.

¿Por qué no me deja borrar una cuota?

Gestionar lo dice debajo de los botones. Una cuota pagada no se borra hasta cambiar su estado (por ejemplo, a Impagado si el banco la devolvió); una factura enviada a VeriFactu se anula, no se borra; y una anulada no se borra. Además, hace falta el permiso de anular cuotas.

He borrado una cuota por error

Ábrela con Gestionar (filtra por Estado → Borrada para encontrarla) y pulsa Restaurar. La familia vuelve a verla sin recibir ningún aviso. Si algún plazo o tasa no se pudo volver a aplicar, te lo dirá para que lo revises.

Las familias no han recibido el aviso de su cuota

Mira la columna Notificación. Si dice «Sin notificar»: tu centro puede tener el Aviso de las cuotas en Manual (Configuración → Personalizar → Finanzas), y entonces hay que notificarlas desde esta pantalla; o la cuota no se puede avisar (no tiene líneas, está anulada o borrada, o nadie mayor de edad la paga: Gestionar dice el motivo). Si dice «Notificada el …», el aviso salió: la familia puede tener desactivados los avisos o los correos del centro en sus consentimientos de notificaciones.

He corregido una cuota: ¿cómo aviso a la familia de los importes nuevos?

Editar no avisa nunca. Abre Gestionar → Notificar y confirma «¿Volver a notificar?», o selecciona varias y pulsa Notificar (N) en la barra marcando «Volver a notificar también…». El aviso nuevo lleva los importes de ese momento.

¿Qué significa «Cambiada desde el aviso»?

Que el total de la cuota ya no es el que se le notificó a la familia (al pasar el ratón ves los dos importes). Si quieres que lo sepa, vuelve a notificarla. En algunas cuotas antiguas no consta con qué total se avisaron: solo muestran la fecha y nunca dicen «Cambiada desde el aviso».

¿Por qué las cuotas antiguas dicen «Sin notificar»?

Las cuotas de antes de abril de 2026 aparecen «Sin notificar» porque de esa época no hay registro de los avisos.

Al filtrar por grado no salen algunas cuotas

Las cuotas sin asignaturas (solo tasas o descuentos, como las de socios o familias) no tienen grado y no salen mientras haya algún grado marcado. Quita los grados para verlas.

Al entrar en Cuotas la lista ya sale filtrada

La pantalla recuerda en tu navegador los últimos filtros que aplicaste. Pulsa Limpiar filtros para volver a la lista de siempre.

¿Por qué una cuota dice «Sin pagador mayor de edad»?

Porque el alumno es menor y no tiene ningún responsable legal mayor de edad que la pague, o el pagador elegido es menor de edad. La cuota existe, pero no se emite, no se remesa ni se avisa hasta que haya un adulto que pague. Ver Cuando nadie mayor de edad puede pagar.

¿A nombre de quién sale la factura de una cuota?

De la persona a la que se emitió la cuota, la misma de su recibo, aunque después haya cambiado el pagador.

¿Dónde están los informes de cuotas?

En Centro → Informes, fuente Cuotas mensuales.